Det har lenge vært snakk om å bruke frittstående arkivkjerner for å bevare dokumentasjon fra fagsystemer. Det har imidlertid ikke kommet inn mange slike arkiver til depot, men ved Innlandet fylkesarkiv har vi nå testet et slikt uttrekk.
Tekst: Pål Mjørlund, Innlandet fylkesarkiv
Vi var spente da Gran kommune ønsket å deponere arkiver som var produsert i Visma Profil og arkivert i Visma Samhandling Arkiv, og håpet uttrekket ville gi svar på en del spørsmål. Testrapporten er å lese i sin helhet på nettsiden farkiv.no, men her følger en kortversjon.
Fagsystem og Noark-kjerne
Visma Profil blir brukt innenfor helse- og omsorgstjenester på institusjoner og i hjemmet. Systemet inneholder både saksbehandlingspapirer for tildeling av tjenester, egenbetaling og bruk av tvang samt pasientjournaler med dokumentasjon av helsehjelp. Brukergruppene er ansatte i institusjonene og saksbehandlere i kommunens tildelingsenhet og i kommunal rusomsorg. Visma Samhandling Arkiv er imidlertid en ren NOARK-kjerne, som konsentrerer seg om journalføring og arkivering.
Innhold i uttrekket?
Første spørsmål er hva som faktisk blir arkivert i arkivkjernen. Dette handler blant annet om grensegangen mellom pasientjournal og saksbehandling, som er regulert i forskjellige lover. Det handler også om hvilke begrensninger som ligger i overføring av data fra fagsystemet til arkivkjernen, og delvis i hva som faktisk registreres i fagsystemet. [FIG1]
Testingen startet med å møte systemansvarlig og arkivpersonalet i Gran kommune for å få en innføring i både bruk og innhold i fagsystemet og arkivkjernen. Deretter ble uttrekket tatt med tilbake til arkivdepot for teknisk testing og vurdering.
Arkivuttrekket er organisert på klient. Klassifikasjonssystemet består av fødselsnummer på klientene. Derfor må vi inn i arkivmappen før vi finner navn på klienten. Dette oppleves som positivt, da nesten ni av ti fødselsnummer ikke inneholdt en klientmappe. Vi reagerte imidlertid på at uttrekket inneholdt en sekundær klassifikasjon med fødselsnummer fra Familia (barnevern) – uten at vi fant noen relevant kobling mot de øvrige dataene i datasettet. Likevel må vi håndtere datasettet som ekstra sensitivt på grunn av barnevernsdata. [FIG2]
Alt av relevans?
Men har vi fått med alt som er relevant? Ingen opplysninger fra pasientjournalen er overført til arkivkjernen, og er derfor ikke med i uttrekket. Noe av poenget med uttrekk vil være å muliggjøre en opprydding og sletting av uaktuelle klienter. Uttrekket bør derfor inneholde all den informasjonen om klienten som skal bevares.
Vi har enda ikke sett et uttrekk som har omfattet både EPJ (elektronisk pasientjournal) og NOARK-dokumentasjon, fra noe datasystem. Det ble skissert muligheter for å håndtere dette i SAMDOK-rapport KOMM_2 fra 2017 om Metodikk for bevaring av kommunale fagsystemer. Utfordringen er dermed overført til systemleverandørene.
Når vi sammenlignet uttrekket med innholdet i fagsystemet, fant vi at kontaktpersoner som var registrert i fagsystemet, ikke ble registrert i uttrekket. Kontaktpersoner kan i dette tilfellet være blant annet pårørende, verger og behandlere som strengt tatt kunne vært søkbare som part i sak. I Profil ble det også registrert en kobling til behandlingsdistrikt og -sone. Dette fant vi ingen steder i uttrekket, og endring i behandlingsdistrikt loggføres heller ikke i fagsystemet når det skjer ved overflytting av klienten fra en behandlingsinstitusjon til en annen.
Teknisk test
Uttrekket ble testet med flere verktøy, og vi fant kun små avvik fra Noark5 versjon 3.1 og gjeldende standarder for filformater. Det mest alvorlige var et par filer som ikke tilfredsstiller PDF/A-standarden, og dermed kan bli uleselige. I tillegg fant vi at noen data som er obligatorisk i Noark5, men som vanligvis ikke finnes i fagsystemet, var utfylt med en standardverdi fra systemet.
Bevaring og kassasjon
Arkivet ble skapt mens regelverket sa «bevar alt». I senere tid har vi fått en utfordring ved at rusomsorg og psykiatri skal bevares til evig tid, mens annen helse- og omsorgstjeneste som er dokumentert i systemet, kan kasseres 20 år etter klientens død. Vi finner ikke et slikt skille i datasettet – fordi det ikke var relevant da dataene ble produsert. Dermed må vi se etter andre løsninger når kassasjonsfristen på opplysninger kommer.
Det er enkelt å skille mellom sakstyper, og vi kan for eksempel gjennomføre et søk hvor vi beholder alle klienter som har vedtak om tvang, mens de øvrige kasseres. Det vil i dette tilfellet medføre at de fire sakene i uttrekket som omhandler tvang etter pasientrettighetsloven, kan medføre at klienten blir bevart, mens informasjon om de øvrige 235 klientene kasseres.
Dersom klienten selv har bedt om rusomsorg, vil vi ikke finne tvangssaker. Vi ønsker derfor andre nøkler som gjør oss tryggere på at vi kasserer korrekt. Alternativet er merbevaring eller søknad til Arkivverket om å kassere alt i 2039, det vil si 20 år etter at siste klient døde.
Testrapporten ligger på nettsiden til Innlandet fylkesarkiv (pdf).
