Arkehion artikler

Synspunkter på arkivmeldingen

2013-04-08T13:39:00.000+02:00

Arne Skivenes, Bergen Byarkiv.

Them that's got shall get.
Them that's not shall lose.
So the Bible said and it still is news.

Mama may have,
Papa may have.
But God bless the child that's got his own.
That's got his own.
(Billie Holiday)

Redaksjonen i Arkheion har bedt meg skrive om arkivmeldingen: ”Et synspunkt sett fra kommunal sektor, gjerne med framtidsutsikter og konsekvenser for kommunesektoren osv, ”
Det viste seg å være et tiltak. Hva er det egentlig å si om denne meldingen som ikke har vært sagt før? Fortjener den mer trykksverte?

Det viste seg å være et tiltak. Hva er det egentlig å si om denne meldingen som ikke har vært sagt før? Fortjener den mer trykksverte?

Opp som en løve, ned som en skinnfell. Opp som en hjort, ned som en lort. Berget som fødte en mus. Klisjeene og munnhellene står i kø når jeg tenker på dette. Men det er Billie Holiday som får sette tittelen denne gang.

Jo mer den synker inn, jo mindre fremstår Stortingsmeldingen om arkiv som noe en bør bruke tid på. Den sier stort sett gamle saker nok en gang.

Det er fire ting om si om meldingen.

For det første å kommentere at det er en stortingsmelding, det er ikke en utredning. Det vil si at det er regjeringens politikk som skal komme til uttrykk, det er ikke i utgangspunktet ny og spennende kunnskap og visjoner som står i sentrum. (At det ikke nødvendigvis er en motsetning mellom dette er regjeringens digitaliseringsmelding et eksempel på). Men arkivmeldingen er ikke laget for å pløye ny mark på arkivfeltet. Da hadde den vært laget for mange år siden. Den er laget for å rette opp bildet etter Riksrevisjonens hudflettende rapport. Bildet av Arkivverket må justeres. Minst mulig anstrengelse for å oppnå et minimum av synlighet. ’Nå har vi gjort vårt.’ NPM er tilfredsstilt. Men vi hadde trengt en NOU, som så på dette med nye briller.

For det andre må vi bemerke at virkelighetsforståelsen er like dårlig og trang som den pleier å være. Verden sett fra Sognsvann. Men i denne settingen er dette verre en det pleier å være, både fordi nettopp denne skjevheten ble påpekt av Riksrevisjonen og fordi meldingens forfattere selv hevder i innledningen at dette er første gang arkivmiljøet utenfor arkivverket er skildret i sin bredde og har fått delta. Hallo ?! Norsk Arkivråd og LLP har sagt det som trengs å sies om dette, og vi andre kan bare gi vår tilslutning.

For det tredje er det pinlig hvor lite fremoverrettet meldingen er. Tiltakene er få og lite innovative. Det er lite metodeutvikling, lite insitamenter. De går stort sett ut på å presisere at Arkivverket må drive mer tilsyn og mer kontroll. I en situasjon der 22.juli-kommisjonen påpeker svakhetene ved New Public Management i offentlig forvaltning – noe Enger-utvalget også gjør – er det påfallende at arkivmeldingen foreskriver mer av samme medisin. (Og Riksarkivarens nye spørreundersøkelse til kommunene har 76 spørsmål, der svært mange er umulig å besvare i aggregert form.)

For det fjerde har planen flere skadelige eller tvilsomme elementer:

• Viktigst av disse er fjerningen av økonomisk støtte til privatarkivarbeid som ikke drives av museer. (Det skal innrømmes at det kan tenkes andre tolkninger av dette punktet, men Kulturdepartementets påfallende mangel på klare svar om dette på Museumsnytt sine spørsmål er ikke egnet til å berolige.) Det var ikke mye, og det skal tas fra oss.

• Et annet er behandlingen av forholdet mellom Riksarkivaren og Kulturrådet. Den strippingen av arkivoppgaver fra Kulturrådet som det legges opp til fjerner også A-en fra ABM-perspektivet. B-en forsvant som kjent ved nedleggingen av ABM-utvikling. ABM-perspektivet som ledd i statlig kulturpolitikk er dødt. (Det har det forresten vært en stund. Da jeg satt i styret for ABM-utvikling, kom det ingen departementale føringer som ikke var rent sektororienterte.) Nå er ikke jeg sikker på at dette nødvendigvis er en dårlig ting. For meg har ABM-perspektivet aldri vært entydig positivt. Grunnen til at jeg nevner dette her, er at det kan virke som om privatarkivarbeidet i museene blir igjen i Kulturrådet som et ledd i å sukre pillen. Det er i tilfelle en konsesjon som jeg er redd for vil få skadevirkninger. Selv museumsfolk er bekymret over dette.

• Et tredje er at planen ubekymret tar stilling for en politikk for digitalisering for kassasjon av originalmaterialet. Dette er en diskusjon som pågår i ulike deler av det internasjonale fagmiljøet, og det er etter min mening reist viktige betenkeligheter mot en slik politikk. En av dem er at det undergraver respekten for originalen om en tillater at et bilde av den skal kunne ta dens plass. At dette er et omstridt spørsmål blir ikke nevnt i dokumentet, konklusjonen blir enkelt og greitt presentert, slik er det. Slik må det være. Det er i pakt med de verste tradisjonene i norsk statlig arkivpolitikk: Å late som om andre posisjoner ikke finnes.

• Det kunne vært nevnt flere.

Arkivmeldingen mangler:

-   En skikkelig gjennomgang av arkivlandskapet med en oppsummering av hva det kommunale arkivmiljøet har bidratt med
-   En klar oppsummering av dagens utfordringer
-   Et dristig blikk mot fremtiden
-   Av utfordringer som burde vært adressert i meldingen kan vi nevne:

• Overgangen fra det papirbaserte til det digitale. All vesentlig arkivdanning skjer i dag digitalt. Skal vi fremdeles vente 25 år før dagens papirarkiver skal avleveres? Hvilke tilstand vil de da være i? Bergen kommune har vedtatt å overføre alle papirarkiver til byarkivet i løpet av en ti-års periode. Det er å ta utfordringen. Stortingsmeldingen stikker hodet i sanden på dette punktet.

• Papiret i det papirløse samfunn. Hva skjer med papirarkivene våre på sikt etter hvert som all arkivdanning foregår elektronisk, og papir blir noe eksotisk og sært. Vil våre politikere fremdeles bruke penger på noe de ikke ser?

• Lagring i ’skyen’. Den ukontrollerte utviklingen på dette feltet er foruroligende. Foto-Knutsens konkurs som etterlot 550 millioner foto i en skybasert lagringsordning er en indikasjon. Hvor mye av offentlig informasjon er lagret i ’skyen’ under betingelser ingen arkivinstans har kontroll på?

• Jeg hadde ventet å finne en behandling av hamskiftet i den private arkivdanningen, spesielt mht organisasjoner. Hvor lenge vil de tradisjonelle foreningsarkivene eksistere? Vi ser at den organiserte virksomheten er på vei over i andre organisatoriske uttrykk med helt andre dokumentasjonsplattformer. Facebook-grupper, flashmobs, blogger, ulike nettsamfunn, situasjonsbestemete nettsteder som f.eks oppstår etter 22/7 og lignende hendelser. Vi er på vei over i det den amerikanske arkivaren Jamie Schleser kaller «the unintentional digital archive». Hvilken betydning har disse, og hvordan skal denne aktiviteten dokumenteres for ettertiden? En stortingsmelding om arkiv burde drøfte slike spørsmål. Facebook er riktignok nevnt, men i andresammenhenger og helt uproblematisert mht eierskap og lagring, for eksempel

• Massedata, Big Data, Data Mining etc er felter som burde oppta norske arkivarer etter hvert. Hvordan skal vi kunne presentere våre data på en slik måte at de er fleksibelt anvendelige for ulike brukertyper?

• Jeg hadde også ventet å finne en drøfting av forholdet mellom personvern og arkivplikt. Både generelt og med spesiell fokus på medarbeideres epostkasser i offentlig virksomhet. Vi har avfunnet oss med en situasjon fra den omvendte verden. Sikring av den dokumentasjon som de siste 15 årene i større og større grad har foregått med epost, utenfor journalsystemer og fagsystemer kan trolig kun løses gjennom en massiv høsting av all ikke-personlig epost fra saksbehandlernes epostkasser. Det er ikke økonomi, teknologi eller fagkunnskap som hindrer oss, det er personvernlovgivningen.

• Jeg hadde også ventet at når regjeringen skal sende ut en stortingsmelding om arkiv, så ville den sammenholde dette temaet med det som den har tatt opp i sin digitaliseringsmelding. Store synergieffekter kan påregnes her, om man er bevisst, og har en vid nok horisont.

• En behandling av de spesielle arkivutfordringene som storbyene har, ville også vært naturlig. Arkivpresset på storbyene er betydelig, og annerledes enn i lokalsamfunn for øvrig. En diskusjon av et eget ‘storbytillegg’ for arkivinstitusjoner i de største byene ville ikke vært unaturlig.

Stortingsmeldingen om arkiv har svært store mangler. Jeg har bare nevnt noen få her. Andre kommentatorer har nevnt andre alvorlige sider. Jeg har ikke truffet på en person som sier vi har fått en god stortingsmelding som bringer arbeidet fremover. Hadde jeg vært stortingspolitiker, hadde jeg foreslått å sende planen i retur til departementet med en mangelliste som skulle følges opp. Men slikt gjør man vel ikke, og det gjøres nok ikke heller.

Hvor leder dette oss hen? Hva med konsekvenser og fremtidsutsikter for kommunesektoren?

Det første å bemerke er at Riksarkivet i kjølvannet av meldingen har tatt initiativ til en ny økt med samarbeid med kommunal sektor. Det er klokt, for misnøyen er stor. Det er et positivt utspill, og jeg vil tro at de kommunale arkivinstitusjonene vil gjøre det beste ut av dette. Men en god del av tabbekvoten er brukt opp.

Samtidig er meldingen i seg selv et signal om ’business as usual’. Det kan komme gode ting ut av samarbeid med Arkivverket og andre, men når det kommer til stykket har vi ikke andre enn oss selv å stole på. De kommunale arkivinstitusjonene har skapt et nytt stykke arkivnorge de siste 30 årene. Vi er flere enn de statlige arkivarene. Vi har sammenlignbare samlinger. Vi har etablert våre egne faglige tradisjoner og plattformer, flere av dem er blitt vanlig standard. Vi har flyttet faglige merkesteiner. Vi har utviklet faget. Vi har iverksatt kompetanseheving og kvalitetsheving som er lagt merke til. I stortingsmeldingen blir kvalitetshevingen i kommunal sektor forklart med øket statlig veiledning og inspeksjon. Hallo? Hvilken planet er vi på? Ikke nok med at meldingen unnlater å fortelle om de fremskritt som er gjort (noen ganger i opposisjon), så skal også staten ta æren av dem? Vi vet hva vi har gjort, og vi vet at dette er vårt verk og ingen andres.

Stortingsmeldingen forteller oss at vi ikke kan vente oss noe fra staten. Ikke denne gangen heller. Den forteller oss at Arkivverket er veldig bra og skal bli enda bedre. Den forteller oss at vi må fortsette å gjøre ting selv, på vår egen måte. Det har vi alltid gjort, og det er det som har brakt oss fremover.

Bli ikke overrasket om det nasjonale gjennombruddet på flere av de utfordringsfeltene jeg nevnt over kommer i kommunal sektor.

Det lages nå regionale kulturplaner, der arkiv er definert som viktig sektor, for eksempel i Hordaland. Dette er løfterikt.

Ja, vi skal ta imot Riksarkivarens invitasjon til samarbeid om strategi, men vi må ikke glemme at vår fremgang avhenger av oss selv.

Them that's got shall get
Them that's not shall lose
So the Bible said and it still is news

Mama may have,
Papa may have
But God bless the child that's got his own
That's got his own
(Billie Holiday)

Arkivverket får mer, og de magre støtteordningene våre tas bort. Arkivmeldingen sier det nok en gang. I kommunal sektor er vi vant til å være (det ofte oversette) barnet. Men vi har vårt eget. God bless.

Arkivmeldingen - en ny giv i arkivpolitikken

2013-04-08T13:23:00.000+02:00

Ivar Fonnes, Riksarkivaren.

Kritikere av arkivmeldingen vil kanskje spørre seg om tittelen på denne artikkelen er ment som en spøk eller en provokasjon. Svaret er: ingen av delene. Den er faktisk alvorlig ment. Min vurdering er basert på tre hovedelementer i meldingen. Regjeringen presenterer en arkivpolitikk og en strategi som omfatter hele arkivområdet i Norge – alle samfunnssektorer og alle stadier i arkivenes livssyklus. Det er første gang staten på en slik måte påtar seg et overordnet ansvar for mål og strategier innenfor hele arkivområdet. For det andre plasserer meldingen et tydelig operativt ansvar for den statlige oppfølging og gjennomføring av denne politikken. Og for det tredje definerer den et bredt samarbeid over hele arkivområdet som en grunnpilar både i utformingen og iverksettingen av en helhetlig strategi. Disse tre elementene legger grunnlaget for en ny giv i arkivarbeidet i Norge. Men forutsetningen er at alle vi som er tildelt viktige roller i den nye strategien, både har vilje og evne til å følge opp intensjonene i meldingen. Det er det denne artikkelen dreier seg om.

Perspektiv, politikk og strategi

Hovedperspektivet i arkivmeldingen er i og for seg ikke nytt, men det er tydeligere formulert og står mer sentralt enn i tidligere dokumenter. Det overordnede mål for regjeringens arkivpolitikk, slik det framgår av meldingen, er å bevare og tilgjengeliggjøre arkiver fra alle samfunnssektorer – arkiver som har kulturell, forsknings- eller dokumentasjonsverdi. Målet er en helhetlig samfunnsdokumentasjon, hvor arkiver fra statlig, kommunal og privat sektor utfyller hverandre og dokumenterer samfunnet fra ulike vinkler.

Det er første gang en slik arkivpolitikk er formulert i et norsk politisk dokument, og det er første gang staten formulerer en arkivstrategi som sidestiller alle samfunnssektorer. Dette innebærer at det blir en statlig strategi å medvirke til bevaring og tilgjengeliggjøring av kommunale og private arkiver, ved siden av å ta vare på sine egne arkiver. Strategien gjelder for alle stadier i arkivmaterialets livssyklus – fra materialet blir til som ledd i en offentlig eller privat virksomhet og så lenge det er bevaringsverdig.

Jeg vil anta at de fleste vil kunne slutte seg til det politiske målet som er lansert her, og jeg tror også mange vil hilse velkommen at det blir en statlig strategi å medvirke til bevaring og tilgjengeliggjøring av arkiver fra alle samfunnssektorer. Spørsmålet er imidlertid hva man vil gjøre for å få dette til, og på hvilke premisser det skal skje.

Arkivmeldingens svar er todelt. Det overordnede ansvaret for å utforme og iverksette den statlige strategien plasseres hos Riksarkivaren. Riksarkivaren skal være nasjonal koordinator og pådriver i et målrettet arbeid mot en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Det andre elementet er at strategien skal utvikles og gjennomføres i et nært og bredt samarbeid med relevante aktører innenfor de ulike samfunnssektorer og arkivmiljøer. Begge disse elementene er grunnpilarer i den strategien arkivmeldingen beskriver, og de gjentas en rekke steder og i en rekke sammenhenger i meldingen. Å bygge en felles strategi på disse grunnpilarene vil være det springende punkt når vi skal prøve å realisere regjeringens arkivpolitikk og gjøre den til en ny giv for arkivarbeidet i Norge.

Koordinering og samarbeid

Det er en klar styrke ved arkivmeldingen at den ikke bare formulerer en politikk og en strategi, men at den også plasserer et tydelig ansvar for å drive fram og koordinere arbeidet, og at den legger inn klare forutsetninger knyttet til samspill og samarbeid. Det er naturlig og nokså selvsagt at koordinerings- og pådriveransvaret blir plassert hos statens egen arkivetat. Like selvsagt er det at strategien knyttet til kommunale og private arkiver skal utformes på premisser som kommer til uttrykk gjennom bred medvirkning fra sektorenes eget arkivmiljø. Det er viktig og retningsgivende at dette er klart uttrykt i meldingen.

Hvordan ligger så forholdene til rette for at et målrettet samarbeid på disse premissene kan etableres og gjennomføres? Har Arkivverket den nødvendige evne og vilje til å lede an i en slik prosess, og hvorfor har man i så fall ikke gjort det tidligere? Hvorfor skal andre tro at Arkivverket vil kunne ha et så bredt perspektiv på en nasjonal arkivstrategi, når etaten etter manges mening har hatt en tendens til å være seg selv nok?

Min vurdering er at dette er høyst aktuelt og realistisk, og jeg skal forklare hvorfor jeg ser det slik. Noen forutsetninger har vært til stede i lang tid, noen er endret de siste årene, og et av elementene i disse endringene er arkivmeldingen. Men vi skal ikke legge skjul på at en rolle som beskrevet i arkivmeldingen, vil kreve endringer i utøvelsen av Arkivverkets samfunnsoppdrag. Jeg vil framheve tre elementer i min begrunnelse for at en slik rolle er realistisk.

Det første elementet er at det gjennom mer enn 20 år har vært et til dels tett samarbeid mellom Arkivverket og andre arkivinstitusjoner og -organisasjoner på en rekke områder, dels i prosjekter, dels mer driftsorientert. Her kan nevnes Asta (utviklingsprosjekter i flere omganger og løpende vedlikehold/videreutvikling), Arkivportalen, Noark-standarden, Arkivakademiet, og i de senere år DIAS med avleggere, Betty osv. Jeg har selv hatt et forholdsvis nært forhold til de fleste av disse prosjektene, enten som initiativtaker, prosjektdeltaker/-leder eller i styringsgrupper eller lignende, og jeg har derfor et godt grunnlag for å vurdere hvordan samarbeidet har fungert. Generelt er min vurdering at samarbeidet har fungert svært godt, at det har gitt tilfredsstillende resultater, og at det har vært fruktbart og til gjensidig nytte for alle parter. Det er også mitt meget bestemte inntrykk at denne oppfatningen deles av våre samarbeidspartnere. Selv om mange nok kunne ha ønsket seg et tettere samarbeid på flere områder, og selv om det samspillet arkivmeldingen legger opp til er langt mer omfattende og strategisk, er det et godt grunnlag å bygge på de gode erfaringene som ligger i tidligere og pågående samarbeidstiltak.

For det andre har Arkivverket fått et klart og tydelig mandat for å lede an i en nasjonal strategi for en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Dette bygger på de utadrettede oppgavene Riksarkivaren er pålagt i arkivloven – tilsyn og veiledning i offentlig sektor, koordinering, registrering og retningslinjer knyttet til privatarkiver. Men den sterke betoningen og det strategiske elementet i mandatet er nytt. Dette innebærer at vi kan gå inn i rollen som nasjonal pådriver og koordinator med den tyngde som ligger i et mandat fra overordnet myndighet, og at vi har fått oss pålagt et overordnet oppdrag som vi må rapportere på. Grunnlaget for å gå inn i nasjonale oppgaver med større tyngde er derfor ikke bare noe det legges til rette for, men også noe som kreves av oss. Det blir dermed en del av vårt samfunnsoppdrag å ivareta den rollen som arkivmeldingen tillegger oss.

Det tredje elementet er at Arkivverket har et budsjettmessig grunnlag for å påta seg dette oppdraget. Selv om det fortsatt er et betydelig gap mellom behov og ressurser på en del viktige arbeidsområder, har de siste tre års tildelinger gitt oss et visst budsjettmessig spillerom. Vi har bl.a. fått til en styrking av innsatsen overfor kommunal sektor, som ledd i oppfølgingen av Riksrevisjonens rapport. Og fra 2013 har vi funnet plass til å sette inn 3 årsverk for å ivareta de nasjonale oppgavene som arkivmeldingen tillegger etaten. Men det er grunn til å understreke at dette dreier seg om utredning, planlegging og koordinering mv. Når vi i neste omgang skal iverksette tiltak for å bygge opp en helhetlig samfunnsdokumentasjon på et tilfredsstillende nivå, vil det utvilsomt kreves ressurser i en annen størrelsesorden.

Ressurser

Det sies lite eller ingenting om ressurser i arkivmeldingen. Etter min mening kan dette være like greit. Erfaringen fra tidligere stortingsmeldinger er at tilsagn om økte ressurser til arkiv aldri følges opp av bevilgende myndigheter, og da er det bedre at vi ikke fores med falske forhåpninger. Dette gjelder både abm-meldingen (1998), kulturmeldingen (2003) og digitaliseringsmeldingen (2009). Vi har lært at uansett hva som står i en stortingsmelding, er det budsjettprosessen som er avgjørende, og intensjoner uttrykt i slike meldinger gir liten drahjelp i budsjettbehandlingen – merkelig nok.

Noen uttrykker skuffelse over at arkivmeldingen ikke fokuserer på ressursbehov og strategier for arkivarbeidet i kommunal sektor. Dette skjer hver gang det kommer en stortingsmelding som omhandler arkiv. Vi må nok konstatere at staten verken ønsker å gå inn med øremerkede midler til arkivarbeid i kommunene eller på annen måte gi føringer for kommunenes strategier på området, ut over det som følger av lovgivningen. Som fagfolk ville nok mange av oss applaudere en solid innsprøyting av øremerkede midler for å løse store og viktige oppgaver knyttet til kommunale arkiver. Men løfter vi blikket litt, er det lett å se at det blir lite igjen av det kommunale selvstyret om fagfolk på flere områder skulle få slike ønsker oppfylt. På samme måte skal vi etter min mening være fornøyd med at meldingen ikke trekker opp noen konkrete strategier for det kommunale arkivarbeidet. I stedet skal slike strategier utformes i et bredt nasjonalt samarbeid, hvor kommunale instanser vil ha avgjørende innflytelse på hvilke valg som gjøres, og hvor staten har som oppgave å være pådriver og en konstruktiv medspiller og tilrettelegger.

Utviklingsmidler som kan settes inn etter behov for å iverksette tiltak og gjennomføre prosjekter, er et viktig element i det strategiske samarbeidet som meldingen legger opp til. Det er behov for å avklare nærmere hvordan slike midler skal forvaltes fra 2014 og ut over. Riksarkivaren legger stor vekt på at det skal være slike midler til rådighet for å styrke de prosessene som er planlagt satt i gang, og vi fremmer dette behovet i budsjettprosessen og i styringsdialogen med Kulturdepartementet.

Konkret oppfølging av arkivmeldingen

Det konkrete oppfølgingsarbeidet er allerede i gang. Vi har pekt ut tre områder hvor vi inviterer til et bredt samarbeid for å utforme mål og strategier:

• privatarkiver, hvor arkivmeldingen gir konkrete føringer for utredning og strategiarbeid på det generelle plan, og hvor også museenes privatarkiver vil høre hjemme innenfor rammen av et nært samarbeid med Norsk kulturråd;

• arkiver i kommunal sektor, hvor det foreskrives at vi skal bruke et bredt spekter av virkemidler for å oppfylle kravene i arkivloven med forskrifter;

• e-forvaltning og arkivdanning, hvor meldingen sier mindre enn ønskelig om samarbeid i statlig sektor, men hvor det uttrykkes en mer offensiv holdning i kommunal sektor.

De tre nye stillingene skal være dedikerte ressurser til oppfølgingsarbeidet på hvert av disse områdene, og deres arbeid vil ha en solid forankring i Arkivverkets toppledergruppe. Oppstartmøter hvor vi inviterer samarbeidspartnere til en bred drøfting av opplegg og organisering er dels berammet, dels under planlegging. Disse vil bli holdt i løpet av 1. halvår i år. Når de nye stillingene er besatt (over sommeren), vil vi kunne komme i gang med et organisert samarbeid.

Jeg vil med dette invitere hele arkiv-Norge til et bredt samarbeid for å legge grunnlaget for en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Det er mange krevende oppgaver som skal løses. Men i et godt og konstruktivt samarbeid står vi sterkere enn hver for oss, både når vi skal definere mål og virkemidler, løse vanskelige oppgaver og i kampen for å skaffe ressurser til å nå målene. Vi bør utnytte disse mulighetene til å styrke arkivenes rolle som samfunnsressurs.

Elevdokumentasjon – gløymt og forsømt?

2013-04-08T12:36:00.000+02:00

Turid Holen, IKAVA.

I Vest-Agder er to kommunar dømt til å betale mange hundre tusen kroner i erstatning til elevar som har opplevd mobbing i grunnskulen. Felles for desse sakene var at skulane var kjent med mobbinga av elevane, og mobbinga vara i fleire år. Begge kommunane er dømt for at oppfølginga og tiltaka mot mobbinga ikkje var god nok.

Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) bevarer kommunanes eldre arkiv, slik at viktige arkiv, som til dømes elevarkiv, blir bevart for all ettertid. Vi oppbevarer dokumentasjon som vitnemålsprotokollar, fråversdagbøker og elevkort eller elevmapper. Det kjem stadig fleire førespurnader frå tidlegare elevar som treng dokumentasjon på manglar ved skulegangen. Det kan vera mangelfull opplæring eller mobbing som er årsak til førespurnadene. Stort sett kan den bevarte dokumentasjonen frå skulane visa at eleven har vore elev ved skulen. Skulens daglege registrering av elevoppmøte eller –fråvere er dokumentert, i tillegg til karakterar og vitnemålsdokumentasjon. Informasjon om mobbing eller skulemiljø er sjeldan å finna i eldre elevarkiv. I noko større grad er opplæringa dokumentert, særleg i dei tilfella der PPT er involvert. For dei aller fleste elevar som ikkje har fått særskilte opplæringstiltak, er det lite dokumentasjon bevart frå grunnskulen om den enkeltes skulegang.

Kva for dokumentasjon blir bevart for ettertida i dagens grunnskule? Dommane mot kommunane på Agder viser at skuleeigar har eit stort ansvar, og at det kan stillast store krav til skulemiljøet og til oppfølging av miljøproblem som mobbing. Opplæringslova frå 1998 strykar og formaliserer krava til skuleeigar når det gjeld undervisning og skulemiljø. Eit aktuelt spørsmål er om skuleeigar dokumenterer oppfølging av elevane når det gjeld undervisning og skulemiljø, og om dokumentasjonen blir bevart for ettertida.

Tradisjonelle karakterprotokollar og dagbøker er i dei fleste kommunar bytta ut til fordel for elektroniske system, der fråversdagar og fråversgrunn kan registrerast, og merknader kan leggast inn. Karakterar og vitnemålsinformasjon kan leggast inn om kvar enkelt elev, og fine vitnemål kan skrivast ut etter tiande trinn. Dette er skreddarsydd programvare som kan vera til god hjelp for å administrera skulekvardagen og å dokumentera/registrera standard elevinformasjon som fråver og karakterar.

Det er likevel eitt stort problem med dess systema: Dei er ikkje laga for langtidsbevaring av informasjon. Opplæringslova og Riksarkivaren pålegg skuleeigar bevaring av vitnemålsinformasjon og klasselister. Men informasjon i desse systema kan berre bevarast med aktiv innsats. Informasjonen må enten rett og slett skrivast ut på papir, eller lagrast i eit system godkjent for langtidsbevaring. Overføring av informasjon frå skulesystem til eit godkjent system, kan heller ikkje kjøpast som hyllevare. Slik overføring er arbeidskrevjande og krev bevisste val av kva for informasjon eller dokumentasjon som skal bevarst for ettertida, og kvar for informasjon der langtidsbevaring ikkje er nødvendig.

Det er også grunn til å stilla spørsmål ved om det i alle skular er god nok dokumentasjon om skulegangen og skulemiljøet til kvar enkelt elev. Skulane pliktar å gjennomføra foreldresamtalar, elevsamtalar og undervegsvurderingar for alle elvar to gonger i skuleåret. Det skal dokumenterast at desse samtalane og vurderingane er gjort, men det er ikkje lovfesta at sjølve vurderingane skal vera skriftlege. Nokre skuleeigarar bevarer likevel slike vurderingar i skriftleg form. Slik dokumentasjon vil kunne visa korleis skule har følgt opp undervisninga for den enkelte. Den vil dokumentera samarbeid mellom skule og heim, og eventuelt kunne dokumentera mobbeproblematikk eller tiltak i saker som ikkje er gått så langt som til enkeltvedtak. Bevarer ein desse lovpålagte vurderingane, eller liknande dokumentasjon i skriftleg form, vil skulane ha dokumentasjon også om elevar der det ikkje er fatta enkeltvedtak på grunn av mobbing eller spesialundervisning.

For elevar i barneskulen som enno ikkje får karakterar, kan dette vera den einaste dokumentasjonen om fagleg utvikling og trivsel. Sett i lys av erstatningssakene i Vest-Agder den siste tida, er det grunn til å oppfordra kommunane til å gjera undervegsvurderingar eller tilsvarande dokumentasjon skriftleg. Dokumentasjonen bør også bevarast for ettertida. Slik kan kommunane dokumentera korleis alle enkeltelevar er følgt opp i grunnskulen.

Arkivet eller dokumentasjonen i skulane er prega av mange ulike løysingar. Det er på grunn av overgangen mellom papirarkiv og fullelektroniske løysingar. Det er problematisk at ingen av dei elektroniske systema, som er spesialutvikla for skuledokumentasjon, tilfredsstiller krava til langstidsbevaring av elektroniske arkiv. Integrasjonsløysingar kan bevara informasjonen for ettertida i godkjente arkivsystem. Det er grunn til å frykta at kommunane ikkje i tilstrekkeleg grad er klar over denne problemstillinga og kanskje uvitande let viktig elevinformasjon gå tapt, fordi informasjonen blir liggande elektronisk i eit system som vi ikkje kan garantera at kan hentast fram og lesast i framtida. Difor er det grunn til å stilla spørsmålet om elevdokumentasjon er gløymt og forsømt i skulen i dag, på tross av stadig auka krav om å utarbeida slik dokumentasjon i skulen.

Nye bevarings- og kassasjonsreglar for kommunane og fylkeskommunane

2012-11-28T13:32:00.000+01:00

Arnt Ola Fidjestøl, IKA Møre og Romsdal.

Lite, om noko, har vore så lite lystbetont å arbeide med for kommunane som bevarings- og kassasjonsvurderingar. Dette skuldast ikkje uvilje mot arbeidet, men heller frustrasjon over kor vanskeleg det er å gjere vurderingane. Medan arkivavgrensing har ein fasit der det handlar om å fjerne/halde unna frå arkivet dokumentasjon som ikkje skal vere der, handlar bevarings- og kassasjonsarbeidet om å vurdere materiale som har ein rettmessig plass i arkivet. Spørsmålet ein må ta stilling til er kor lenge dei har ein rettmessig plass i arkivet. Har dei ein ”evig rett” til å vere ein del av arkivet, eller har dei ”ein midlertidig rett”. Dersom retten er midlertidig, kor lenge strekker denne seg? Her er det mange omsyn som skal takast: administrative, juridiske, historiske, forskingsmessige osv. Når ein i tillegg har ein paragraf om personleg straffeansvar hengande over seg ved uheimla kassasjon, er det ikkje rart arkivskaparar vegrar seg for dette arbeidet.

Stort sett kan ein seie at utfordringa er todelt.

1. Ingen sit med kompetanse til i tilstrekkeleg grad å gjere vurderingar som tilfredstiller alle bevaringsomsyna. Ein treng difor eit tydeleg regelverk.

2. Endringane i offentleg sektor og i samfunnet elles, skjer så fort at nye omsyn stadig må takast medan gamle fell vekk. Eit regelverk vert difor raskt utdatert. Dagens regelverk er frå 1986/1987.

Eit klart utdatert regelverk og farane for uheimla kassasjon, er peika på i Riksrevisjonen sin rapport i 2010. Riksarkivet sette alt same året i gang arbeidet med eit nytt bevaringsregelverk på dette grunnlaget.

Organisering av arbeidet med nytt regelverk

Prosjektet har blitt organisert med to delprosjekt: eit for stat og eit for kommune, med ei felles styringsgruppe og referansegruppe for begge prosjekta. Underteikna satt i delprosjektgruppa for kommunane. Denne prosjektgruppa besto av representantar frå statsarkive i Trondheim og Tromsø, Oslo Byarkiv, Bærum kommune, Rogaland fylkeskommune, IKA Møre og Romsdal og IKA Kongsberg. Dei to siste representerte KS og LLP (Landslaget for lokale- og private arkiv). Prosjektet vart sett i gang seinhaustes 2010, og derdigstilling ser ut til å bli rett over nyttår 2013. Målsetjinga for prosjektet er å utarbeide reglar som skal gjere det lettare å utføre kassasjon og samstundes identifisere det bevaringsverdige materiale i offentleg sektor.

Resultatet vil bli eitt sett reglar for staten og eitt felles sett reglar for fylkeskommunen og kommunane. Det var lagt nokre føringar for prosjektet. Den eine var at dei skulle vere funksjonsbaserte, dvs. at ein skulle ta utgangspunkt i dei offentlege verksemdene sine oppgåver og ansvarsområde. Bevaringsvurderinga skal gjelde dei arkivdokumenta som vert eit resultat av dette. Dagens regelverk tek utgangspunkt i arkivdokumenta og er såleis ikkje funksjonsbasert. Ein av føremonane med ei funksjonsbasert tilnærming, er at regelverket ikkje er så utsett for å bli utdatert.

Andre føringar som vart lagt for prosjektet var at regelverket skulle vere medieuavhengig og uavhengig av arkivnøklar.

Vidare var det viktig at regelverket tok utgangspunkt i Riksarkivarens sine fire formål for bevaring av offentleg arkivmateriale, nedfelt i ”Rapport fra Bevaringsutvalget” frå 2002. Dei er som følgjer:

F1: Dokumentere offentlege organ sine funksjonar i samfunnet, deira utøving av mynde, deira rolle i høve til samfunnet elles og deira rolle i samfunnsutviklinga.

F2: Materiale som gir informasjon om høve i samfunnet på eit gjeve tidspunkt, og som kastar lys over samfunnsutviklinga skal haldast tilgjengeleg.

F3: Dokumentere personar og verksemder sine rettar og plikter i høve til det offentlege, og i høve til kvarandre.

F4: Dokumentere dei arkivskapande organa sine rettar og plikter i høve til andre instansar.

Det er viktig å legge merke til at regelverket i utgangspunkt berre tek omsyn til formål F1 og F2. Det er gjort eitt unntak frå dette og det er for såkalla ”evige rettar”. Her har regelverket lagt hovudprinsippet F3 til grunn. ”Evige rettar” er t.d. rettar knytte til person i klientmapper og rettar knytte til eigedom.

Det er elles viktig å legge merke til at reglane ikkje femner om pasientjournalar i kommunehelsetenesta,. Dei reglane skal utarbeidast i tråd med regelverket for pasientjournalar i spesialisthelsetenesta når desse føreligg.

Kommunen og fylkeskommunen sitt ansvar

Det nye regelverket vurderer stort sett bevaring opp mot F1 og F2 som er meir overordna kriterium. Regelverket overlet til kommunane sjølve å vurdere bevaring opp mot kriteria F3 og F4 som er av meir juridisk og administrativ art. I forslaget til regelverk sendt ut på høyring står følgjande:

”§ 4-5. Kommunens og fylkeskommunens dokumentasjonsansvar

Kommunen og fylkeskommunen skal sørge for at materiale det er knyttet rettigheter og plikter til i annet lovverk, bevares så lenge rettighetene og pliktene løper eller så lenge kommunen eller fylkeskommunen har erstatningsansvar.

Kommunen og fylkeskommunen må selv vurdere hvor lenge materiale kommunen eller fylkeskommunen har til hensikt å kassere må bevares av hensyn til egne administrative og juridiske dokumentasjonsbehov”

Dette er fornuftig då det enkelte offentlege organ vil vere mykje meir kvalifisert enn arkivmyndigheitene på dette område. Dei er forplikta til å ha kunnskap om dei juridiske- og administrative pliktene som ligg til dokumentasjonen i form av ulik særlovgjeving.

Konsekvensen av dette er at kommunane må utarbeide lokale bevaringsreglement der både Riksarkivaren sitt bevaringsreglement og kommunen sine eigne vurderingar er lagt til grunn. Når dette lokale bevaringsreglementet ligg føre vil det vere mykje lettare for kommunane og fylkeskommunane å gjere bevaringsvurderingar av dokumentasjonen sin. Det er viktig å presisere at Riksarkivet ønskjer at bevaringsvurderinga, i størst mogleg grad skal gjerast fortløpande i arkivdanningsfasen.

Bevaringsreglement i samarbeid med andre kommunar

Sidan kommunane stort sett utfører dei same oppgåvene, vil det vere mykje å tene på samarbeid mellom dei når reglementa skal utarbeidast. I første omgang bør kommunane, samarbeide med dei kommunale arkivinstitusjonane om å utarbeide ein mal som dekkjer arbeidsområda til ein kommune. Denne malen bør danne utgangspunktet for lokalt tilpassa reglement. Det vil etter mitt syn vere føremålstenleg å nytte arkivplanen i denne samanhengen. I ein arkivplan finn ein frå før av eit oversyn over dei arkiva kommunen sit med. Mellom 350 og 400 kommunar nyttar pr. i dag verktøyet Arkivplan.no og det burde etter mitt syn vere ei enkel sak å tilpasse oversynsdelen i dette verktøyet slik at det passar både til utforming og oppfølging av det lokale bevaringsreglementet. Det er viktig at kommunane kjem tidleg i gang med dette arbeidet, slik at ikkje endå meir materiale går tapt i mellomtida, som Riksrevisjonens peikar på i si arkivundersøking i kommunane frå 2010.

Muggsopp og kommunale arkiver

2012-11-28T13:29:00.000+01:00

Vibeke Hammerhaug, IKA Kongsberg.

I forbindelse med IKA Kongsbergs nye arkivbygg, med en fullt utstyrt muggavdeling, som skal stå ferdig mars 2014, har håndtering av muggsopp i arkivet vært et nødvendig satsningsområde ved IKA Kongsberg det siste året. Denne satsingen på fasiliteter og kompetanse vil gjøre oss mye bedre i stand til å bistå våre eiere med både forebygging og håndtering av muggsopp i arkivet.

I denne artikkelen følger forslag til konserveringstiltak både i forhold til forebygging av muggsopp og håndtering av muggskadet arkivmateriale.

Passiv konservering

Gjennom forebyggende (passiv) konservering er det mye vi kan gjøre for å forebygge at et muggproblem oppstår i arkivet. Målet med forebyggende konservering er å forhindre eller redusere nedbrytingen av materialet. Fra en kommunearkivinstitusjons ståsted vil kontroll med materialet i alle ledd, fra eiers arkivlokaler, ved deponering/mottak (slik at vi ikke tar mugginfisert materiale inn i magasinet) og under oppbevaring i arkivdepot, være det optimale. For å oppnå dette trengs det kunnskaper, opplæring og klare rutiner.

Arkivforskriften stiller krav om at arkivlokalet skal gi arkivmaterialet vern mot vann, fuktighet og på-virkning av klima og miljø, at det skal være stabilt klima i arkivlokalet og at arkivlokalet skal ha fast tilsyn og renhold. Veilederen Krav til arkivlokaler utdyper og forklarer dette ytterligere. Fra 2012 gjøres det ikke lenger noen unntak, og alle arkivlokaler skal tilfredsstille arkivforskriftens krav.

Muggsoppens vekstbetingelser avhenger av næring, temperatur og fuktighet. Ved å fjerne betingelsen for muggsoppvekst, vil vi heller ikke få et muggsopproblem i arkivet. Dette kan vi oppnå gjennom å regulere og overvåke temperatur, luftfuktighet og ventilasjon. Muggsopp er avhengig av gunstig temperatur og luftfuktighet for å kunne vokse og trives. Normalt trenger muggsoppen kun noen få plussgrader for å utvikle seg, men aktiviteten øker når temperaturen stiger, og er høyest ved ca. 25–30 grader. Papirarkiv bør ha temperatur på mellom 18–21 °C og relativ luftfuktighet bør ligge mellom 45–55 %. Lavere temperatur vil forlenge materialets levetid, men det er også krav til at arkivlokalet skal kunne varmes opp til vanlig romtemperatur hele året slik at mennesker skal kunne arbeide der. Hvis den relative fuktigheten er over 65 % er det fare for at papiret blir angrepet av mugg og sopp.

En annen viktig faktor er temperaturens sammenheng med luftfuktighet, da store variasjoner i temperatur og fuktighet kan være skadelig for arkivmaterialet. Svingninger i temperaturen (f. eks. pga. døgn- og årstids¬variasjoner) i lufta eller på overflater, vil øke faren for kondensering, og dermed gi gunstige levevilkår for muggsopp. Ved gunstige vekstforhold vil muggsporer begynne å formere seg (gi muggvekst) i løpet av 48 timer. Regelmessig tilsyn vil minske sjansene for at fuktproblemer i arkivlokaler skal få tid utvikle seg til muggsoppvekst. Videre kan godt og regelmessig renhold sikre at både antallet sporer på overflater og næringstilgangen for muggsopp holdes på et minimum. Spesielt vil det kunne bli en opphoping av muggsporer og organiske avfallsstoffer i høyt støv (toppen av reoler osv.). I tillegg bør beredskaps- og kriseplaner være på plass i fall det, tross alle forholdsregler, likevel skulle oppstå et fuktproblem eller en vannskade i arkivet.

Aktiv konservering

Dersom fuktig eller muggskadd materiale likevel oppdages i arkivet, er umiddelbare tiltak viktig for å hindre helseskader, spredning til annet materiale og videre nedbryting av materialet. Årsaken til fukt- / muggskadene må straks undersøkes og utbedres. Først og fremst må skadd materiale sperres av og merkes inntil vi er klare til å rense det. For å minske spredningen i arkivlokalet, bør tørre objekter støvsuges slik de står i hyllene før de flyttes til rengjøringsstasjon. Støvsugeren må ha HEPA-filter, slik at vi ikke blåser sporene ut i luften igjen, og svakt sug, for ikke å ødelegge materialet. Deretter bør materialet pakkes forsiktig ned i forseglet beholder (gjerne plast) og fraktes til rengjøringsstasjon.

Rensing av muggsoppinfisert materiale må alltid foregå på et dertil egnet sted med god utlufting (helst i avlukkbare avtrekksskap), og ventilasjon isolert fra andre rom hvor personer eller materiale befinner seg. Personer som skal håndtere muggsoppinfisert materiale må være friske, ha kunnskaper om muggsopphåndtering og bruke tilfredsstillende PVU. Dreier det seg om mer enn en liten mengde arkivmateriale (mer enn 3 m²), bør saneringen tas hånd om av spesialutdannet personell som har erfaring med håndtering av muggsopp på arkivmateriale. Ved fjerning av inaktiv muggsopp, er det mest effektive å tørrense materialet ved å børste, pensle eller støvsuge. Om materialet er så skadd at det trenger behandling utover tørrensing av overflater bør man rådføre seg med en papirkonservator.

Hyller og glatte overflater kan spritvaskes, men aldri arkivmaterialet da dette kan skade materialet. Etter rensingen bør man ta overflateprøver av materialet for å forsikre seg om at rensingen har vært tilfredsstillende. Når dette er gjort, årsaken til muggsopproblemet er utbedret og hyllene/arkivlokalet er vasket, kan materialet flyttes tilbake til magasinet igjen.

Målet med fokuset på muggsopp i arkivet for IKA Kongsberg er best mulig opplæring og bevisstgjøring både når det gjelder å forebygge at fukt- og muggproblemer oppstår, i eget magasin og ute hos eierne våre, og å løse det på best mulig måte hvis det likevel skulle oppstå.

Jeg kunne ønske meg mer samarbeid mellom de interkommunale arkivene på veien mot dette målet.

Saksbehandling i nettskyen - Når arkivdokumenter reiser utenlands

2012-11-28T13:18:00.000+01:00

Egil Blomsø, Aust Agder kulturhistoriske senter.

I mai 2011 inviterte Narvik kommune til en pressebriefing. Anledningen var kommunens valg av Google Apps som e-postløsning for sine ansatte. Google Apps er en såkalt nettskytjeneste. Det vil si at behandling og lagring av data skjer over internett og ikke på kommunens egne servere.

Valget skulle i følge kommunen medføre en rekke fordeler, deriblant lavere driftskostnader. Kommunen hadde også, i samarbeid med leverandørene, utviklet en modul for utveksling av e-post og vedlegg med kommunens Noark-system. Dette var noe som de mente måtte anses som et pionerarbeide, og som på sikt kunne tilgjengeliggjøres for andre kommuner i Norge.

I USA har allerede en rekke offentlige organer gått over til å bruke nettskytjenester. Begrunnelsen er gjerne økonomisk. Overgang til nettskytjenester medfører som regel lavere lisensutgifter – i tillegg er det besparelser knyttet til drift og sikkerhet.

Narvik kommune klages inn for Datatilsynet

Ikke lenge etter at Narvik kommune hadde tatt i bruk Google Apps mottok Datatilsynet en klage fra en privatperson vedrørende håndtering av personopplysninger i det nye systemet. Klageren mente det var problematisk at kommunen benyttet seg av et selskap som er underlagt amerikansk lovgivning.

I juni 2011 sendte så Datatilsynet et brev til Narvik kommune med krav om redegjørelse omkring bruken av Google Apps. Datatilsynet viste til en lignende sak i Danmark hvor en kommune hadde ønsket å bruke Google Apps i skolen. Det kunne her dreie seg for eksempel om opplysninger knyttet til elevers og foreldres sosiale og helsemessige forhold. Det danske datatilsynet konkluderte med at bruk av Google Apps her på en rekke punkter kom i konflikt med dansk lovverk i forhold til personvern – først og fremst fordi Google ikke kan redegjøre for akkurat hvor opplysningene faktisk blir lagret og fordi den danske persondataloven ikke åpner for overførsel av slike opplysninger til land utenfor EU/EØS.

På bakgrunn av dette ville Datatilsynet vite hvilke personopplysninger Narvik kommune hadde tenkt å behandle i Google Apps. Tilsynet etterspurte også den risikovurdering som kommunen hadde foretatt i forhold til behandling av personopplysninger i Google Apps. I henhold til personopplysningsloven skal nemlig den som behandler personopplysninger sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Videre heter det i personopplysningsforskriften at personopplysninger som overføres elektronisk skal krypteres eller sikres på annen måte når konfidensialitet er nødvendig.

Datatilsynets vedtak

Datatilsynet var ikke tilfreds med Narvik kommunes redegjørelse, og den 16. januar i år ble det sendt brev med varsel om vedtak i saken. Datatilsynet ga her pålegg om at Narvik kommunens bruk av Google Apps måtte bringes til opphør, med mindre behandlingen av personopplysninger i løsningen kunne bringes i tråd med personopplysningslovens krav.

Datatilsynet argumenterte med at selv om kommunen har rutiner på at personsensitive opplysninger ikke skal sendes med e-post vil likevel mye av arbeidet i kommunen være knyttet til tjenesteyting ovenfor innbyggerne. Ut fra Datatilsynets vurdering vil mye av kommunikasjonen, både til og fra kommunen og mellom kommunens ansatte, inneholde personopplysninger. I praksis vil det derfor være vanskelig å forhindre at sensitive opplysninger blir sendt via e-post.

Datatilsynet argumenterte videre med at i følge personopplysningsloven kan personopplysninger bare overføres til stater som sikrer en forsvarlig behandling av opplysningene. I praksis vil det si stater som har gjennomført EU-direktivet om utveksling av personopplysninger. ”Safe Harbor”-avtalen, som ble etablert i år 2000, innebærer likevel at amerikanske selskaper vil kunne ansees å tilby tilstrekkelig vern for personopplysninger som de mottar fra EU/EØS. Etter terrorangrepene i 2001 ble imidlertid ”USA Patriot Act” innført, noe som ga amerikanske politimyndigheter utvidede rettigheter til å overvåke terrormistenkte. Dette anså Datatilsynet å være en stor utfordring med hensyn til ivaretakelse av personvernet, selv innenfor ”Safe Harbor”-avtalen.

Datatilsynet snur

I et brev til Narvik kommune datert 21. september i år sier Datatilsynet likevel at de ikke kan se at det er grunnlag for å opprettholde det varslede vedtaket. Samme dag sender Datatilsynet et brev også til Moss kommune med veiledning i bruken av Office 365 – en tilsvarende nettskytjeneste fra Microsoft. Datatilsynet åpnet altså med dette for nettskytjenester.

Så hva har skjedd i mellomtiden?

For det første har det aldri eksistert noe forbud mot bruk av skytjenester. Så lenge de rettslige kravene i forhold til behandling av personopplysninger er innfridd er det heller ikke noen hjemmel for et slikt forbud. For det andre har Narvik og Moss kommune, i samarbeid med henholdsvis Google og Microsoft, lagt ned et betydelig arbeid for å komme Datatilsynet i møte med hensyn til databehandleravtaler og risikovurderinger.

Når det gjelder overføring av personopplysninger til utlandet viser Datatilsynet til EU-kommisjonens beslutning av 26. juli 2000 om at Safe Harbor-rammeverket sikrer et tilstrekkelig beskyttelsesnivå slik at personopplysninger kan overføres fra EU- og EØS-land til selskaper som er etablert i USA. I følge Datatilsynet er EU-kommisjonens beslutning bindende for Norge. De reservasjonene som man i utgangspunktet hadde i forbindelse med ”USA Patriot Act” ser altså ut til å være underordnet kommisjonsbeslutningen fra EU.

Datatilsynets forutsetninger

Datatilsynet krever likevel at fire forutsetninger skal være på plass før man tar i bruk nettskytjenester:

1. Det må gjennomføres grundige risiko- og sårbarhetsanalyser i forkant.

2. Selskapene må ha en tilfredsstillende databehandleravtale som er i tråd med norsk regelverk.

3. Bruken av nettskytjenester må jevnlig revideres av en tredjepart for å sikre at databehandleravtalen følges.

4. Databehandleravtalen må være det som gjelder og leverandørens generelle personvernerklæring må ikke gå utover denne.

Arkiv i nettskyen?

Google Apps og Office 365 brukes primært til kommunikasjon og samhandling, men har også funksjonalitet for arkivering. Nå som Datatilsynet har avklart spørsmålet om overføring av personopplysninger til utlandet kan man kanskje spørre seg om dette også vil bane veien for nettskybaserte saksbehandlings- og arkivsystemer. Utviklingen når det gjelder e-postløsninger ser ut til å være drevet hovedsakelig ut fra økonomiske hensyn, og det er vel grunn til å anta at det er sparepotensial også når det gjelder arkivsystemer. Rent teknisk er det vel heller ingen ting i veien for et nettskybasert Noark5-system. Men hva sier lovverket?

Digitalisering av eiendomsarkiv

2012-03-25T21:37:00.005+02:00

Yngve Schulstad Kristensen, AAKS og Bård Raustøl, IKAVA

Bør prosjektet utføres av eksterne aktører eller bør kommunen gjøre jobben selv?

De siste årene har flere norske kommuner startet prosessen med å digitalisere sine eiendomsarkiv. Dette er ofte en omfattende prosess som krever store forberedelser, nøye planlegging og hyppig oppfølging av arkivtjenesten. Mange spørsmål må avklares før selve digitaliseringsprosessen kan ta til. Et nødvendig spørsmål kommunen må ta stilling til er hvordan digitaliseringsprosjektet skal utføres. Bør man velge en intern løsning hvor prosjektet styres og utføres av kommunen selv, eller bør det overlates til eksterne profesjonelle aktører.

Kristiansand kommune og Drammen kommune har som målsetning å avslutte sine digitaliseringsprosjekter i løpet av 2012/2013. Innfallsvinkelen for begge kommuner er forholdsvis lik, da begge har hatt om lag 500 hyllemeter med eiendomsarkiv som de har ønsket å digitalisere. De to kommunene har likevel valgt å løse oppgaven forskjellig. Drammen kommune har valgt en intern løsning der de selv utfører prosjektet, mens Kristiansand kommune har sendt arkivet ut av landet for å få det digitalisert.

Arkheion har snakket med Elin Langenes, arkivleder i Kristiansand kommune og Kim Schønning Asplin, prosjektleder ved Drammen byarkiv, om hvorfor de har valgt å løse prosjektet som de gjorde og hvilke erfaringer de har gjort seg i løpet av digitaliseringsprosessen.

KRISTIANSAND

Oppdragstaker: Dansk Scanning A/S, Esbjerg, Danmark

Prosjektperiode: 2009-2012. (Forventet ferdigstilt mai 2012)

Arkiv: Objektarkiv for bygge- og delingssaker for
Kristiansand kommune og tidligere kommuner.

Omfang: Ca 500 hm

Periode: Ca 1889-2003

Hvorfor valgte dere å digitalisere eiendomsarkivet?

Raskere saksbehandlingstid og mulighet for enda større grad av likebehandling og dermed rettssikkerhet er viktige faktorer. Den enkelte eier kan lett få ut dokumenter om egen eiendom i en elektronisk versjon. Det samme gjelder for eiendomsmeglere og næringslivet for øvrig.

Byggesaksmapper i papirversjon er utsatt for stor slitasje grunnet mye utlån knyttet til saksbehandling og i forhold til publikum/næringslivs forespørsler i saksmapper. Når det papirbaserte byggesaksarkivet er digitalisert kan originaldokumentene deponeres og sikres for ettertiden ved Interkommunalt arkiv i Vest Agder (IKAVA).

En annen viktig faktor er plasshensyn. Det er både kostbart og arealkrevende å lagre 500 hyllemeter arkiver forskriftsmessig. Digitalisering av byggesaksarkivet ble derfor tidlig et tema i forhold til nytt rådhuskvartal som skal stå ferdig februar 2014.

Hvorfor valgte dere å sette prosjektet ut på anbud?

Erfaringer fra eget forprosjekt og studiebesøk hos andre kommuner hadde synliggjort hvor krevende det er å kjøre prosjekt av denne type internt. Det ene var rekruttering av personellressurser innen både arkiv-, it- og ingeniørfaget, samt anskaffelse av hensiktsmessige lokaler. Det andre var anskaffelse av alt utstyr og tekniske løsninger for å håndtere dette internt. Ut fra et detaljert forarbeid var målet å få et resultat med høy kvalitet, som igjen ville kreve fagkompetanse i alle ledd.

Ut fra en helhetsvurdering, der også tidsbruk spilte stor rolle, ble det derfor valgt ekstern løsning.

Hvordan har dere løst henvendelser og bruk av arkivet underveis i digitaliseringsprosjektet?

Dansk Scanning A/S har løst denne problemstillingen svært effektivt. Digitaliserte saksmapper er fortløpende blitt gjort tilgjengelig for oss via systemet WebLager. Dette er et system som eies og driftes av Dansk Scanning A/S. Alle saksbehandlere med behov har tilgang til systemet.

Forespørsler i saksmapper, som enda ikke har blitt digitale, er oversendt på forespørsel til firmaets rekvisisjonstjeneste. Har vi utbedt dem før kl. 12, har firmaet skannet og oversendt saksmappene før arbeidsdagens slutt. Er mapper utbedt på ettermiddager, har vi mottatt dem før lunsj påfølgende arbeidsdag.

Hvordan samsvarer prosjektets målsetninger og rammer med oppnådd resultat?

Det er høy grad av samsvar mellom mål og oppnådd resultat. Vi kan avlevere den papirbaserte arkivserien og bevare rettighetsinformasjonen i original form uten ytterligere slitasje.

Tilgjengeligheten er via den elektroniske versjonen sikret for alle målgruppene; Saksbehandlere, næringsliv og publikum, og ikke minst eiere.

Vil det digitaliserte arkivet bli tilgjengelig for publikum? I så fall hvordan?

Publikum kan i dag besøke oss i servicebutikken og med noe bistand selv søke i WebLager. Dersom de ønsker å få ut en eller flere saksmapper sender vi det ut på e-post dersom størrelsen tillater dette. Alternativt kjøper publikum minnepenn hos oss og får med seg filene på den måten.

Det er ikke tatt noen beslutning på hvordan arkivet kan tilgjengeliggjøres via internett da det ligger utenfor prosjektet. Spørsmål som vil være aktuelle i den sammenheng er kravene til identifisering av den som utber informasjon og om alle eller kun eier skal få ut informasjon om en eiendom.

Hvilke råd vil dere gi til en kommune som har planer om å digitalisere sitt eiendomsarkiv?

Eiendomsarkiver er vanligvis bygd opp som objektarkiver. Saksmappene for den enkelte eiendom er i hyppig bruk av både saksbehandlere, næringsliv (meglere) og publikum – noe som igjen tilsier at det er umulig å avlevere arkivet. Digitalisering er dermed et godt valg, men det krever forholdsvis mye forarbeid.

Når en digitaliserer et arkiv vil det bli en kopi av originalen som er den bevaringspliktige. Det er derfor fullt lovlig å fravike det opprinnelige ordningsprinsippet i den elektroniske versjonen. En kan systematisere saker og dokumenter ut fra andre kriterier enn inn- og utgående kronologisk korrespondanse.

Det er viktig å tenke grundig gjennom hva man ønsker å oppnå med et digitalisert eiendomsarkiv og definere systematiseringen ut fra dette. Hvem skal være bruker og hvilke behov har de ulike brukerne? Hvordan kan en tilrettelegge slik at det er enkelt og effektivt å finne det som utbes? Kristiansand kommune har definert et sett med kategorier som ikke er for finmasket, men likevel såpass avgrenset at de er lette å finne fram i.

Eksempler på ulike kategorier er: Søknad, Vedtak, Ferdigattest/brukstillatelse, Kart, Tegninger, Ansvar/kontroll og Korrespondanse/annet.

Kristiansand kommune har valgt å skanne hele byggesakarkivet. Dersom en velger å bare skanne deler av arkivet er det viktig å ta en bred diskusjon på hva en velger å ikke skanne.

DRAMMEN

Oppdragstaker: Drammen kommune. Prosjektet er organisert
under virksomhet Service og administrasjon, hvor Drammen
byarkiv er en avdeling.

Prosjektperiode: 2005-2013.
(Skanning kom i gang i 2007. Planlagt ferdigstilt april 2013)

Arkiv: Papirbasert eiendomsarkiv og planarkiv.
Eiendomsarkivet består av byggesaker, vann og avløpssaker,
oppmålingssaker og seksjoneringssaker.
I tillegg er det en god del byggesaker som har ligget på mikrofilm.

Omfang og periode
Eiendomsarkivet: 424 hm.
Planarkivet: 24 hm.
Mikrofilmer: 64 ruller / 36.000 bilder.

Periode: Eiendomsarkivet: ca 1870 – 2005.

Planarkivet: 1992 – 2005.

Mikrofilmer: ca 1870 – ca 1970.

Hvorfor valgte dere å digitalisere eiendomsarkivet?
Digitaliseringsprosjektet ble til som et ledd i det overbyggende prosjektet ”eDrammen 2009”. Her var det en uttalt målsetning at Drammen skal være en foregangskommune når det gjelder å ta i bruk nye digitale løsninger. Blant annet skal det legges til rette for selvbetjening i en del kommunale forvaltningssaker. Noe av det viktigste med å digitalisere arkivene er utsikter til redusert manuelt arkivarbeid, både for saksbehandlere og for arkivpersonalet. I tillegg til dette har vi vært motivert av å kunne levere eiendomsinformasjon raskere, og ha bedre tilgjengelighet og kvalitet på arkivmaterialet. Dessuten ønsker vi å unngå mer slitasje på originaldokumentene, Videre får vi arkiver som er ordnet i henhold til forskriftene, og som kan settes bort og frigjøre verdifull plass på dokumentsenteret.

Hvorfor valgte dere å gjøre jobben selv?
Vi har valgt å utføre jobben selv, hovedsakelig for å kunne beholde kompetanse i egen organisasjon. Byarkivet ønsker å bygge opp en digitaliseringsenhet som kan ta flere digitaliseringsoppdrag blant eget arkivmateriale, og kanskje også fra eksterne oppdragsgivere – eksempelvis andre kommuner.

Hvordan har dere løst henvendelser og bruk av arkivet underveis i digitaliseringsprosjektet?
Eiendomsarkivet er vårt kanskje mest benyttede arkiv, og det har oppstått behov for å se i mappene underveis i digitaliseringsprosessen. Dette har vi ofte løst ved at den etterspurte mappen har blitt prioritert i jobbkøen, og dermed har blitt digitalt tilgjengelig ganske hurtig. I de relativt få tilfellene det ikke har vært mulig å vente på digitaliseringen har vi lånt ut mappen, med det ekstra arbeidet det har medført.

Hvordan samsvarer prosjektets målsetninger og rammer med oppnådd resultat?

Vi ser at det er gode utsikter til å oppnå målsetningene våre, nå som prosjektet nærmer seg sluttfasen. En betydelig del av eiendomsarkivet er ferdig digitalisert og tilgjengelig for saksbehandlerne i kommunen, med den effektiviseringsgevinsten det medfører. I tillegg har vi gitt innsyn i eiendomsarkivet på en publikums-pc i resepsjonsområdet på rådhuset. Vi er noe usikre på hvor snart vi kan oppfylle målet om å overføre eiendomsarkivet til depot, hvor det er lavere oppbevaringskostnader enn i de ettertraktede arealene til dokumentsenteret. Så langt viser bruk og tilbakemeldinger at det blir nødvendig med noe etterarbeid for å sikre god nok kvalitet i det digitale arkivet.

Vil det digitaliserte arkivet bli tilgjengelig for publikum? I så fall hvordan?

I tillegg til publikums-pc på rådhuset vil de digitale arkivene dessuten bli tilgjengelig for publikum gjennom en internettbasert løsning i en eller annen form. Det er imidlertid ikke avklart hvordan dette skal gjøres - hverken valg av teknisk løsning, hvorvidt det skal legges restriksjoner på hvem som skal ha tilgang til hva, eller om tjenesten skal være gratis eller betalingsbelagt.

Hvilke råd vil dere gi til en kommune som har planer om å digitalisere sitt eiendomsarkiv?

- Det bør ligge en klar strategi til grunn dersom kommunen vurderer å utføre arbeidet selv. Ikke regn med at det er penger å spare på dette.

- Sett av rikelig med tid til planlegging.

- Skill mellom a) ordningsarbeidet som må utføres i forkant og b) selve digitaliseringen. Begge prosessene kan gjøres samtidig, og bør kanskje det dersom arbeidet skal utføres internt.

- Sørg for at alt materialet som skal digitaliseres er identifisert før oppstart.

- Husk å sette av penger til drift.

Datafangst av sosiale medier

2012-03-25T21:13:00.007+02:00

Thomas Sødring, Høgskolen i Oslo og Akershus

Problemet er klassisk. Den teknologiske utviklingen skjer uten å ta hensyn til arkivet. Men hvis vi skulle tatt hensyn til arkivet, så hadde den teknologiske utviklingen aldri kommet så langt. Sosiale medier er kommet for å bli. Men disse mediene må temmes og integreres med arkivet.

Ved HiOA har vi sett nærmere på hvordan det er mulig å integrere Facebook opp mot arkivet. Det er utviklet en ferdig løsning som integrerer Facebook og en Noark 5 arkivstruktur. Denne løsningen fungerer veldig bra, men vi ønsker imidlertid en kryssplattform-løsning. Derfor holder vi på å utvikle dette på nytt i en åpenkildekode applikasjon som heter FBFangst. Formålet med disse løsningene er å demonstrere hvordan arkivet og sosiale medier kan integreres. Med slike løsninger tilgjengelig, kan en kommune med dyktige IT folk selv videreutvikle dette til eget bruk, eller bruke løsningen til å etterspørre en bestilling fra en leverandør.

Egen applikasjon for datafangst

For å integrere Facebook og arkivet må man lage det som kalles for en Facebook applikasjon. Dette er en type webbasert applikasjon, som kjører på en egen maskin på Internett (ekstern til Facebook) og som bruker lite av Facebooks egne ressurser. FBFangst er en slik webbasert applikasjon (utviklet i php) og vil kunne kjøres på en maskin kommunen selv kontrollerer, noe som gjør det mye enklere å integrere Facebook mot arkivet.

En Facebook applikasjon får kun tilgang til de dataene brukeren selv godkjenner. Når FBFangst installeres i Facebook profilen må brukeren selv samtykke til hvilken informasjon FBFangst har lov til å fange. Det er interessant å se at praktisk talt all informasjon kan fanges på Facebook, så lenge brukeren samtykker.

FBFangst vil være mest nyttig der en kommune bruker Facebook for innbyggerdialog. Kommunen kan opprette en gruppe og la diskusjonen skje der, for senere å fange og importere hele dialogen inn i arkivet. Det bør imidlertid være tydelig at deltakelse i Facebook-gruppen medfører at din identitet og kommentarer blir arkivert. FBFangst kan også brukes til å fange sider og innlegg på kommunens Facebook profil.

Integrasjon med NOARK 5

Det som er utviklet så langt kan fange grupper, eventer og sider. Men FBFangst skal utvides til å fange mer. Personlige meldinger i innboksen bør også kunne fanges. FBFansgt er utviklet på en måte som gjør at den lett kan integreres med andre Noark systemer hvis de er utvidet til å støtte denne type kilde. Applikasjonen stiller bare krav til en fornuftig utvidet dokumentfangst funksjonalitet i et Noark system. Disse kravene og forventet funksjonalitet bryter ikke med standarden. På mange måter viser dette prosjektet fleksibiliteten i versjon 3 av Noark 5, da det tar i bruk mulighetene med VirksomhetspesifikkeMetadata og utvider Mappe med to nye Mapper: FBGruppeMappe og FBVeggInnlegg. FBGruppeMappe fanger data om gruppen som inkluderer tittel, eier, opprettelse osv. FBVeggInnlegg representerer et innlegg på veggen til gruppen og inneholder både tekst og brukeridentifikasjon.

FBFangst bruker en utvidelse av BasisRegistrering som heter FBRegistrering og hver kommentar til et vegginnlegg lagres som en egen registrering. Disse utvidelsene vil også bli integrert i uttrekksmodulen slik at et uttrekk med disse dataene lett kan godkjennes ved avlevering til depot. Et av de viktige elementene her er bruken av Facebook identifikatorer og den virkelige identiteten til brukeren. Alle Facebook brukere er identifisert etter et unikt ID, en streng som består av 15 tall. Det er viktig å bevare denne informasjonen for å verifisere hvem som egentlig kommenterte, men samtidig er det ikke gitt at disse identifikatorer vil være i bruk i framtiden.

Dokumentfangst i sosiale medier er mulig

FBFangst viser at dokumentfangst fra Facebook er mulig. Det finnes mange forskjellige verktøy som kan hente ut Facebook informasjon. FBFangst er derfor ikke noe enestående programvare. Det innovative er imidlertid integrasjon mellom Facebook og Noark. Integrasjon med Noark kjernen er også ukomplisert, noe webservices sørger for. Der det blir komplisert er når det skal gjennom sikkerhet/pålogging på saksbehandlingssystemet/arkivet. Men dette kan løses. Mange spørsmål dukker opp når en slikt applikasjon er ferdig, noen praktiske, noe etiske og dette er noe vi ønsker å jobbe med framover.

FBFangst er utviklet for å vise hvor enkelt datafangst i sosiale medier kan være. Når vi er ferdig så trenger du bare å søke i Facebook for FBFangst og applikasjonen installeres rett i profilen din. Det eneste du vil bli nødt til å gjøre er å endre innstillingene til å peke til din egen Noark kjerne, men det kan også bli mulig å eksportere informasjonen til xml format for de som ønsker det. Dette er en kostnadseffektiv dokumentfangstløsning, som ivaretar autentisiteten. Sannheten er at utfordringen framover der kommunen bruker sosiale medier, ligger mer i hvordan kommunen skal nå ut til de som ikke er tilstede.

Les mer om prosjektet på: http://student.iu.hio.no/hovedprosjekter/2011/data/33/index.htm

Formannskapslovene 175 år

2012-03-25T21:07:00.005+02:00

Vibeke Solbakken Lunheim, IKA Møre og Romsdal

Den 14. januar 2012 var det 175 år sidan formannskapslovene blei vedtatt. Dette la grunnlaget for ei eineståande utvikling av velferd og lokalt sjølvstyre.

Formannskapslovene består av to lover; ei for byane og ei for bygdene. Det var ”Lov om Formandskaber paa Landet samt om Bestyrelsen av Districternes almindelige Commune-Anliggender” og ei tilsvarande for ”Kiøbstæderne”. Lova for landdistrikta inneheld også reglar om amtskommunen, det vil seie dagens fylkeskommunar.

Formannskapslovene delte landet inn i formannskapsdistrikt, kommunar, som blei styrt av valte organ. Desse folkevalde forsamlingane fekk mellom anna bestemme over lokale saker både i byane og på landsbygda.

Dei eldste formannskapsprotokollane vi har i magasinet vårt skriv seg frå 1837 og 1838. Molde kommune var ein av dei kommunane som var tidleg ute med å halde formannskapsmøte. Det første møtet blei halde så tidleg som 1.mai 1837, berre fire månader etter at lova var vedtatt.

Sjølve protokollen er i folioformat, som er noko større enn dagens A4 format. I tillegg er protokollen ført i gotisk handskrift, i motsetning til i vår tid, kor det utelukkande brukast trykte bokstaver.

Den fyrste setninga i protokollen er: ”Aar 1837 den 1.ste Mai Klokken 9 Formiddag samledes Molde Byes Formænd i Kjøbmand Dahls Huus for imellem sig at vælge en Ordfører og en Viceordfører”. Tollkasserar Brinchmann vart valt til ordførar med 3 stemmer og kjøpmann Dahl til varaordførar med 3 stemmer. Vidare får vi kjennskap til at møta skal ”afholdes i Ordførerens Bopæl førstkommende Løverdag Klokken 3 Eftermiddag og siden hver fjortende Dag til samme Tid og Sted.” Møtet var kort, og det blei ikkje behandla fleire saka på det møtet.

Inne i Storfjorden ligg Stranda kommune, som også dekte det som i dag er Stordal kommune. Det første heradsstyrevalet den 26. juni 1837 valde 8 mann frå Stordal og 12 menn frå Stranda. Det fyrste formannskapsmøte byrjar med å vise til loven frå 14.januar 1837. Laurdag 24. februar 1838 var det ”Møde paa Slyngstad i Andreas Olsens Huus”. Alle representantane kunne ikkje møte på den historiske hendinga. Vi kan lese at Ole Pedersen Opsaug frå Stranda var fråverande. Nicolai Engeseth vart valt til ordførar, trass i at han ikkje var særleg skrivefør. Den første formannskapsprotokollen til Stranda er difor ført av ein ung lærar, Severin Knutson Overvoll.

Kommunane har hatt ein formidabel vekst sidan 1837. På 1800-talet besto oppgåvene stort sett av skulevesen, fattigvesen og vegsaker. I første halvdel av 1900-talet involverte kommunane seg mellom anna i samferdsleselskap, kraftutbygging, landbruk, sosiale oppgåver og forsyningsoppgåver. Etter andre verdskrigen var kommunane opptatt av gjenreising, regulering og bustadbygging. I dei seinare åra har kommunane gått føre på kulturfeltet, i næringsutvikling, fritids- og integreringstilbod.

Tilgongen til dei kommunale møta har også endra seg mykje dei siste 175-åra. Både samfunnsutviklinga generelt og den tekniske utviklinga har satt preg på dagens kommunar. Som vi kan sjå av utdraga frå protokollane ovanfor kunne kommunestyremøta bli haldne i privatpersonars hus på midten av 1800-tallet. I dag er situasjonen ein anna. Den teknologiske utviklinga har ført til at det er lett å tilegne seg offentlege dokument. Til dømes legg Molde kommune ut både innkallinga, saksframlegga og protokollen i pdf-format på sine heimesider.

Stranda kommune har tatt steget enda eit skritt lenger. På deira heimesider kan publikum i tillegg følgje møta direkte på web-tv. Har du ikkje tid til å sjå møtet direkte, eller kan hende du vil sjå det i reprise er det ikkje noko problem. Då kan du bare velje deg eit opptak i web-tv arkivet!

Møtebøkene til både kommunestyra og formannskapa er svært interessant materiale for historieinteresserte. Mangfaldet er stort, og det er store forskjellar mellom dei einskilde kommunane. IKA Møre og Romsdal er i gong med å digitalisere møtebøkene til kommunane, og desse vil bli tilgjengelig for alle å lese på internett om ikkje altfor lenge. Alle er velkomne til å bla i protokollane på lesesalen vår.

Bevaring av minnemateriale etter 22. juli 2011 - erfaringer fra Drammen

2011-11-11T15:01:00.001+01:00

Serina Johansson, Drammen byarkiv.

Etter tragedien 22. juli 2011 ble torgscenen med det tilhørende flombassenget på Bragernes torg et viktig sted for drammenserne å samles, og for å vise sin medfølelse og deltagelse i den nasjonale sorgen. To unge drammensjenter ble drept på Utøya, og mange drammensere fikk dermed katastrofen nært innpå livet.

Ved torgscenen ble det lagt ned blomster, kort, tegninger, bamser og andre gjenstander. Det ble også tent lys og fakler. I flombassenget lå det blomster samlet i vannet. Trappen til torgscenen var dekket med lys og blomster, og det hele var innrammet av de to karakteristiske tårnbygningene i Rådhuskvartalet med Bragernes kirke i bakgrunnen. Det var også på Bragernes torg drammenserne samlet seg etter fakkeltoget mandag den 25. juli, et fakkeltog som gikk gjennom store deler av sentrum for å minnes ofrene. Minnematerialets tilhørighet til Drammen er en del av byens kollektive og spontane uttrykk for sorg, støtte og medfølelse til ofrene, de pårørende og til hele nasjonen. Det er viktig å bevare konteksten materialet ble skapt i, og det er viktig for byarkivet at materialet bevares i nettopp Drammen.

Å se, og arbeide med å ordne tegningene, kortene og gjenstandene har vært utfordrende på flere måter. Innholdet i det skriftlige materialet og det man kan ane var tankene bak gjenstandene er rørende. Kortene og tegningene viser et stort samhold og overveldende solidaritet for alle som er rammet. Det er tydelig at det er mennesker i alle aldre og med ulik tilhørighet som har lagt ut skriftlige hilsener. Mange har signert med navn og alder, og en god del er også skrevet på andre språk enn norsk, og noen hilsener er lagt ned av personer med forskjellig religiøs tilknytning. Det er utfordrende å arbeide med et materiale som er knyttet til en slik voldsom tragedie og som også er så nært i tid. Når man arbeider med et slikt materiale er det viktig å prøve og holde en profesjonell distanse, samtidig som jeg ser en stor verdi i å kunne bidra med å ta vare på dette materialet på en god måte.

Innsamlingene av minnematerialet

Drammen byarkiv fulgte anbefalingen fra Riksarkivaren om å få samlet inn minnematerialet. Dette er viktig både for nåtid og ettertid, for forskere og for de pårørende og berørte. Det skriftlige materialet og gjenstandene ble samlet inn fra Bragernes torg i to omganger, og senere levert inn til byarkivet. Torget var eneste stedet i Drammen der det ble lagt ut blomster og kort. Det var virksomheten Vei, natur og idrett (VNI) i Drammen kommune og Aktiv Veidrift AS som sto for innsamlingen. Det ser ut til at de har gjort en nøye jobb med innsamlingen. Blomstene ble levert til kompostering. Begge gangene minnematerialet ble samlet inn var mye vått og det skriftlige materialet og gjenstandene måtte tørkes. Der det var mulig ble det som var lagt i plast tatt ut, og det ble passet på at gjenstander som hørte sammen med kort og tegninger forble samlet. Det er imidlertid mulighet for at sammenhengen mellom gjenstander, kort og skriftlige hilsener har gått tapt.

Det skriftlige materialet og gjenstandene

Samlet har det kommet inn 220 kort, hilsener og tegninger i ulikt format. Siden mye av materialet var vått er det i forskjellig forfatning, men det aller meste er allikevel i god stand og lesbart. Rundt 40 av kortene og tegningene er imidlertid mer merket av å ha ligget ute, de har fått stearin på seg og er tildels brennmerket. Dette er samlet for seg selv i en egen boks. På en håndfull kort og tegninger kan man ikke lenger tyde hva som står eller hva som har vært tegnet på dem. Alt er allikevel tatt vare på for å dokumentere omfanget.

Det var mange ulike gjenstander som ble lagt ut på Bragernes torg. Det ble samlet inn lykter, flagg (de fleste var norske, men det var også russiske og danske flagg), bamser, leker, små pyntegjenstander, dropseske, hjemmelagde gjenstander som heklede blomster og origami, kunstige blomster, ikon, sløyfebånd med mer. Noen av gjenstandene hadde også en påskrift. De aller fleste av gjenstandene er tatt vare på, og alle gjenstander med påskrift er tatt vare på. Under gjennomgangen av materialet ble det tatt en del fotografier for å dokumentere hvilke gjenstander som ble lagt ned på torgscenen. Det ble samlet inn et stort antall lykter og lysestaker som det er plasskrevende å bevare. Byarkivet har tatt vare på rundt 20 av disse lyktene og lysestakene med tanke på fremtidige utstillingshensyn, og for å vise hva som ble lagt ut på torget. Ut over dette er det få gjenstander som har blitt kassert. Det har notert hva som ble bevart og hva som ble kassert. Det har også blitt skrevet ned mye om arbeidet generelt, dette kan være nyttig å ha senere for å se hva som har blitt gjort og tenkt rundt minnematerialet.

Det er også en mulighet for at gjenstander, kort og andre hilsener har blitt fjernet fra torget før vi fikk samlet det inn. I begynnelsen av august spilte fotballaget Atlético Madrid mot Strømsgodset i Drammen. Ved den anledningen la det spanske laget ned en signert vimpel og blomster på torgscenen. Vimpelen ble tidlig levert inn til rådhuset av politiet fordi man fryktet at den skulle bli stjålet. Den ble oppbevart hos ordføreren, men ble i ettertid levert til byarkivet.

Kort, tegninger og gjenstander er nå ordnet og registrert i Asta. Det har vært en prioritert jobb for byarkivet å gå gjennom dette materialet, og arbeidet er gjort i samarbeid med kommunens kriseledelse. Det skriftlige materialet utgjør 0.3 hyllemeter, inkludert de to kondolanseprotokollene som ble lagt ut på Drammen rådhus og ved Drammensbiblioteket. Alt skriftlig materiale, inkludert kondolanseprotokollene, er skannet. Dette kan man eventuelt bruke til en fremtidig nettutstilling. Det er også viktig at det skriftlige materialet nå er bevart i digitalt format, siden en del av materialet er i såpass dårlig forfatning. Gjenstander med påskrift er avfotografert, det samme er gjenstander der det følger med en skriftlig hilsen.

Formidlingen av minnematerialet

En viktig avgjørelse videre er hvordan det samlede minnematerialet fra hele Norge, skal formidles og tilgjengeliggjøres. Mye av det skriftlige minnematerialet inneholder svært personlige uttrykk for spontan sorg og sinne, og her har private og sterke følelser kommet til uttrykk. Medio september avholdt Riksarkivaren et nasjonalt møte om minnesamlingene, hvor det bl.a. ble bestemt at det skal settes ned en egen kommisjon som skal behandle de etiske og praktiske perspektivene knyttet til formidlingen av minnesamlingene.

Hvordan kan minnesamlingene formidles på en god og respektfull måte? Skal man formidle alt uansett innhold? Hvilke begrensninger setter personvernet, og hva er arkivarens rolle i formidlingen? Dette er vanskelige spørsmål som må behandles på en god måte. På møtet hos Riksarkivaren var det forslag om å få skannet alt minnemateriale og tilgjengeliggjort dette fra et felles sted. På møtet kom det også forslag om å la de pårørende etter tragedien være blant de første som får tilgang til minnematerialet, og at de kan få se og gå gjennom det i rolige og verdige omgivelser.

Erfaringer fra arbeidet med minnematerialet

På flere måter har dette har vært et nytt og annerledes arkivmateriale å arbeide med. Dette gjelder også ordning og registrering av materialet, og det har vært utfordrende å vite hva man skal bevare og hvordan man skal ordne et slikt materiale. På det nasjonale møtet om minnematerialet ble bestemt at Riksarkivaren skal komme med en anbefaling om hvordan man skal håndtere og bevare, ordne og registrere minnesamlingene. Det er godt at man kan få veiledning til dette arbeidet.

Interessen for minnematerialet har vært stor, både fra kollegaer og fra media. Innsamlingen og arbeidet med minnematerialet har også vært en anledning til at Drammen byarkiv som arkivinstitusjonen har blitt synliggjort. Regionavisen Drammens Tidende har hatt fyldig dekning av både innsamlingen av materiale, men også av det arbeidet som er gjort i etterkant for å bevare materialet. Bl.a. har avisen tatt en del bilder av materialet etter at det var ferdig ordnet, samtidig som jeg har blitt intervjuet om arbeidet og om hva som skulle gjøres videre med formidling og tilgjengeliggjøring.

Bygningsfaglig tilstandsrapport om arkivlokaler i kommunal sektor

2011-11-11T14:52:00.001+01:00

Lars Jørgen Sandberg, Riksarkivet.

Innen 31. desember 2011 skal alle kommuner ha sendt inn en bygningsfaglig tilstandsrapport for arkivlokaler som inneholder eldre og avsluttede arkiv. Rapporten skal bidra til å avdekke de faktiske arkivforholdene i kommunal sektor.

Forskrift av 11.12.1998 nr. 1193 om offentlige arkiv (arkivforskriften), kapittel IV, setter en rekke krav til arkivlokaler i offentlig sektor, inkludert de kommunale arkivlokalene. Det er krav til arkivlokaler i nye bygg og i eksisterende bygg. Arkivforskriften § 4-11 sier at offentlige organ skal utarbeide en oversikt over arkivlokalene sine og vurdere om disse er i forskriftsmessig stand, jf kravene i arkivforskriften, §§ 4-3 – 4-9. Denne oversikten skulle utarbeides senest tre år etter at forskriften trådte i kraft og planen skulle normalt vært fullført 5-10 år etter dette. I praksis vil dette si 13 år etter at forskriften trådte i kraft, noe som skjedde 01.01.1999. Dermed er fristen for å ha arkivlokaler i forskriftsmessig stand 01.01.2012.

Riksarkivaren sendte derfor ut et brev i juli 2010 til samtlige kommuner. I brevet ba Riksarkivaren om å få tilsendt en bygningsfaglig tilstandsrapport for de arkivlokalene som inneholdt eldre og avsluttet arkiv. Rapporten skal utarbeides av en person med bygningsfaglig kompetanse og sendes innen 31.12.2011 til det statsarkivet som kommunen sogner til. Spørsmål og veiledning som kommunene har knyttet til arkivlokaler, rettes også til statsarkivet.

Kommunene vil i utgangspunktet ikke gis noen fritak fra å levere rapporten, men utsettelse av rapportering kan innvilges av statsarkivene etter søknad fra kommunen. Utsettelse av rapportering kan gis dersom kommunen har et forpliktende vedtak om at arkivmaterialet innen 3 måneder vil bli overført til en depotinstitusjon og det foreligger dokumentasjon som viser dette. De kommuner som ikke rekker å overføre alle eldre og avsluttede arkiv innen de nevnte 3 månedene, skal levere bygningsfaglig rapport for de lokalene som er i bruk.

Kommuner som har overført alle eldre og avsluttede arkiv til et interkommunalt arkiv eller annet arkivdepot trenger ikke sende inn rapport. Men av hensyn til oversikt og kontroll skal de sende opplysninger til statsarkivet om at slik overføring har skjedd og i hvilke(n) depotinstitusjon(er) arkivmaterialet befinner seg. De kommuner som ønsker å beholde alt eller deler av sine eldre og avsluttede arkiv selv, skal sende inn rapport for alle lokaler hvor denne type materiale oppbevares.

De interkommunale arkivene og andre som drifter et arkivdepot skal sende inn rapport om sine lokaler på vegne av de kommuner som har depotavtale. Ved bruk av slike depotordninger holdes hver enkelt kommune ansvarlig for at rapport blir levert.

Statsarkivet vil gi skriftlig tilbakemelding på rapporten til kommunen. Det vil i svaret fremgå om rapporten er tilstrekkelig og om den har avdekket mangler som krever en reaksjon fra Arkivverket.

Tilstandsrapporten skal bidra til å avdekke de faktiske arkivforholdene i kommunal sektor og vil bli supplert med informasjon fra Arkivverkets årlige kommunale spørreundersøkelse. Arkivverket vil med bakgrunn i disse to dokumentene samt dialog med kommunen, danne seg et bilde av kommunens arkivhold. Riksarkivaren ser det som svært viktig å få etablert et godt samarbeid med kommunen om å løse de utfordringer kommunen måtte stå foran.

Mer informasjon om tilstandsrapporten:

http://arkivverket.no/arkivverket/Offentlig-forvaltning/Arkivering/Arkivlokaler/Bygningsfaglig-rapport

Dansk frivillighet og norske kassasjonskrav - Ulik bevarings- og kassasjonspraksis for elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystemer

2011-11-11T14:42:00.005+01:00

Yngve Schulstad Kristensen, Aust-Agder kulturhistoriske senter.

Det norske Arkivverket og Statens Arkiver i Danmark har ulik oppfatning om bevaring og kassasjon av elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystem. Danskene mener at det ikke er formålstjenelig å utføre kassasjon, men har nå åpnet opp for ”frivillig” kassasjon. I Norge er imidlertid statlige arkivskapere pålagt å ha på plass egne bevarings- og kassasjonsregler fra nyttår 2012.

Hvorfor er bevarings- og kassasjonspraksisen er så ulik?

Bevaring og kassasjon

I Norge krever Riksarkivaren at alle papirarkiv skal være vurdert for bevaring og kassasjon før de kan avleveres til Arkivverket. Plassreduksjon, reduserte arkivordnings- og vedlikeholdsutgifter har vært de viktigste årsakene til dette kravet.

Det er imidlertid store geografiske forskjeller på hva som bevares for ettertiden. Til eksempel har bevaringstrangen for fysiske arkiver vært meget stor i Norge, sammenlignet med våre skandinaviske naboland. I Norge bevares omlag 60 prosent av offentlige papirarkiver. Til sammenligning har svenskene bevart om lag 20 prosent, mens danskene kun har bevart 10-15 prosent.

For elektronisk arkivmateriale er situasjonen en annen. Mens danskene velger å bevare en brøkdel av sine papirarkiv, finner de det lite hensiktsmessig å kassere i elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystemer. Den norske Riksarkivaren har en annen oppfatning.

Norsk bevarings- og kassasjonspolitikk for elektroniske arkivsystem

I Norge har Arkivverket liten erfaring med avlevering av elektroniske arkivsystemer. Årsaken er at den norske arkivlovgivningen tilsier at elektronisk arkivmateriale først kan avleveres når det er 25 år gammelt.

I Norge er offentlige elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystemer basert på Noark-standarden. Den siste versjonen, Noark 5, ble lansert i 2008. I tidligere versjoner av Noark-standarden har kassasjon av elektronisk materiale hatt lite fokus. Dette til tross for at alle godkjente Noark-4 system har hatt mulighet for å sette inn koder for bevaring og kassasjon på saksnivå. En årsak er at det på 1990-tallet ble antatt at det var rimelig å langtidslagre elektroniske arkiver. Kassasjon var derfor mindre viktig. Dette synet endret seg i løpet av 2000-tallet. I et høringsnotat for Noark 5-standarden fra 28.7.2007 står det følgende:

”Når det gjelder papirarkiver har økonomiske hensyn alltid vært en viktig årsak til kassasjon. Papirarkiver krever fysisk lagringsplass, og dette koster penger. Men det koster også penger å langtidslagre elektroniske dokumenter på en sikker måte, og å administrere systemer hvor det er mulig å søke etter disse dokumentene og framvise dem for framtidige brukere. Det er mye som tyder på at det faktisk vil koste mer å opprettholde tilgjengeligheten til elektroniske dokumenter enn til papirdokumenter. Kassasjon tvinger seg derfor fram også når det gjelder elektroniske dokumenter.”

Denne tanken blir fulgt opp i den endelige Noark 5-standarden som kom året etter. I Noark 5 versjon 2.0, publisert 2.4.2009, ble det fremholdt at kassasjon var like aktuelt i elektroniske arkiver som i fysiske arkiver. Administrasjon og langtidsbevaring av store mengder elektroniske dokumenter medførte like store kostnader som langtidsbevaring av fysiske dokumenter. Det ble imidlertid ikke henvist til noen kilde for dette argumentet, så det er uvisst hvilke kostnadsanalyse som ble lagt til grunn.

Videre ble det påpekt at økonomi ikke skulle være det eneste motivet til ”fortløpende og systematisk” kassasjon av dokumenter uten bevaringsverdi. Det ble argumentert for at kassasjon av unødvendig informasjon kunne gjøre arkivene mer tilgjengelig for kommende brukere. Det ble fryktet at det vil være vanskelig å finne bevaringsverdig informasjon, om det ikke ble utført kassasjon. For mye informasjon med lav eller ingen historisk verdi, ville skyggelegge for viktige kulturelle og historiske dokumenter.

Bevarings- og kassasjonsretningslinjer for elektroniske arkivsystemer

25. juni 2010 sendte Riksarkivaren ut et rundskriv til alle departementene med underliggende organ. Rundskrivet beskrev de nye generelle retningslinjene for bevaring og kassasjon for elektroniske arkivsystemer. Essensen i retningslinjene var at alle elektroniske arkivsystem, basert på Noark-standarden, skulle bevares såfremt de var aktivt avsluttet eller i en overlappingsperiode ved utgangen av 2011.

De statlige arkivskaperne ble imidlertid fra 1.1.2012 pålagt å ha på plass egne bevarings- og kassasjonsbestemmelser ved oppstart av en ny arkivperiode. Bestemmelsene skulle godkjennes av Riksarkivaren før de ble tatt i bruk. Det ble lagt opp til at arkivskaper selv skulle planlegge strukturen i Noark-systemet slik at kassasjon var praktisk mulig.

Et tilsvarende rundskriv ble sendt til landets kommuner og fylkeskommuner datert 9. juli 2010. I dette rundskrivet kom det imidlertid ingen pålegg om egne bevarings- og kassasjonsbestemmelser fra nyttår 2012. Årsaken kan være at kassasjonsbestemmelsene for henholdsvis kommunal- og fylkeskommunal sektor er under revisjon. Det kan tenkes at et lignende kassasjonspålegg vil foreligge for kommunal sektor når de nye bevarings- og kassasjonsbestemmelsene er på plass. Det ventes at de nye reglene vil foreligge i løpet av 2012.

Dansk bevarings- og kassasjonspraksis for elektroniske arkivsystem

I motsetning til Norge har danskene flere års erfaring med mottak av arkiv- og saksbehandlingssystemer. Allerede for 4-5 år siden mottok Statens Arkiver de første avleveringsversjonene. Den danske arkivloven gir arkivskapere anledning til å avlevere elektroniske arkiver etter avsluttet arkivperiode.

Statens Arkiver har også lang erfaring med bevaring og kassasjon av papirarkiver. På 1990- og 2000-tallet foregikk omfattende sektorprosjekter der alle offentlige sektorer ble bevarings- og kassasjonsvurdert. Kun 15 prosent av papirarkivene ble foreslått bevart.

Det er derfor påfallende at alle elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystemer, frem til nylig, har blitt avlevert uten noen form for kassasjon av saker eller dokumenter. Bakgrunnen for denne bevaringstrangen skyldes antagelsen om at avlevering og bevaring i elektronisk form er relativt rimelig, og at det derfor ikke er økonomisk lønnsomt å skille ut saker og dokumenter. Hvis kassasjon først skal vært aktuelt vil det være økonomisk betinget. Statens Arkiver deler derfor ikke de norske tankene om at kassasjon av unødvendig informasjon vil kunne gjøre arkivene mer brukervennlige.

Danskene mener at det først og fremst er utgiftene knyttet til å produsere et avleveringsuttrekk som utgjør den største kostnaden. Dette er for øvrig en kostnad som legges på arkivskaper. Statens Arkiver har på sin side oppgaven med å bevare og tilgjengeliggjøre de elektroniske arkivene. De hevder imidlertid at kostnaden til lagring og migrering er relativt lave. Danskene støtter seg til sitt eget bevaringsøkonomiprosjekt, Cost Model for Digital Preservation. Prosjektet startet i 2009 og hadde som formål å beregne kostnader relatert til bevaring av elektronisk materiale for ABM-sektoren.

Nye danske tanker

Danskene har i den senere tid valgt å se nærmere på egen bevaringspraksis. Det er arkivskapers utgifter knyttet til produksjon av avleveringsuttrekk, som har fått danskene til å revurdere sitt standpunkt. I tillegg har offentlige arkivskapere stilt spørsmål ved om det er formålstjenelig å bevare dokumenter som i papirform ville blitt kassert.

Et prosjekt ble derfor igangsatt for å vurdere potensielle måter og muligheter for kassasjon i elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystem. Prosjektet, som ble ferdigstilt våren 2011, konkluderte med tre ulike kassasjonsmodeller, hver tilpasset ulike offentlige forvaltningsnivå.

Resultatene fra dette prosjektet har medført at Statens Arkiver nå vil åpne opp for kassasjon av elektronisk arkivmateriale. Kassasjon skal imidlertid være et tilbud til arkivskapere, og ikke et påbud. Statens Arkiver legger opp til at arkivskaperne selv søker om kassasjon i forbindelse med avlevering av arkivsystemet. Statens Arkiver vil så vurdere om søknaden skal godkjennes.

Nye regler for kassasjon i arkiv- og saksbehandlingssystemer vil inngå i et nytt avleverings- og godkjennesreglement som ventes i første halvdel av 2012. Statens Arkiver har allerede åpnet opp for ”frivillig” kassasjon i kommunale arkiver.

Danske kommunearkiv

Etter ønske fra Kommunernes Landsforening (KL) gav Statens Arkiver, 1. september 2010, tillatelse til å utføre kassasjon i kommunale arkiv- og saksbehandlingssystem. En bevarings- og kassasjonsvurdering var utarbeidet på bakgrunn av kommunenes felles arkivnøkkel. Det var imidlertid en forutsetning at kommunene hadde brukt arkivnøkkelen riktig for at kassasjon kunne iverksettes. Videre var kassasjon ikke et krav. Det var opp til kommunene selv å bestemme om de ønsket å forholde seg til kassasjonsreglene eller ei. KL har anslått at om lag 50 prosent av kommunalt arkivmateriale kan kasseres hvis reglene følges.

Hvorfor er bevarings- og kassasjonspraksisen så ulik?

Forskjellig oppfatning av kostnadsaspektet knyttet til langtidslagring av elektronisk arkivmateriale er kanskje den viktigste forklaringen på ulik bevarings- og kassasjonspraksis. Mens danskene mener at kostnadene til langtidslagring er relativt lave, mener nordmennene det stikk motsatte. Her antas det at lagring og administrasjon av elektroniske dokumenter sannsynligvis koster mer enn lagring av papirdokumenter.

I Norge har man også påpekt at kassasjon bør foretas for å gjøre arkivene mer tilgjengelig for kommende brukere. Dette synet deler ikke danskene. Det er kun økonomiske hensyn i forhold til arkivskaperne, som har ført til at danskene nå åpner opp for kassasjon av elektronisk arkivmateriale. Mulighetene for å redusere kostnader i forbindelse med produksjon av avleveringsuttrekk, er motivet bak den nye tankegangen.

En annen forskjell er lovgivning og erfaring. Mens danskene i flere år har mottatt avleveringer av elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystemer, så tillater den norske arkivloven at elektroniske arkiver blir liggende lengre hos arkivskaper. Dermed har spørsmålet vedrørende kassasjon vært mer aktuelt i Danmark enn i Norge. På den annen side har Riksarkivaren hatt bedre tid på seg til å utarbeide en plan over hva som bør gjøres i forhold til elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystemer. En grunnleggende tanke er at det allerede i forkant av arkivdanningsprosessen skal være lagt inn løsninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet, som skal fange opp hva som skal kasseres og hva som skal bevares. Det gjenstår imidlertid å se om dette vil kunne fungere i praksis.

Tiden vil også vise om hvordan danske arkivskapere vil forholde seg til frivillig kassasjon. Mye avhenger av om kostnadene til uttrekksproduksjon reduseres, slik at kassasjon blir økonomisk lønnsom.

Wikileaks - elektronisk arkiv i praksis?

2011-04-11T20:33:00.001+02:00

Harald Lindbach, Statsarkivet i Tromsø.

Et år etter at Wikileaks nettside ble etablert i 2006 var den fylt med over 1.6 millioner dokumenter. I følge Wikileaks selv ble nettsiden startet opp av kinesiske dissidenter, journalister, matematikere og teknologer bosatt i USA, Taiwan, Europa, Austalia og Sør-Afrika.

I utgangspunktet var nettsiden bygd opp på samme måte som andre wiki-sider, med mulighet for brukerne til å redigere og legge inn dokumenter. Etter hvert har imidlertid Wikileaks i større og større grad tatt samme form som en tradisjonell nettside og det er i dag hverken mulighet til å redigere eller kommentere.

Formålet med Wikileaks er i følge nettsiden å blottstille undertrykkende regimer i Asia, Midt-Østen, tidligere Sovjetunionen og Nord-Afrika, samt å stille seg til rådighet for mennesker i alle regioner som ønsker å avsløre uetiske handlinger hos myndigheter og organisasjoner. Ingen vil benekte at Wikileaks har hatt suksess med å avsløre undertrykkende regimer. Flere kommentatorer peker i dag på Wikileaks sine avsløringer som viktige årsaker bak revolusjonsbølgen i Nord-Afrika og Midt-Østen.

Et forum for anonyme lekkasjer reiser imidlertid mange etiske spørsmål. Allerede i 2008 klassifiserte det amerikanske militæret Wikileaks som en alvorlig trussel mot nasjonal sikkerhet og diskuterte hvordan de med best resultat skulle bekjempe nettsiden. Ironisk nok vet vi dette fordi dokumentene nokså umiddelbart ble publisert på Wikileaks.org.

Wikileaks er et ektefødt barn av den teknologiske utviklingen. At man i dag kan få plass til en svært innholdsrik database på en enkel USB-enhet og lett publisere det hele på internett hvor hele verden kan få tilgang, har skapt helt nye forutsetninger for å spre informasjon. Selv om Wikileaks ansikt utad, Julian Assange, ynder å omtale seg selv som en undersøkende journalist, har det arbeidet Wikileaks utfører langt mer likhet med arkivarenes enn med skribentenes. Assange omtaler da også selv dokumentene som arkiver.

Et av de åpenbare hovedproblemene som følger med store informasjonsmengder er strukturering og fremfinnbarhet. En stor del av arbeidet bak Wikileaks består rett og slett i katalogisering. Vi har sett hvordan det har tatt dager og uker for journalister å arbeide seg igjennom de enorme datamengdene som har vært publisert. I forbindelse med dokumenter knyttet til krigen i Afghanistan har Wikileaks installert filtre som har hjulpet brukerne å søke gjennom tusenvis av dokumenter etter deres viktighetsgrad. Å bedømme graden av viktighet er selvsagt ikke enkelt, men i noen grad har Wikileaks lyktes i å rangere enkeltdokumenter ved å benytte objektive kriterier som for eksempel antallet sivile dødsfall. Databasen kan også gjennomsøkes ved å benytte dato og region som kriterier. I tillegg er hver enkelt hendelse knyttet til et kart som viser hvor i Afghanistan den inntraff.

Det er mange syn på virksomheten Wikileaks driver. Mens noen hevder at organisasjonen er undergravende og setter liv i fare ved sine avsløringer, ser andre den som en spydspiss i kampen for et åpnere samfunn. Noen grad av sannhet er det vel i begge påstandene. Blant samfunnsforskere er det flere ulike syn. Noen har hevdet avsløringene vil føre til at kommunikasjonen vil ta andre former og at mindre blir dokumentfestet. Dette vil gjøre det vanskeligere for forskere å få innsyn i beslutningstagernes bakgrunnsmateriale. Det har også vært pekt på at mindre grad av skriftlighet vil kunne føre til politisk og administrativ ubesluttsomhet ettersom avgjørelser oftest tas på bakgrunn av skriftlige instruksjoner.

Det har også vært uttrykt frykt for at skandalene knyttet til Wikileaks sin virksomhet skal brukes som et argument for å stramme inn innsynsmulighetene i offentlige arkiv. At det skal bli vanskeligere både å få tilgang til historisk arkivmateriale og innsyn i samtidig materiale. Samtidig har både forskere og journalister pekt på at lekkasjene først og fremst har avslørt at enorme mengder dokumenter rutinemessig blir klausulert uten at de inneholder informasjon som skulle tilsi dette på noen måte.

I et vitnemål i forbindelse med en kongresshøring i USA nylig uttalte Tom Blanton, direktør for National Security Archive, at mellom 50 og 90 prosent av det som var klausulert av hensyn til nasjonal sikkerhet kunne bli deklassifisert med minimal sikkerhetsrisiko (Times Higher Education 1/2011, s. 15). Han hevdet videre at det var nødvendig å granske hele sikkerhetssystemet med bakgrunn i hva som burde og hva som ikke burde klausuleres.

Wikileaks har også, om enn ufrivillig, avslørt andre sider ved det ellers så åpne internettet. Tilgangen til internett er i dag nærmest totalt privat kontrollert etter at den amerikanske senatoren Joe Lieberman og de franske myndighetene kontaktet Amazon og nettleverandøren OVH nektet disse å gi plass til Wikileaks, samtidig som Visa, Mastercard og PayPal hindret sine kunder i å kunne donere penger til Wikileaks. Disse donasjonene har utgjort Wikileaks viktigste inntektskilde. Dette kan sees både som sensur og som ledd i en økonomisk kvelningsstrategi.

Det er likevel lite sannsynlig at man lykkes i en slik strategi. Internett er som skapt for Wikileaks. Et hovedproblem er imidlertid at det er nesten umulig å kontrollere hvem som er kilden for de ulike og mer eller mindre kontinuerlige lekkasjene. Det betyr at informa sjonen som kommer ut at disse lekkasjene må tas med mer enn én klype salt. Om Wikileaks er en god kilde til informasjon vil den lett kunne vise seg å være en minst like god kilde til desinformasjon gjennom at proveniensen til de ulike dokumentene i stor grad kan diskuteres.

Om man ser bort fra de etiske aspektene ved å lekke klausulert og hemmelig informasjon er det først og fremst i forhold knyttet til autentisitet og proveniens at Wikileaks skiller seg fra et arkiv. Samtidig har fremfinning åpenbart vært et problem, ikke minst for journalister som ville hatt stor nytte av arkivkunnskap i møte med så store mengder informasjon som det Wikileaks tidvis har sluppet løs. For arkivarer illustrerer både informasjonsmengden og publikasjonsformen noen av de problemene og mulighetene vi står ovenfor i møte med elektroniske arkiver. I fremtiden vil det bli like lett å kopiere et arkiv som det er å kopiere et dokument i dag.

Oppfølgingen av Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor

2011-04-11T20:20:00.012+02:00

Anne Mette Dørum, Riksarkivet.

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor (Dokument 3:13 (2009-2010) er ferdigbehandlet i Stortinget. I denne artikkelen vil jeg si litt om rapportens konklusjoner og oppfølgingen etterpå.

(Les også: Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor, Arkheion nr 2, 2010)

Det kom et brev...

I midten av november 2008 mottok Riksarkivaren en orientering om at ”Riksrevisjonen planlegger en forvaltningsrevisjon som vil omhandle hvordan Kultur- og kirkedepartementet ivaretar sitt ansvar for å følge opp sikringen av bevaringsverdig materiale i kommunene og fylkeskommunene. I undersøkelsen vil det være sentralt å se nærmere på de kommunale og fylkeskommunale bevaringsinstitusjonenes etterlevelse av regelverket om depotplikt, og på Riksarkivarens tilsyns- og rettledningsfunksjon.”

Spørsmål til Riksarkivaren - og enda noen spørsmål

Slik jeg ser det, og som Riksrevisjonens eget revisjonsteam også har sagt, representerte store deler av 2009 en bratt læringskurve for revisjonsteamet. De skulle på relativt kort tid sette seg inn i selve arkivfaget samt lovverket, arkivfeltet med alle sine ulike institusjoner, Arkivverkets struktur, oppbygging og ansvarsfelt, samhandlingen mellom statlig og kommunal sektor og mer til.

Revisjonsteamet stilte mange og omfattende spørsmål om arkiv og arkivmessige forhold. De ønsket også mye dokumentasjon; blant mye annet fikk de tilsendt statsarkivenes inspeksjonsrapporter fra tilsyn med kommuner og fylkeskommuner i perioden 1999-2009 samt konkrete eksempler på kommunalt arkivmateriale som har gått tapt fra tiden etter 1999, og årsaken til at disse har gått tapt. Teamet fikk også et eget Noark-kurs med hovedvekt på Noark 5.

Målet med revisjonen ble utvidet

I sluttrapporten står det at "Målet med undersøkelsen er å vurdere i hvilken grad Kultur departementet har ivaretatt sitt overordnede ansvar for å sikre at bevaringsverdig arkivmateriale i kommuner og fylkeskommuner blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. Undersøkelsen gjelder perioden fra arkivloven trådte i kraft i 1999, og til og med 2009, og tar utgangspunkt i følgende hovedproblemstillinger:

Problemstilling 1:

I hvilken grad er det bevaringsverdige arkivmaterialet sikret og tilgjengelig, og hva er årsakene til eventuelle arkivtap og manglende tilgjengelighet?

Problemstilling 2:
I hvilken grad er Kulturdepartementets overordnede styring og oppfølging av arbeidet med sikring og tilgjengelighet i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger?”

Riksrevisjonen gikk altså over fra å ”se nærmere på de kommunale og fylkeskommunale bevaringsinstitusjonenes etterlevelse av regelverket om depotplikt” til å vurdere arkiv og arkivmateriale i et livssyklusperspektiv – fra danning til depot. Årsaken til dette er i følge revisjonsteamet at de innså at dokumenter som ikke blir ”fanget” i form av journalføring og arkivering i saksbehandlingsfasen, sjelden eller aldri kommer til et arkivdepot. Derfor er det viktig å sikre arkivfunksjonen i alle ledd, slik at arkivdanning faktisk skjer.

Rapportens hovedkonklusjoner

Undersøkelsen viser manglende sikring og tilgjengeliggjøring av arkivmaterialet i kommunal sektor. Den manglende sikringen gir etter Riksrevisjonens vurdering økt risiko for at mye bevaringsverdig dokumentasjon går tapt. Undersøkelsen viser samtidig at Kultur departementets overordnede styring og oppfølging av sektoren er mangelfull. Det framgår av undersøkelsen at rundt 300 kommuner i perioden 2000–2009 har opplyst om mangler ved sine arkivlokaler. Mye arkivmateriale er utilgjengelig for brukerne blant annet på grunn av manglende systema tisering av dokumentasjonen, og manglende publikums tjenester. I tillegg er det et stort behov for å øke kompe tansen i kommunene om sikring og tilgjengeliggjøring av arkivene.

Undersøkelsen viser også at få elektroniske systemer i kommunal sektor er laget med tanke på at bevaringsverdig dokumentasjon skal sikres for framtiden. Den elektroniske dokumentasjonen i disse systemene har kun i få tilfeller blitt sikret for framtiden. Riksrevisjonen mener at dette gir høy risiko for tap av elektronisk dokumentasjon som har stor rettslig, forvaltningsmessig og historisk betydning.

Undersøkelsen viser betydelige svak heter i departementets styringsinformasjon og i styringsdialogen med Arkivverket om utfordringene i kommunal arkivsektor. Arkivverket fører i liten grad tilsyn med arkivene i kommunal sektor, og resultatene av tilsynsvirksomheten blir ikke fulgt opp av Riksarkivaren.

Regelverket for hva som skal bevares eller kasseres, er utdatert, og få kommuner og fylkeskommuner blir veiledet av Arkivverket i disse spørs målene. Etter Riksrevisjonens vurdering bør Arkivverkets veilednings funksjon styrkes, og arbeidet med å revidere bestemmelsene bør gis høy prioritet i departementet.

Noen interessante funn i forvaltningsrevisjonen
Sikring av papirbasert arkivmateriale:

Hver tredje kommune mener at de ikke har de nødvendige fysiske forutsetningene for å bevare sine papirarkiver.
Hver tredje kommune og fylkeskommune mener at mangler ved arkivlokalene kan føre til arkivtap.

Sikring av elektronisk arkivmateriale:

Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer til å vedlikeholde og sikre elektronisk dokumentasjon. Hovedsvakheter er manglende sikkerhetskopiering, konvertering og utilstrekkelige løsninger for langtidslagring.
45 prosent av kommunene og halvparten av fylkeskom munene mener at utilstrekkelig kompetanse og svakheter ved elektronisk arkivering i stor eller svært stor grad kan føre til arkivtap.
Om lag 85 prosent av kommunene har i liten eller svært liten grad overført sitt elektroniske arkivmateriale til et interkommunalt arkivdepot.

Tilgjengelighet til arkivene:

40 prosent av kommunene og 30 prosent av fylkeskommunene har i liten eller svært liten grad ordnet og katalogisert sitt bevaringsverdige arkivmateriale.
50 prosent av kommunene og 35 prosent av fylkeskommunene mener at manglende ordning og katalogisering av arkivmateriale er en hovedårsak til manglende tilgjengelighet.
To tredeler av kommunene og halvparten av fylkeskommunene mangler ordninger for tilgang til arkivene.
15 av 23 arkivinstitusjoner har ikke tilrettelagt for publikumstjenester, og 6 av 23 har ikke tilrettelagt publikumsareal.

Kompetanse:

Arkivfaget har blitt mer profesjonalisert de siste 10 årene, og overgangen til elektronisk arkiv og saksbehandling stiller nye og betydelige krav til økt kompetanse innen spesielt IKT og juss.
55 prosent av kommunene svarer at det i stor eller svært stor grad er behov for å styrke arkivlederens IKT-kompetanse.
70 prosent svarer at det i stor eller svært stor grad er behov for å styrke arkivlederens juridiske kompetanse.
75 prosent av kommunene svarer at det i stor eller svært stor grad er behov for å styrke arkivpersonalets juridiske kompetanse.
60 prosent av kommunene svarer at det i stor eller svært stor grad er behov for å styrke arkivpersonalets IKT-kompetanse.
80 prosent av kommunene svarer at behovet for bedre kunnskap om arkivrutinene hos saksbehandlerne er stort eller svært stort.

Stortingskomiteens innstilling og Stortingets vedtak
Stortinget har ferdigbehandlet saken. Innstilling fra Kontroll- og konstitusjonskomiteen ble avgitt den 16.11.2010 og behandlet i Stortinget 26.11.2010. Komiteens innstilling var i kortform at rapporten fra Riksrevisjonen viser at kommunene og fylkeskommunene har store utfordringer med å sikre og gjøre tilgjengelig bevaringsverdig dokumentasjon. Svakheter ved elektroniske og papirbaserte arkiv gir høy risiko for dokumentasjonstap av stor rettslig, forvaltningsmessig og historisk betydning. Komiteen sier i sin enstemmige innstilling at en tilfredsstillende håndtering av dokumenter både innebærer forsvarlig lagring med hensyn til sikring av data for fremtiden, og av hensyn til sikring av personvern. Komiteen forutsetter at Kulturdepartementet både reviderer regelverket og følger opp den kommunale arkivsektoren tettere. Stortinget vedtok enstemmig at komiteens innstilling ble bifalt.

Kulturdepartementets tilsvar på rapporten
Funnene som Riksrevisjonen gjorde i sin forvaltningsrevisjon, ble lagt fram for Kulturdepartementet, og Statsråden svarte i brev av 13. august 2010. Dette brevet er i sin helhet tatt inn i Riksrevisjonens rapport, på s. 14 og 15. Departementet skriver blant annet:

”Som det fremgår av ovenstående, har Arkivverket allerede truffet tiltak for å styrke veiledningsfunksjonen overfor kommunene. Det er imidlertid også behov for å styrke bevisstheten og kompetansen om arkivfaglige spørsmål i fylkeskommunal og kommunal sektor. Dette er tiltak som vil måtte drøftes med Kommunal- og regionaldepartementet som ansvarlig departement for sektoren. Kulturdepartementet vil ta initiativ til et møte for å drøfte disse spørsmålene med KRD.

Avslutningsvis viser Riksrevisjonen til departementets planer om en egen arkivutredning. Departementet vil fremskynde arbeidet med å utarbeide en helhetlig plan for arkivsektoren. ABM-utvikling og Arkivverket vil bli trukket aktivt inn i dette arbeidet."

Arbeidet med arkivutredningen er nå startet. Kulturdepartementet har i et likelydende brev av 08.02.2011 til Riksarkivaren og Norsk kulturråd kunngjort at departementet har bestemt å sette i gang et arbeid med en melding til Stortinget om arkivfeltet. På bakgrunn av dette ber departementet om at Riksarkivaren og Norsk kulturråd i samarbeid utformer en helhetlig beskrivelse av arkivsektoren.

Riksarkivarens oppfølging av rapporten
Riksarkivaren har besluttet at Arkivverkets tilsyns- og veiledningsfunksjoner overfor den enkelte kommune og fylkeskommune skal forbedres i lys av det som er påvist i Riksrevisjonens rapport. I brev av 2. juli 2010 til landets kommuner, fylkeskommuner og interkommunale arkivdepot, skisserer Riksarkivaren en rekke tiltak for å bedre situasjonen.

Hovedpunktene er:

Fra og med 2010 vil Riksarkivaren sende ut et elektronisk spørreskjema til kommuner, fylkeskommuner og interkommunale arkivdepot. Dette vil være starten på en årlig innrapportering til Riksarkivaren om arkivforholdene hos adressatene. Svarene vil danne grunnlag for Arkivverkets videre oppfølging av kommunesektoren.
Senest innen utgangen av 2011 skal alle kommuner, fylkes kommuner og interkommunale arkivdepot avgi en bygningsfaglig rapport om tilstanden for lokaler som inneholder eldre og avsluttede arkiver. Rapportene vil bli sendt statsarkivene, som vil følge opp rapporteringen.
De kommuner, fylkeskommuner og interkommunale arkivdepot som ikke har levert bygningsfaglig tilstandsrapport innen utgangen av 2011 vil bli gjenstand for oppfølgende tilsyn fra Arkivverkets side.
Kulturdepartementet vil motta årlige rapporter fra Riksarkivaren på grunnlag av undersøkelsen og gjennomførte tilsyn.

Videre har Riksarkivaren i rundskriv av 9. juli 2010 til landets kommuner og fylkeskommuner gitt en orientering om de generelle retningslinjene for bevaring og kassasjon i Noarkbaserte løsninger.

Riksrevisjonens rapport konkluderer med at regelverket for hva som skal bevares eller kasseres er utdatert. Riksarkivaren er nå godt i gang med revisjon av de generelle bevarings- og kassasjonsbestemmelsene for kommunal, fylkeskommunal og statlige sektor. Høringsversjon vil foreligge før utgangen av 2011. Kulturdepartementet merket seg Riksrevisjonens vurderinger på dette punktet, og ga arbeidet prioritet.

Den store utfordringen i tiden framover er likevel bevaring og tilgjengeliggjøring av de digitale arkivene i kommunal sektor. Her må det til en samordnet nasjonal innsats for å finne gode og rasjonelle løsninger. Riksarkivaren har allerede tatt et initiativ her ved å opprette DIAS-prosjektet (Prosjekt for digital arkivpakkestruktur), som er et samarbeidsprosjekt mellom Riksarkivaren og kommunal sektor. Prosjektet skal definere en omforent arkivpakkestruktur for statlig og kommunal sektor. Prosjektet skal også spesifisere krav til et system for å generere og vedlikeholde arkivpakker med en slik struktur.

Bakgrunnsdokumentasjon er lagt ut på Arkivverkets nettsider:
http://www.arkivverket.no/arkivverket/Arkivbevaring/Elektronisk-arkivmateriale/Langtidslagring/Nytt-digitalt-depot

Og hvor er rapporten fra Riksrevisjonen?
Riksrevisjonens rapport, sammendraget og pressemeldingen er her:
http://www.riksrevisjonen.no/Rapporter/Sider/arkiv.aspx

Tabelluttrekk med URD

2011-04-11T19:46:00.004+02:00

Frode Kirkholt, Oslo byarkiv.

Stadig mer arkivmateriale lagres nå kun elektronisk, og ikke på papir. Dermed øker også behovet for gode verktøy for å arbeide med elektronisk arkivmateriale. Hittil har det ikke vært så mange verktøy å velge mellom, særlig ikke for det kommunale arkivmiljøet.

Det kommunale arkivmiljøet har ofte større behov for selv å kunne utføre tjenester i forbindelse med elektronisk arkivmateriale, enn hva Arkivverket har. Mens Arkivverket som regel ikke selv produserer uttrekk fra arkivsystemer, har kommunale arkivdepoter ofte behov for å tilby denne tjenesten. Men det har ikke eksistert gode verktøy for å kunne gjøre en slik jobb.

Det har heller ikke eksistert gode løsninger for tilgjengeliggjøring av elektronisk arkivmateriale. For Noark 3-uttrekk har vi hatt Arkivverkets ArkN3. For Noark 4-uttrekk og uttrekk fra fagsystemer har det ikke eksistert noen gode løsninger for enkelt å lage innsynsløsninger basert på uttrekket.

URD er laget for å bøte på disse manglene. Det er en applikasjon utviklet av Oslo byarkiv for å gjøre det mulig for oss å levere tjenester knyttet til uttrekk, testing og tilgjengeliggjøring av elektronisk arkivmateriale.

Denne artikkelen kommer til å presentere hvordan URD kan brukes til å jobbe med tabelluttrekk, som i norsk arkivtradisjon som regel betyr uttrekk fra spesialiserte fagsystemer.

Litt om historien bak URD
Ideen til programmet ble unnfanget sommeren 2008, etter en del refleksjoner rundt tilgjengeliggjøring av uttrekk fra relasjonsdatabaser. Å migrere en relasjonsdatabase fra ett databasesystem til et annet er en forholdsvis enkel affære. Men hvordan gjøre dataene tilgjengelig når det opprinnelige klientprogrammet som er brukt mot databasen ikke skal tas vare på?

Svaret på dette spørsmålet ble URD, som står for ”Universal Relational Database” (eller ”Universell relasjonsdatabase” på norsk). I løpet av et par uker sommeren 2008 hadde Oslo byarkiv på plass en prototyp som kunne vise fram alle data og alle relasjoner fra en hvilken som helst relasjonsdatabase. Implementeringen var enkel nok: vi definerte opp to hjelpetabeller til å holde informasjon om alle tabeller og alle kolonner i databasen. Disse hjelpetabellene har informasjon om blant annet primærnøkler, ledetekst, hvilken type felt det er, om feltene skal vises, og om relasjoner. URD bruker så denne informasjonen til å presentere dataene.

I arkivteori problematiseres det ofte hvordan man kan presentere data fra en database uten klientprogrammet, altså uten det opprinnelige brukermiljøet hvor dataene ble skapt. Jeg tror denne bekymringen er overdreven. Som regel går det greit å presentere data fra en relasjonsdatabase i et annet brukergrensesnitt enn det opprinnelige. Det er også ofte mulig å studere det opprinnelige systemet, og dokumentere hvordan ulike felt er blitt brukt. I URD kan man beskrive bruken av ethvert felt, og få denne beskrivelsen opp i brukergrensesnittet.

Fra begynnelsen i 2008 har funksjonaliteten i URD bare økt. Det er implementert mulighet for registrering, slik at URD kan erstatte programmer som Access og Filemaker. Det er laget mulighet for å opprette databaser basert på maler. Disse malene kan ha handlinger eller verktøy knyttet til seg. Den viktigste malen for IKT-arkivarer er en databasemal som er designet for å jobbe med databaseuttrekk. Her er det utviklet verktøy for å lage Noark 3-uttrekk, teste Noark 4-uttrekk, generere Noark 5-uttrekk, og generere og teste tabelluttrekk.

Tabelluttrekk: migrering og beskrivelse av opprinnelig database
I denne artikkelen skal vi se nærmere på verktøyet for å generere tabelluttrekk. Jeg har valgt dette fordi tabell-uttrekk ligger nærmest de tankene som inspirerte til utviklingen av URD. Tabelluttrekk er jo en slags migrering av databasen over i et annet system, uten å endre struktur. Det var også dette som var formålet bak å lage URD, og programmet har derfor implementert funksjonalitet for å gjøre denne jobben enklest mulig.

Vi skal bruke en migrering av sakarkivsystemet FICS som illustrasjon. FICS var et Noark 1- eller Noark 2-system. Den versjonen vi har fått inn, var overført til Access. URD er utviklet i et WAMP-miljø (altså med Apache, MySQL og PHP). Det første vi måtte gjøre, var derfor å migrere databasen fra Access til MySQL. Det finnes flere verktøy som kan gjøre en slik migrering, så det er en enkel prosess.

Forsiden av URD har en oversikt over alle databaser som URD har tilgang til. Her registreres FICS-databasen inn. Dernest må databasen beskrives. Denne beskrivelsen skal danne grunnlag for ADDML-fila som alltid skal følge med et tabelluttrekk. ADDML er Riksarkivets standard for beskrivelse av elektroniske arkiver.

Den opprinnelige databasen inneholder informasjon om blant annet primærnøkler, felttyper og feltlengder. Dette er informasjon som man altså ikke trenger å skrive inn selv; det er bare å trekke den ut fra databasen. URD har definert handlinger for å gjøre nettopp dette. Man velger handlingen "Lag strukturtabeller", og dermed henter et skript ut verdiene fra databasen, omformer dem i tråd med ADDML-standarden, og legger dem inn i hjelpetabeller til URD. Hjelpetabellene til URD er altså tilpasset ADDML-standarden.

Etter at strukturtabellene er opprettet, kan man legge inn beskrivelsen av tabeller og kolonner manuelt. Man får opp strukturtabellene direkte i URD, og kan der legge inn beskrivelsen. Her skal altså registreres ledetekster, fremmednøkler (som URD ennå ikke kan trekke ut av basen selv), beskrivelse av hver tabell og felt, hvilke felter som skal vises i URD, og hvilke tabeller/felter som skal være med i tabelluttrekket.

Framvisning av databasen
Etter at databasen er beskrevet, kan den vises fram i URD. Strukturtabellene bestemmer jo hvordan dataene skal presenteres. Man kan se på enkelte tabeller, og se på alle relasjoner som peker til disse tabellene. Man kan for eksempel i FICS-databasen se på en sak, se alle dokumenter i saken, følge lenken til arkivkoden satt på saken, og se alle saker på samme arkivkode.

Framfinning og presentasjon blir dermed veldig fleksibel. Man kan ta utgangspunkt i hvilken tabell man ønsker og se på alle relasjoner fra og til denne tabellen. Hver tabell kan altså brukes som inngang til dataene. Og man kan søke på hvilket felt det skal være. Det er også mulig å lage views som trekker sammen informasjon fra ulike tabeller, og beskrive dem i URD. Et view vil da framtre som en hvilken som helst annen tabell, med ledetekster og relasjoner.

Å lage et tabelluttrekk
For å generere et tabelluttrekk etter Arkivverkets standard, må man beskrive databasen som en deponering i databasen basert på malen "deponeringer". Denne databasen fungerer som en oversikt over alle deponeringer som er mottatt av depotet. Her ligger også verktøy for å jobbe med tabelluttrekk.

Det første man bør gjøre, er å teste integriteten i basen, for å se om det er noen feil i relasjonene. Det er utviklet et skript som tester alle relasjonene, basert på beskrivelsen av relasjoner i strukturtabellene. Man vil altså få listet opp alle tilfeller hvor det er fremmednøkler som ikke har noen tilhørende kandidatnøkkel. For FICS-basen ble det rapportert om duplikate primærnøkler i både sakstabellen og dokumenttabellen, samt kandidatnøkler som manglet i flere av tabellene. Hvilke feil som er aktuelle å rette, må ses på i hvert enkelt tilfelle. Blant kandidatnøkler som manglet, var dokumenttype N. Når vi vet at det betyr interne dokumenter, er det mulig å legge denne verdien inn i dokumenttype-tabellen.

Etter testing av primær- og sekundærnøkler, kan man produsere et tabelluttrekk. Det gjør man ganske enkelt ved å trykke på en lenke "Lag uttrekk", så genereres det csv-filer med de tabeller og felter som er markert skal med i uttrekket, og en ADDML-fil, basert på beskrivelsen i struktur tabellene.

Grunnen til at det er valgt csv-filer framfor xml-filer, er at versjon 8.2 av ADDML-standarden ikke tillater xml-filer som flate filer. Hvis man tar ut tabellene som xml, må man også levere med egne xml-skjema som beskriver disse tabellene. Det er ingenting i veien for å utvikle en slik funksjonalitet i URD senere, men i første omgang har vi valgt å beskrive tabelluttrekk som flate filer.

Import og tilgjengeliggjøring av data
Den siste funksjonen som er laget for tabelluttrekk, er mulighet for å lese tabelluttrekk inn i URD. Da leses alle csv-filene inn i en database, og så opprettes det strukturtabeller basert på beskrivelsen i ADDML-fila. Slik kan man få et eksisterende tabelluttrekk inn i en database med et grensesnitt for enkel framfinning og presentasjon av dataene.

Skriptet for innlesing baserer seg foreløpig kun på flate filer. Men det er ingenting i veien for å utvide funksjonaliteten til også å kunne lese inn xml-filer, og bringe dem over på relasjonell form. Det må gjøres hvis man ønsker å kunne presentere Noark 5-uttrekk i URD. Her må man antakelig lage et grensesnitt for å kunne velge hva som er primærnøkler, da slike opplysninger ofte mangler i xmlskjemaene. Primærnøklene kan også være fjernet ved produksjon av xml-filer fra databaser, og i så fall må primærnøkler genereres automatisk ved overføring til en database igjen.

Hvis det utvikles funksjonalitet for å overføre xml-filer til URD, har vi en løsning som kan tilgjengeliggjøre materiale av enhver struktur. Fordelen med å få data over på en relasjonell form, er at inngangen til materialet blir veldig fleksibel. En hierarkisk xml-fil har normalt kun én inngang til dataene, nemlig øverste node, mens data på relasjonell form har like mange innganger som det finnes relasjoner.

Åpen kildekode
URD er planlagt lagt ut med åpen kildekode-lisens. Det betyr at alle som evner og har ressurser til det, kan bidra til å videreutvikle programmet. Det vil forhåpentlig gjøre programmet mer interessant. Flere kommunale depotinstitusjoner har allerede begynt å ta programmet i bruk og IKA Vest-Agder har også bidratt med kode for å kunne produsere Noark 3-uttrekk fra sak-/arkivsystemet Forum Winsak.

Produktet tar sikte på å håndtere de fleste sider ved arbeid med uttrekk, og å kunne fungere som formidlingsløsning for deponerte elektroniske arkiver. Produktet har også potensial til å kunne erstatte de fleste eksisterende relasjonsdatabaser. En fordel med URD, er at den lager selvdokumenterende databaser, som man kan produsere et tabelluttrekk av bare ved et museklikk.

Sosiale medier - en ny utfordring for arkivarer?

2010-10-25T16:21:00.032+02:00

Marius Rohde Johannessen, stipendiat, Institutt for informasjonssystemer, Universitetet i Agder.

Sosiale medier brukes i økende grad av forvaltningen, og mye av innholdet bør tas vare på for ettertiden. Hvordan takler man utfordringene dette innebærer?

Hva er sosiale medier?
Sosiale medier er en samlebetegnelse for nye, nettbaserte medier som lar brukerne opprette personlige profiler, kommunisere med hverandre, produsere og dele innhold og samhandle uavhengig av tid og sted. I motsetning til ”gammeldagse” nettsteder og e-post hvor man har en tydelig avsender og mottaker, og én-til-mange kommunikasjon, er det i sosiale medier ofte uklare linjer mellom avsender og mottaker, og kommunikasjonsformen er ofte mange-til-mange.

Sosiale medier kan deles inn i ulike kategorier. Sosiale nettverkstjenester er tjenester som Facebook, Twitter og Nettby. Fokus her er på å skape og vedlikeholde en personlig profil, og å knytte til seg venner og kontakter. Samhandlingstjenester er en sekkebetegnelse på tjenester som lar en samarbeide om å skape dokumenter (Wikipedia), eller rene kommunikasjonsverktøy som for eksempel prateklienten MSN Messenger. Aggregeringstjenester baserer seg på RSS, og er tjenester eller programvare som lar deg abonnere på nyheter basert på ulike kategorier eller nøkkelord. iGoogle er et eksempel på en slik tjeneste, hvor man kan sette opp sin personlige startside med de nyhetene man ønsker, værmelding for hjemstedet og sin egen liste over Twitter kontakter. Mashups er småprogrammer eller tjenester hvor skaperen henter rådata fra ett eller flere steder, og bruker disse dataene for å skape en ny tjeneste. Den britiske tjenesten ”they work for you” er et godt eksempel. Her har en frivillig organisasjon samlet en oversikt over samtlige parlamentsmedlemmer, og lagt til data om hvordan den enkelte stemmer i ulike saker. Dataene er fritt tilgjengelige gjennom parlamentets egen statistikkbase. Crowdsourcing handler om å invitere nettbefolkningen med på å løse et konkret problem. Man benytter seg av de kanalene man har tilgjengelig, informerer om problemet og inviterer folk til å bidra. Crowdsourcing har blant annet bidratt til at en nedlagt gullgruve fikk nytt liv, etter at eieren la ut alle sine geologiske data og inviterte folk til å tolke dataene for å finne nye gullårer i gruven. Bloggen er både en kategori i seg selv, og en del av flere av de ovenstående kategoriene. Avhengig av formålet med bloggen kan man så opprette en blogg som del av sitt sosiale nettverk, som et samhandlingsverktøy eller for å informere om et crowdsourcingprosjekt. Blogger kan også være nyhetsmedium, personlig dagbok, eller et forum for å lufte idéer for andre.

Sosiale medier bidrar til å bryte ned medierommet. Der vi før hadde en stor leilighet med åpen løsning, ser vi nå i stadig økende grad at vegger settes opp mellom rommene. Vi får en fragmentert mediehverdag, hvor de smale interessene hersker. Gjennom nettleseren, eller tjenester som ”iGoogle”, har man mulighet til å skreddersy sin egen informasjonsstrøm.

Nylig ble det lansert en tjeneste som henter ut lenkene som publiseres av dem du følger på Twitter, og lager en slags avis av dem. Denne tendensen innebærer at folk ikke lenger får med seg det store bildet, slik tilfellet er med de tradisjonelle mediene. Dersom trenden fortsetter, vil vi om få år se at det ikke lenger er nok å gå til de tradisjonelle mediene for å nå ut. Utfordringen for offentlig sektor og andre som ønsker å nå ut til flest mulig, er å utnytte det som Tim O’Reilly kaller ”den lange halen”. Dette innebærer at man har en flerkanalstrategi, hvor man tilpasser budskapet og skyver det ut i så mange fora som mulig.

Kilde: www.idfive.com

Hvordan brukes de i offentlig sektor?
Sosiale medier tas i økende grad i bruk av offentlig sektor, og det er en uttalt målsetning at denne trenden skal fortsette. Rapporten ”eBorger 2.0” påpeker blant annet at sosiale medier kan brukes for å involvere innbyggere i produksjonen av offentlige tjenester, og Fornyings- og administrasjonsdepartementets prosjekt ”nettskap 2.0” har tatt denne oppfordringen til etterretning og utlyst en konkurranse hvor de ber innbyggerne lage egne offentlige tjenester.

De politiske partiene har vært opptatt av sosiale medier siden lokalvalgene i 2007, og ved stortingsvalget 2009 brukte samtlige av partiene som var representert på Stortinget flere sosiale medier, blant annet Facebook, Twitter, blogger, Origo, Youtube og Flickr. I tillegg hadde de fleste partiene lagt inn lenker til sosiale medier fra sine egne hjemmesider. Da valgresultatet var klart, benyttet statsministeren sin seierstale til å takke bidragsyterne i sosiale medier for en viktig innsats under valgkampen, noe som understreker at de politiske partiene tar sosiale medier seriøst. I tillegg til partiene sentralt, benyttes sosiale medier også av lokalpolitikere og lokale partier, noe som er med på å gjøre bildet enda mer komplisert. Det hjelper heller ikke at forskjellene mellom ulike kommuner, og mellom partier innad i en kommune, til dels er svært store.

Kommunene er på sin side i gang med flere forsøksprosjekter i sosiale medier. Per i dag er 70 norske kommuner på Twitter, hvor de informerer sine innbyggere om ulike hendelser. Under fjorårets svineinfluensaepidemi ble for eksempel Twitter brukt til å informere om vaksineringslokasjoner, og – tider. I enkelte tilfeller ser vi også at Twitter erstatter kommunens servicetorg. Innbyggere henvender seg til Twitter i stedet for kommunens servic etorg eller e-post når de har enkle spørsmål. Siden alle kan lese hva som skrives kan en tenke seg at slike henvendelser i noen tilfeller har en oppdragende effekt på kommuner med slett service. Det er også mange kommuner som har egne sider på Facebook. Foreløpig er det lite dialog og innspill på Facebook, de fleste av disse sidene fungerer som en oppslagstavle, hvor både kommunen selv og innbyg gerne i kommunen legger ut informasjon om hva som skjer og hva man kan gjøre i kommunen. Mange kommuner har blitt gode på å utnytte ”den lange halen” og benytter seg av ulike sosiale medier for å nå ut til flere, og enkelte har opprettet egne ”betablogger”, etter modell av nrkbeta.no, for å prøve ut ny teknologi på nye måter.

I tillegg til at den enkelte kommune og det enkelte departement benytter seg av sosiale medier ser vi også stadig flere enkeltprosjekt i regi av ulike forvaltningsnivå. I Nord-Trøndelag fylkeskommune drives et prosjekt for å motivere ungdom til å delta i politikk og samfunnsdebatt. Mye av dialogen og informasjonsspredningen i dette prosjektet foregår gjennom sosiale medier som Facebook, nettopp for å nå ut til ungdommen i de kanalene ungdom er vant til å bruke. Norske bibliotek har for eksempel startet Facebooksiden ”gjenoppdag biblioteket” hvor de informerer om hva som skjer ved, og hva man kan gjøre i norske bibliotek. Lom kommune bruker sin Facebookside og Twitterkonto for å stimulere til å ”mobilisere næringsliv, organisasjonsliv og innbyggjarar til felles innsats for å gjere Lom til ein enda meir attraktiv stad å leve”. Slike prosjekter er spennende, og flere av dem når ut til en forholdsvis stor del av innbyggerne. Samtidig byr dette på utfordringer i forhold til å klare å holde oversikt over alt som foregår i sosiale medier. Det er tilnærmet umulig å fange opp alt, med mindre det opprettes et sentralt register hvor initiativtagerne rapporterer inn prosjektene sine.

Utfordringer ved lagring av innhold fra sosiale medier
Ved lagring av innhold fra sosiale medier møter en både juridiske, tekniske og sosiale utfordringer. Riksarkivet har utredet det juridiske aspektet, og kommer til følgende konklusjon:

"Hvis kommunikasjonen må anses å falle inn under offentlighetslovens begrep saksdokument for organet, skal den arkiveres under forutsetning av at den er gjenstand for saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon. Det er altså tilstrekkelig at det ene av de to kriteriene anses oppfylt. Dersom begge kriteriene må anses oppfylt, skal kommunikasjonen også journalføres.”

Problemet er at i sosiale medier er det ikke alltid klart hva som kan sies å være ”gjenstand for saksbehandling” eller hva som har ”verdi som dokumentasjon”. Er et kritisk innlegg om byggesakspolitikk på kommunens Facebookvegg relevant når forfatteren samtidig har en byggesak i systemet? Hva med en Twittermelding til UDI skrevet av en asylsøker som sliter med å få oppholdstillatelse? Og hva med alle de mange foraene som er halvoffisielle? Slike ting kan få betydning for den videre saksgangen, dersom det arkiveres og journalføres, noe som reiser et nytt spørsmål: Ville forfatteren av innlegget skrevet det dersom han var klar over at det ville få konsekvenser for saksbehand lingen? På internett har det lenge vært stilltiende aksept for kommunikasjonsformer som man aldri ville vurdert å benytte seg av i mer offisielle fora. Det kreves derfor at man tar høyde for også denne typen problemstillinger når man utreder hva som skal arkiveres.

De teknologiske utfordringene er heller ikke ubetyde lige. Mengden av data i sosiale medier er enormt stor, flyktig og ofte vanskelig både å finne og å sortere. Det er svært tidkrevende å gå gjennom flere kontoer på ulike sosiale medier for å avgjøre hva som skal arkiveres. Data i sosiale medier er heller ikke konstante. Innlegg dukker opp, redigeres, brukes av andre i nye former og så videre. Hvilken versjon er ”den rette” i en slik sammenheng? En annen utfordring er de ulike sosiale medienes avtale tekster. Facebook forbeholder seg retten til å benytte seg av alle data som legges inn, både tekst og bilder. Hvordan skal man håndtere dette i tilfeller der det er snakk om sensitiv informasjon? Enn så lenge er mange av disse spørs målene mest av teoretisk interesse. Det er svært få innlegg av typene som nevnes over. Det er likevel problem stillinger som det er viktig å tenke over, dersom veksten i sosiale medier fortsetter.

De sosiale og samfunnsmessige utfordringene kan deles i to. Enkelte aktører velger å ikke svare på henvendelser via sosiale medier, eller de henviser til offisielle kanaler. For det enkelte politiske parti eller kommune kan dette synes å være en fin måte å unngå arkiv- og journalpro blema tikken, men ved å gjøre dette går man på tvers av normene i mediet man benytter seg av. Sosiale mediers logikk er bygget på prinsippet om deling og kommu nikasjon. De som lykkes med sosiale medier er de som tar aktivt del i dialogen som foregår, og som ser seg selv som deltaker i et hierarkiløst nettverk av meninger.

Den andre samfunnsmessige utfor dringen gjelder bevaring av data for ettertiden. Det foregår svært mye i sosiale medier, og en god del av dette vil være viktige kilder når man i fremtiden skal beskrive Norge i 2010. De mange rosabloggene, skrevet av unge jenter, med tema unge jenter er opptatt av, er ett eksempel. Når den 14 år gamle bloggeren ”Voe” blir invitert til å forelese om nettjournalistikk for studentene på journalistutdanningen ser man at dette er et fenomen som har blitt så omfat tende at det er en viktig del av vår samtid, i alle fall for de mange unge jentene som leser slike blogger. Men hvordan skal man klare å velge ut hva som skal tas vare på, når datamengden øker for hver eneste dag, og mye av det som er tilgjengelig i dag kanskje er borte i morgen? Det er heller ikke alle slike fenomener som fanges opp i de tradisjonelle mediene, så dersom man ikke utvikler strategier for å følge med på hva som rører seg i ”den lange halen” risikerer man å etterlate seg et uriktig bilde av samfunnet til morgendagens historikere.

Konklusjon
Sosiale medier er en utfordring for arkivene, både i forhold til å finne ut hva som er arkiv verdig etter loven, og i forhold til arkivering av vår felles kulturarv. Dersom man lar den litt perifere aktiviteten ligge, risikerer man å gå glipp av verdifulle bidrag som ettertiden kan bruke for å forstå tiden vi lever i. Bloggsfæren er for eksempel viktig for svært mange i dag, og enkelte populære blogger kan ha lesertall på høyde med de meningsbærende avisene. Å ikke fange opp deler av dette for ettertiden vil bety at vi mister viktige kilder til å forstå vår samtid. På den annen side, om man går for bredt ut får man en uoverkommelig data mengde, hvor mye er av begrenset interesse for både samtid og ettertid. Det eneste som er sikkert er at det er behov for en utredning rundt disse spørs målene, slik at man kan opprette rutiner og retningslinjer for hva som er arkivverdig, og for hvordan man kan samle inn og arkivere dette på en måte som er overkommelig for både menneske og maskin.

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor

2010-10-25T15:41:00.019+02:00

Tore Somdal-Åmodt, Oslo byarkiv

Vi visste den kom. Vi visste når den kom. Tidspunktet for lansering og pressekonferanse ble distribuert via sms under årets kommunearkivkonferanse (KAI-konferanse) i Kristiansand. Mange av deltakerne på årets KAI-konferanse hadde kjent spenning og forventing dager i forveien. Den 8. september kl. 12 ble spenningen utløst.

Jeg fikk raskt en kopi i hånden, og begynte med en gang å se etter sammendraget – hvor er sammendraget? Alle som har lest lange offentlige dokumenter søker seg til sammendraget. Det finner jeg ikke, men alt det viktige står likevel på sidene 7 til 16. På de øvrige sidene finnes utdypninger og gjentakelser. Men noe mangler: Rapporten viser til intervjuer med inviterte enkeltpersoner og representanter for utvalgte institusjoner. Det pirrer nysjerrigheten for oss som kjenner materien og problemstillingene fra før. Hvor er intervjuene? Hvorfor er de ikke tatt med som en del av vedleggene?

Problemstillingene
Målet med undersøkelsen har vært å vurdere i hvilken grad Kulturdepartementet har ivaretatt sitt overordnede ansvar for å sikre at bevaringsverdig arkivmateriale i kommuner og fylkeskommuner blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. Undersøkelsen tar utgangspunkt i bestemte problemstillinger: I hvilken grad er det bevaringsverdige arkivmaterialet sikret og tilgjengelig, og hva er år saken til eventuelle arkivtap og manglende tilgjenge lighet. Og det spørres i hvilken grad Kulturdeparte mentets styring og oppfølging av arbeidet med sikring og tilgjengelighet er i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger.

Kritikken fra Riksrevisjonen retter seg mot følgende hovedpunkter:
• Manglende sikring av arkiv gir stor fare for tap
• Mye arkivmateriale er utilgjengelig for brukerne
• Mangelfull overordnet statlig styring og oppfølging av kommunal arkivsektor

Riksrevisor Jørgen Kosmo. (Foto: Riksrevisjonen/Ilja Hendel)

Svarene som rapporten gir er ingen lystig lesing for Kulturdepartementet. Rapporten er heller ikke spesielt lystig lesing for Riksarkivaren og Arkivverket, men den er heller ikke lystig lesing for kommuner og fylkeskommuner.

Noen sentrale punkter
Departementet har verken prioritert eller fulgt opp Arkivverkets arbeid, og Arkivverket har i liten grad ført tilsyn med kommunal sektor.

Hver tredje kommune og hver sjette fylkeskommune oppgir at de i liten grad har fysiske forutsetninger for å ta vare på sitt papirbaserte materiale. 40 prosent av kommunene og en tredjedel av fylkeskommunene oppgir at mangelfulle lokaler i stor grad kan føre til arkivtap og manglende tilgjengelighet. Det er 70 kommuner som fortsatt står utenfor et interkommunalt arkivsamarbeid (og som heller ikke har et byarkiv eller er knyttet til et fylkesarkiv), og som derved ”i liten grad er i stand til å oppfylle sitt lovpålagte bevaringsansvar”.

Og vi snakker fremdeles bare om papirarkiv. Innføring av elektroniske arkiv gir nye utfordringer.

Å gå over til elektronisk arkiv er en øvelse ingen kommune kan ta lett på. Å fjerne papiret som lagringsmedium krever – i tillegg til egnede systemer – en bevisst holdning til medier, formater og ikke minst: rutiner. Ikke tro noe annet. Og når det er på plass skal beholdningen av elektroniske arkiv bokstavelig talt pleies aktivt og jevnlig - hele veien inn i evigheten. Det er et arbeid som aldri kan ta slutt når det først har begynt. I motsatt fall viskes historien ut – vår historie.

Om lag 45 prosent av kommuner og fylkeskommuner vurderer at svakheten ved elektroniske lagringsmedier, formater og systemer kan føre til arkivtap og manglende tilgjengelighet. Betyr det at alt går på skinner i de øvrige 55 prosent av kommuner og fylkeskommuner? Neppe. Selv for de kommuner som har valgt et interkommunalt arkiv samarbeid gjenstår det å etablere fremtidsrettede, sikre og funksjonelle arkivdepot. Bare de største kommunene har en mulighet til å løse denne oppgaven på egen hånd sies det i rapporten. Men heller ikke de har dette på plass i dag.

Fagsystemer er kanskje den største utfordringen. Bruk av fagsystemer kan på kort sikt være en velsignelse for saksbehandler, men på lengre sikt en svøpe. Særlig hvis brukeren (kommunen) tror at systemet er noe annet enn det det (som oftest) er: en erstatning for skrivemaskinen – et hjelpesystem for det papirbaserte dagligarkiv. Det er et tankekors at ingen fagsystemer hittil har blitt godkjent av Riksarkivaren, slik at dokumentasjonen kan bevares, avleveres og sikres som elektronisk arkiv for fremtiden.

Jeg vil i den forbindelse vise til København kommune, som har innført den ordning at alle IT-systemer skal meldes inn til sitt eget byarkiv – København Stadsarkiv – før det tas i bruk. På denne måten sikrer kommunen seg at alle spørsmål om bevaring av saksdokumenter blir vurdert og kommunisert. Dette er ingen ny tanke for oss som arbeider i kommunale arkivinstitusjoner, men å få gehør for det har hittil vært vanskelig. Kanskje bør dette innføres som en pliktregel (via et tillegg i arkivloven) for alle kommuner og fylkeskommuner i Norge? En enkel forholdsregel som bare har positive konsekvenser for virksomheten, for kommunen og for borgeren. Som det står i Riksrevisjonens rapport:

”De kommunale og fylkeskommunale arkivene er viktige fordi de rommer dokumentasjon av vital betydning for borgerne, den enkelte kommune/fylkeskommune og for samfunnet som helhet. Dette henger sammen med at kommunene og fylkeskommunene har ansvar for svært mange av basis tjenestene samfunnet tilbyr […] Kommunal arkivsektor [...] inneholder dokumentasjon knyttet til alle livsfaser, fra fødsel via oppvekst og voksenliv til alderdom og død”.

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektorm (Dokument 3:13, 2009-2010). Hele rapporten fra Riksrevisjonen kan leses her: http://www.riksrevisjonen.no/Rapporter/Sider/arkiv.aspx

Mye arkivmateriale er utilgjengelig
Arkiv skal brukes og gjøres tilgjengelig. Undersøkelsen slår fast at kommunal sektor har et betydelig etterslep i ordning og katalogisering av avlevert materiale. Dette er ikke ukjent for oss som arbeider i en arkivinstitusjon. Ofte har det vært nødvendig å ta i mot uordnet materiale, særlig i forbindelse med omorganiseringer i kommunen og nedleggelse av kommunale virksomheter. Når det uordnede materialet først er kommet i hus, vil senere ordning av det konkurrere med daglig drift og de løpende oppgaver som utfordrer ressurssituasjonen. Enkelte arkivinstitusjoner har likevel valgt planmessig å avsette tid til denne viktige oppgaven.

Mer overrasket blir jeg over påstanden om at en så stor andel som 15 av 23 kommunale arkivinstitusjoner ikke har tilrettelagt for publikumstjenester, og 6 av 23 institusjoner heller ikke har tilrettelagte publikumsarealer.

Kompetanse er et nøkkelord. Arkivdanning er tema
80 prosent av kommunene oppgir at saksbehandlere har et stort eller svært stort behov for bedre kunnskap om kommunens arkivrutiner. Det er disse (og vi) som i dag skaper kildene som morgendagens brukere skal gjøre seg kjent med innholdet av. Opprettholdelse av demokratiske prinsipper og forsvar for rettsikkerheten til enkeltindividet er honnørord som brukes for å styrke berettigelsen av innsats på dette området. Det er viktig og riktig når vi ser arkiv i rettsstatens lys. Men enkelte ganger behøver man kanskje ikke benytte så store ord. Gode arkivdanningsrutiner er ganske enkelt nyttig! Det sørger for at bevaringsverdig dokumentasjon kan gjenfinnes, når det - over tid - er behov for å hente de frem. De fleste av arkivenes brukere er ennå ikke født.

Manglende styring og oppfølging av kommunal sektor
Rapporten er skarp i sin kritikk. Departementets styring og oppfølging av Arkivverkets arbeid har vært utilstrekkelig. Manglende oppfølging av mål, prioriteringer og ressursbehov er hovedregelen. Det har likevel ikke alltid vært slik. Personlig husker jeg tidligere kulturminister Valgerd Svarstad Haugland, en minister som valgte å ha fokus mot Arkivverket. Hennes tale ved åpning av Arkivmøtet i Trondheim for noen år tilbake traff oss i hjertet. Hun hadde selvfølgelig ikke skrevet talen selv, men hun leste den som om hun personlig hadde ført pennen.

Manglende styring gir uheldige ringvirkninger. Når overordnet ikke styrer, fører det til at underordnede heller ikke følger opp.

Er da alt håp ute?
Mye har skjedd de siste 25 årene. Et miljø av kommunale, fylkeskommunale og interkommunale arkivinstitusjoner har vokst frem. Dette er institusjoner som har løftet arkivarbeidet i kommunal og fylkeskommunal sektor. Kommuner og fylkeskommuner har blitt mer oppmerksomme både på utfordringer og fordeler som god arkivforvaltning gir. Det er blitt noen år siden jeg besøkte kjelleren i en katolsk kirke for å kontrollere det fylkeskommunale bortsettingsarkivet, og fant det i relativt kummerlig uorden. Jeg husker fortsatt søppelsekkene fulle av bevaringsverdige arkivdokumenter.

Tre arkivforeninger har i samme periode satt arkiv og arkivarbeid i fokus: Norsk Arkivråd, Landslaget for lokalog privatarkiv og det tidligere iherdige Kommunalt arkivfaglig forum. Konferanser og faglige fora har blomstret. Kompetansen har økt og vi har fått en arkivlov med tilhørende forskrifter.

Engasjementet i det kommunale og fylkeskommunale arkivmiljøet er stort og økende. Det årlige kommunearkivseminaret (KAI) er et tegn på det. Oslo byarkiv vil i dag ikke kunne ha det arrangementet i egne lokaler, slik vi hadde det 10 år tilbake.

Arkivutredning
Samarbeid er et nøkkelord og mange forsøker å utnytte det potensialet et felles ståsted og utfordringer gir. Flere samarbeidsprosjekter er allerede satt i gang. Kommunearkivinstitusjonenens Digitale RessursSenter er kanskje det mest offensive og økonomisk forpliktende pr. i dag. Her har fire interkommunale arkivinstitusjoner gått sammen om å finansiere en enhet som skal bistå medlemmer med håndtering av elektroniske og digitaliserte arkiv gjennom rådgivning og utvikling av løsninger. En overordnet nasjonal strategi er likevel ønsket. ”Samtlige sentrale aktører har over lang tid understreket behovet for å utvikle en helhetlig og tidsmessig nasjonal strategi for å møte de utfordringer som arkivsektoren står overfor i et moderne samfunn”, slås tydelig fast i rapporten.

En arkivutredning er det vi nå venter på. Tanken er ikke ny. Men nå tror jeg den kommer. Det sies ganske klart egentlig, i brev fra Kulturdepartementet den 13. august 2010: ”Departementet vil fremskynde arbeidet med å utarbeide en helhetlig plan for arkivsektoren. ABM-utvikling og Arkivverket vil bli trukket inn i dette arbeidet”. Om det er ønskelig er jeg sikker på at kommunale aktører, representert ved Landslaget for lokal- og privatarkiv aktivt vil bidra i dette arbeidet.

Hele rapporten fra Riksrevisjonen kan leses her:
http://www.riksrevisjonen.no/Rapporter/Sider/arkiv.aspx

Nødvendig modernisering for en digital hverdag - Nittedal kommune med ny IT-løsning for sak/arkiv

2010-10-25T14:11:00.002+02:00

Robert Herland, for Software Innovation.

Med ny IT-løsning skal Nittedal kommune oppnå høyere effektivitet i saksbehandlingen og mer fleksibel samhandling i prosjekter. Helt nødvendig for å møte kravene som stilles til en moderne kommunal forvalting, mener de.

Mange kommuner sliter med gamle arkiv- og saksbehandlingsløsninger som ikke klarer å hamle opp med utfordringene innen kommunal saksbehandling og informasjonshåndtering. Kravene til effektivisering og servicenivå overfor innbyggerne har vokst enormt på kort tid. Saksdokumenter og annen informasjon kommer i stadig større grad elektronisk, og papirbaserte arkiv er på vei til makuleringsmaskinen. Saksbehandlernes og arkivarenes arbeidsdag er dermed i total forandring.

– Vi er nødt til å jobbe på en helt annen måte enn før. Og da trenger vi moderne teknologiske løsninger. Derfor er vi i Nittedal kommune nå i full gang med implementeringen av en ny løsning for elektronisksaks behandling og arkiv, sier arkivleder Hilde Brostigen.

- Vi er nødt til å jobbe på en helt annen måte enn før, og da trenger vi moderne teknologiske løsninger, sier Hilde Brostigen, arkivleder i Nittedal kommune. (Foto: Vegard Venli, Varingen)

Sikker lagring og enkel gjenfinning
– Ett av problemene med den eksisterende løsningen vår er at den ikke er integrert med e-postsystemet, fortellerhun. – For å arkivere en e-post må saksbehandleren sende den til postmottak, som manuelt må arkivere den på riktig sak. Prosessen tar lang tid og mulighetene for feil er mange. Vi regner med at vi mister mye e-post på grunn av dette, og enhver tapt e-post er et potensielt tap av viktig saksinformasjon. Sikker lagring og enkel gjenfinning av informasjon er helt nødvendig for å oppnå nødvendig effektivitet og kvalitet i saksbehandlingen.

Kan jobbe fra kjente grensesnitt
– Når vi en gang på nyåret kan ta i bruk det nye systemet vil saksbehandlerne kunne arkivere informasjon direkte fra kjente arbeidsverktøy som Outlook og Office. Sakene vil ligge som mapper i Outlook, slik at e-poster kan dras direkte fra innboksen og inn på saken den tilhører. Det blir ingen ekstra pålogging og ingen nye grensesnitt å lære seg.

– Vi vil også vurdere å integrere løsningen med ulike fagsystemer, men dette vil bli i neste fase av prosjektet.

Trenger effektiv samhandling i prosjekter

– Vårt eksisterende system tilfredsstiller heller ikke dagens krav til samhandling i prosjekter, fortsetter Brostigen. – Det er blant annet ikke mulig å dele dokumenter internt. Dette blir et stadig større problem da arbeidsoppgavene i kommuner blir mer og mer prosjektbasert. Vi har en lang rekke prosjekter gående hele tiden, og det er viktig at vi kan gjennomføre dem så effektivt som mulig. Enkel deling av dokumenter i digitale prosjektrom – på tvers av enheter i organisasjonen – er en absolutt nødvendighet.

– Mange prosjekter går over lang tid, kanskje flere år, og det er naturlig at noen medarbeidere slutter og nye kommer med i prosjektet. Da er det viktig at en ny prosjektdeltaker raskt får oversikt over nødvendige dokumenter og kommunikasjon, slik at ikke kvaliteten og fremdriften i prosjektet reduseres.

Muligheter og utfordringer med Noark 5

Nittedal kommune valgte 360° fra Software Innovation, en løsning bygget på SharePoint 2010 og Office 2010. Men før avgjørelsen ble det gjennomført en lang og grundig anskaffelsesprosess med en del nye utfordringer, kan Brostigen fortelle. – Riksarkivet krever at alle nye dokument- og saksbehandlingssystemer tilfredsstiller NOARK 5-standarden. Dette gir helt andre utfordringer enn NOARK 4. Mens NOARK 4 har svært konkrete krav gir NOARK 5 mye større frihet og valgmuligheter. Dette er positivt, men samtidig blir det en mye større utfordring å utarbeide en kravspesifikasjon. Vi valgte derfor å leie inn en konsulent for å hjelpe oss med å lage den.

Kartla behovene i hele kommunen
– Sammen med konsulenten foretok vi en kartlegging av hele Nittedal kommune. Vi organiserte møter med samtlige enheter; skoler, administrasjon, økonomi, teknisk, eiendom etc. Vi stilte dem spørsmål som; hva arkiverer du, hvordan arbeider du i dag og er dette optimale arbeidsmåter, hvordan bruker du saksbehandlingssystemet, hva er bra med systemet og hva savner du, hvilke datasystemer/fagsystemer bruker du i dag, er det viktig for deg at saksbehandlingssystemet er integrert med fag systemene, hvem sender du store og/eller mange saksdokumenter til, og kan vi effektivisere dokumentflyt?

Kommunen brukte et halvt år på dette kart leggingsarbeidet, som til slutt resulterte i en kravspesifikasjon. Etter to høringsrunder med påfølgende justeringer, ble den lagt ut på anbud på DOFFIN og TED, databaser der offentlige innkjøp over en viss størrelse skal publiseres.

Ser frem til gevinstene
– Det var en krevende prosess, og vi har fortsatt mye arbeid igjen med implementeringen av systemet, sier Brostigen. – Men dette er en helt nødvendig modernisering vi ikke kan vente med. Nå gleder vi oss til å ta systemet i bruk, og begynne å høste gevinstene!

Rett i mappa

2010-04-15T12:07:00.004+02:00

Øystein Windingstad, Oppland fylkeskommune, og Harriet Marie Terjesen, Vestfold fylkeskommune.

Mange dokumenter som produseres på skoler blir ikke journalført. ”Rett i mappa” arbeider med å automatisere journalføringen av opplysninger fra ulike skoleadministrative systemer til arkivsystemet. Prosjektet er per dags dato et integrasjonsprosjekt mellom tre ulike fagsystemer og sak-/arkivsystemet 360⁰.

Det produseres årlig flere titalls tusen elevrelaterte dokumenter på de videregående skolene i hver enkelt fylkeskommune. Disse dokumentene er arkivverdige og blir i beste fall håndtert manuelt. Denne prosessen tar 6 -10 minutter per dokument. Men i verste fall blir disse dokumentene ikke journalført i henhold til regelverket, og er dermed enten tapt for skole og elev/ foresatte eller befinner seg i et fagsystem uten funksjonalitet for langtidslagring.

Målet for prosjektet er automatisk å sikre og journalføre alle arkivverdige elevdokumenter produsert i skole fagsystemene samt tilgjengeliggjøre disse sikkert for elev/foresatte elektronisk via eDialog og/eller MinSide. Det er et mål å oppnå bedre kvalitet og service samtidig som dokumentasjonen blir håndtert i henhold til Riksarkivarens krav.

Et samarbeidsprosjekt med seks fylkeskommuner
Prosjektet ”Rett i mappa” er i dag et samarbeidsprosjekt mellom fylkeskommunene Finnmark, Nord-Trøndelag, Sør-Trøndelag, Oppland, Vestfold og Vest-Agder. Samarbeidsfylkenes deltakelse er hjemlet i vedtak i de respektive fylkeskommuners administrative ledelse. Samarbeidet er nedfelt i egen avtale som ble underskrevet av de 6 samarbeidsfylkene i mai 2009. Denne avtalen omfatter mer enn prosjektet ”Rett i mappa”, da samarbeidets hensikt er å utvikle en fylkeskommunal bransjeløsing for sak-/arkivsystemet og Beste praksis innen integrasjoner mellom fagsystemer for skole og sak-/arkivløsninger.

Alle de seks samarbeidsfylkene er gjensidig forpliktet i avtaleform med hensyn til målsetting, organisering, innsats/ressurser, økonomi og i forhold til å ta i bruk den fylkeskommunale bransjeløsningen. ”Rett i mappa” er som nevnt over et av mange delprosjekter i dette fylkeskommunale samarbeidet. Et samarbeid som er døpt FOT; Fylkeskommunal Optimal Tilpasning. To viktige stikkord for å karakterisere dette samarbeidet er at det er stimulerende og inspirerende. Dessuten gir det mulighet for arbeidsdeling og tilgang på flere ressurser og ressurspersoner, enn den enkelte fylkeskommune hadde maktet alene. Det å arbeide innovativt er en tydelig uttalt forventning også fra de fylkeskommunale lederne. I tillegg har vi sterke fagmiljøer som ønsker å forholde seg til lover og regler. Fylkeskommunenes IKT-avdelinger tenker også strategisk og ønsker å legge til rett for automatiserte arbeidsprosesser og dokumentflyt. Med andre ord er den interne forankringen tverrfaglig. Det er dessuten en drivkraft å se at idéer/muligheter kan realiseres i et miljø hvor mange faggrupper har eierskap.

Samarbeidet har altså stor nytteverdi på flere områder, blant annet ved at fylkeskommunene inngår i et nettverk hvor hovedfokus er utvikling, erfaringsutveksling, samhandling på tvers av fylkeskommuner/kommuner/stat, kompetansedeling samt å opparbeideøkt kunnskap om nye muligheter og effektive arbeidsformer. Tidligere har fylkeskommunene utviklet hver sin kostbare tilpasning. Dette samarbeidet sørger altså for en kostnadseffektiv bruk av offentlige ressur ser ved å spesifisere og utvikle felles standardløsninger.

Tydelige føringer fra Riksarkivaren og Kommunenes sentralforbund (KS)
Utfordringen med at elevdokumentasjon ligger i skoleadministrative fagsystemer som ikke er godkjent som elektronisk system, tar Riksarkivet opp i et brev datert 23. mars 2007. I sitatet nedenfor anvendes forkortelsen LMS, som betyr Learning Management System.

”Et LMS dokumenterer vurdering av studentene/ elevene og studentenes/elevenes arbeidsinnsats, progresjon, kunnskaper og læring. LMS-et dokumenterer også kommentarer og tilbakemeldninger som kommer fra læreren, noe som betyr at LMS-et dokumenterer at læreren utfører oppgaven sin og at studentene/elevene får den oppfølgingen de trenger. Denne dokumentasjonen er det viktig å ta vare på i en konsistent og sikker form over tid av hensyn til rettsikkerhet både for parter og for læringsstedet. I tillegg har Riksarkivaren fattet bevaringsvedtak for universitetssektoren for en del av den dokumentasjonen som inngår i et LMS (jf vedlagte vedtaksbrev). Tilsvarende vedtak vil etter hvert bli fattet for høgskolesektoren, videregående skole og grunnskole.

Det er med andre ord påkrevet at en del av dokumenta sjonen håndteres på en forskriftsmessig måte, dvs. at dokumenter tilknyttes tilstrekkelige metadata til at dokumentets autentisitet kan opprettholdes over tid og at selve dokumentet arkiveres på en slik måte at det er gjennfinnbart med opprettholdt integritet.”

Riksarkivaren er her tydelig på at elevdokumentasjon må forskriftsmessig behandles så dens autentisitet og gjenfinnbarhet opprettholdes over tid. Dette er videre i tråd med føringene fra KS i dokumentet ”eKommune 2012”, hvor sitatet under er hentet fra kapittel 14 om integrasjon av IKT-systemer:

“MÅL
I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha tatt i bruk IKT-løsninger som sikrer sømløs overføring av data mellom portaler, databaser, sak/arkivsystemer og fagsystemer for ett eller flere av de viktigste tjeneste områdene.”

Med slike føringer i offisielle dokumenter kan en imidlertid stille spørsmålene: Hvorfor er dette et utviklingsarbeid som offentlige organer presser frem? Hvorfor er det ikke en produktutvikling som softwarehusene selv har tatt initiativ til?

Stort potensial for effektivisering
I dag er praksis ineffektiv og tilfeldig. Dessuten varierer dokumentfangsten veldig fra skole til skole. I tillegg til sikker dokumentasjon av de mange enkeltvedtak eller annet, vil prosjektet resultere i store økonomiske gevinster.

I forprosjektet til ”Rett i mappa” ble det beregnet at hver fylkeskommune etter tre år kan spare 3,5 millioner kroner og deretter ca. 1,8 millioner per år. Av dette beløpet er mer enn 1,2 millioner direkte knyttet til at skolene får forenklede arbeidsprosesser, sammenlignet med manuell journalføring. Dette regnestykket forutsetter fullelektronisk sak-/arkivsystem, så estimatet tar ikke med tidsforbruket som går med til arkivlegging.

Estimatene ovenfor er besparelser (gevinst/nytteverdi) ved å effektivisere og automatisere arbeidsprosessene for områdene; dokumentasjon vedrørende inntak og fagopplæring samt karakterer/kompetansebevis, varsler og utviklingsplaner.

Bedre verktøy, mer effektive rutiner og enklere administrasjon kan også bidra til mer motiverte medarbeidere. Ved å forbedre rutinene forbedres også servicen som ytes til innbyggere og elever.

Forskning og utvikling, hvor det er viktig å jobbe i takt
”Rett i mappa” er imidlertid mer et forsknings- og utviklingsprosjekt enn et arbeid bestående av programmering og utarbeidelse av rutinebeskrivelser. Det har derfor tatt lengre tid enn planlagt å komme i test samt sette integrasjonene i produksjon.

Flere kommuner og fylkeskommuner ønsker nå Rett i Mappa-funksjonalitet på sine nye løsninger. Prosjektet er med på å etablere forståelse for og krav til slik integrasjon hos offentlige og kommunale brukere.

De største utfordringene i prosjektet har så langt vært å få alle parter - seks fylkeskommuner og tre fagsystemleverandører samt en ekstern samarbeidspartner - til å sette av nok ressurser og jobbe i takt. Andre pågående prosjekter og ressurstilgang påvirker innsatsen i slike utviklingsprosjekter, samtidig som inntekts givende oppgaver gjerne prioriteres først.

Det er en utfordring at tre sentrale parter er kommersielle og prioriterer noe annerledes enn de offentlige.

Det har også krevd mye tid og fokus fra oss som kunder for å få leverandørene til å forstå og akseptere utfordringen, for dernest å gjøre noe med det. Det er et arbeid i mange steg fra spesifisering av løsningen, selve utviklingsarbeidet, så testing før endelig implementering. Det er også et utviklings arbeid med mange dimensjoner, fra å få de forskjellige leverandørene til å snakke og jobbe sammen, til å utvikle nye arbeidsprosesser for skoleinntak, fagopplæring, skoleadministrasjon, utsteding av kompetansebevis og utsendelse av varsler og gruppe- og individuelle opplæringsplaner. Utfordringene er ikke endelig løst, men vi er godt på vei til å finne løsninger på utfordringene.

Forum Sak fra SIP til DIP

2010-04-15T11:50:00.001+02:00

Sigve Espeland, IKA Rogaland.

Bevaringsprosjektet rettet mot det gamle og avsluttede sak/arkivsystemet Forum Sak som Sola kommune brukte i perioden 1993 – 2000 var en krevende sak. Det er prosessene omkring dette bevaringsarbeidet vi skal fortelle om her.

Forum Sak i Sola kommune
Forum Sak var Sola kommune sitt første saksbehandlingssystem, eller sak/arkivsystem som vi kaller det i dag. Systemet ble levert av et selskap som den gang i 1993 het Alliance Informasjonssystemer AS. Systemet ble brukt til saksbehandling, arkiv og utvalgsbehandling i kommunen fra mars 1993 og fram til mai 2000 da kommunen tok i bruk det KOARK/NOARK-3 baserte sak/arkivsystemet Kontor2000. Forum Sak var et relativt utbredt sak/arkivsystem i kommunal sektor før NOARK-3/KOARK-baserte systemer slo igjennom.

Da Sola kommune tok i bruk Kontor2000 valgte de å la være å konvertere dataene fra Forum Sak inn i Kontor2000 som en historisk database for oppslag der. De valgte å beholde Forum Sak i sin opprinnelige form i sitt opprinnelige miljø. I nesten 10 år etter dette surret og gikk derfor den gamle serveren og ble stadig eldre, og ble kun brukt til oppslag av sentralarkivet.

Mislykkede forsøk på bevaring – får vi lov til å slette det?
De siste årene har det vært en økende fokusering på bevaring av eArkiv. Interkommunalt Arkiv i Rogaland (IKAR) har på lik linje med sine søsterorganisasjoner rundt om i landet fokusert på denne utfordringen overfor kommunene. Arkivleder i Sola kommune til 2009, Astrid Askø, var klar over denne utviklingen og forsto at kommunen i samarbeid med IKAR måtte få til en bevaring av Forum Sak før den gamle serveren brøt sammen. Vi forsøkte derfor å finne mest mulig ut om Forum Sak og den Informix-platt formen som systemet lå på i Sola kommune. I denne pro sessen forsøkte vi også å gjøre et uttrekk med verktøyet Pervasive Dataintegrator Pro, noe som vi ikke lyktes med fordi vi ikke klarte å koble uttrekksverktøyet opp mot den gamle Informix-databasen.

Da bevaringsverktøyet DEX ble markedsført av Sysco AS i 2008 kom Sola kommune og IKAR i en dialog med Sysco som endte med at vi fikk lov å teste DEX på Forum Sak før Sola kommune kjøpte en eventuell lisens. Også dette forsøket på å produsere et bevaringsuttrekk av Forum Sak mislykkes i første omgang, og grunnen var følgende: I proprietær form ble Forum Sak kjørt på en Informix 4-plattform i Sola kommune, og kommunen hadde ikke brydd seg med å oppgradere Informix-miljøet sitt etter at de tok i bruk Kontor2000. Vi fant relativt raskt ut at DEX manglet en JDBCdriver som fungerte opp mot Informix 4-teknologi. Vi fant også ut at slike JDBC-drivere ikke eksisterer for så gammel Informix-teknologi. I tillegg fant IKT-avdelingen i Sola kommune ut at hvis de skulle bevare systemet og produsere uttrekk fra det, måtte de oppgradere databaseplattformen sju ganger fra Informix 4 til Informix 11. Dette ville bli svært kostnadskrevende, og vi hadde ingen garanti for at dataene ville overleve en så omfattende oppgradering. IKAR informerte samtidig om at systemet må bevares selv om kommunen har et godt papirarkiv for denne perioden skapt i interaksjon med Forum Sak. Dette er en naturlig konsekvens av § 3-20e i arkivforskrifta. De fikk samtidig vite at hvis de ville forsøke å slette systemet måtte de søke Riksarkivaren om dette. IKAR informerte samtidig om at de trolig ville få avslag på en slik søknad, men at de godt kunne forsøke. De søkte Riksarkivaren om å få lov til å slette systemet med begrunnelse om at det ville bli for dyrt å bevare systemet, og at kommunen har et godt papirarkiv for denne perioden. Sola kommune fikk avslag på søknaden.

En litt uformell samtale - et alternativt løp tar form
Ganske tidlig i den prosessen som er skissert ovenfor hadde rådgiver fra IKAR og driftpersonale i IKT-avdelingen i Sola kommune en uformell samtale over en kaffekopp hvor vi diskuterte hva vi kunne gjøre hvis alle forsøk på å produsere avleveringsuttrekk til kommunalt arkivdepot fra originaldatabasen strandet, og kommunen fikk avslag på søknaden sin til Riksarkivet. IKAR informerte i denne sammenheng om at hvis kommunen klarte å produsere et dump av data fra Informix 4-basen som flate filer og deretter importere disse inn i for eksempel en MySQL-database sammen med koblinger til tilhørende fulltekstdokument, så kunne vi deretter kjøre avleveringsuttrek ket til arkivdepot fra denne teknologien. Dette var en alternativ løsning, den er ikke helt optimal ut fra et provenienssyns punkt, men en løsning som IKAR kan produsere et arkivuttrekk fra for Sola kommune. Da Sola kommune fikk avslag på søknaden sin fra Riksarkivet ble denne siste løsningen valgt.

Fra Informix via datalab til SIP – et OAIS-løp starter
Migreringen av databasen fra de flate filene som ble dumpet ut av Informix og over til MySQL ble gjort av en ekstern konsulent, Roy Olsen i ErgoGroup Vest AS, ved hjelp av en datalab. ErgoGroup leverte deretter MySQL-kopien av Forum Sak direkte til IKAR. Nå kunne vi ved IKAR starte arbeidet med å produsere et avleveringsuttrekk for Sola kommune, en såkalt SIP.

Sola kommune er en av IKAR sine 23 eierkommuner i Rogaland. I tillegg til at IKAR er Sola kommune sin faginstans på arkiv, ivaretar IKAR også arkivdepotfunksjonen for kommunen med hjemmel i arkivforskriften §5-1 for eldre og avslutta arkiv både på papir og på digitale formater. I IKAR sitt arbeid med å bevare eldre og avsluttet digitalt arkivmateriale står følgende dokument sentralt: «Metodebeskrivelse for håndtering av
digitalt arkivmateriale i kommunal sektor». Denne metodebeskrivelsen ble ferdigstilt i en rapport av det såkalte «eArkivsamarbeidet i kommunal sektor» i 2007. I dette prosjektet var blant annet IKAR representert. Sentralt i denne metodebeskrivelsen står den såkalte OAIS-modellen (ISO 14721: 2002 Reference Model for an Open Archival Information System). Dette er en ISO-standard, en arbeidsmodell, for bevaring av eArkiv. Sentralt i OAIS-modellen står forkortelsene SIP (Software Information Package), AIP (Archival Information Package) og DIP (Data Information Package) hvor en SIP er det datauttrekket en arkivskaper avleverer til en arkivdepotinstitusjon, en AIP er den gjennomgåtte og godkjente versjonen av avleveringen som arkivdepotinstitusjonen vedlikeholder over tid. En DIP er tilrettelagte kopier av data basert på en AIP i forbindelse med en innsynforespørsel rettet til en arkivdepotinstitusjon, altså arkivformidling.

Før vi ved IKAR startet produksjon av en SIP på bakgrunn av den MySQL-kopien av Forum Sak som vi hadde fått, foretok vi en del testing av MySQL-databasen i følgende program XAMPP, DEX og Pervasive Dataintegrator Pro. Vi fant feil i 6 av 62 tabeller hvorav feilene i 5 av tabellene var relativt enkle å rette opp. Disse 5 feiltypene var knyttet til datoformat i en del felt i disse tabellene, det vil si tabellene inneholdt datofelt som var fylt ut med 00.00.000 i stedet for NULL slik MySQL krever for tomme felt. Dette ble rettet opp med relativt enkle UPDATE-kommandoer i SQL.

Når det gjaldt tilhørende fulltekstdokument var problemet større. Etter mye prøving og feiling fant vi ut at i tilknytning til de ca. 47.000 fulltekstdokumentene som inngikk i Forum Sak i Sola kommune knyttet det seg et sammensatt problem som måtte løses for at vi skulle klare å produsere et bevaringsuttrekk hvor vi også fikk bevart fulltekstdokumentene. Disse dokumentene var opprinnelig produsert i tekstbehandleren Word Perfect 5.0 og skulle ha hatt et filnavn/filnummer og fil-ekstensjonen WPD (*.wpd), både i databasen og i den fysiske mappen hvor fulltekstdokumentene lå, for at DEX skulle kunne gjen kjenne dem og konvertere dem til PDF/A. Slik var det ikke. Både i databasen og i mappen hvor dokumentene lå hadde dokumentene et navn/filnummer og en ekstensjon A (*.A).

I tillegg fant vi ut at koblingen mellom database og fulltekst dokument var sammensatt og lå i tre felt i en tabell
som heter spi_poin. Koblingen lå skjult i to av disse feltene og var vanskelig å finne, mens i et av feltene var koblingen intuitiv, logisk og lett å finne. Disse utfordringen betydde at vi måtte gjøre følgende:

• Vi måtte endre ekstensjon på ca. 47.000 fulltekst dokumenter fra *.a til *.wpd. Dette ble gjort ved hjelp av en smart og enkel rename-kommando i DOS.

• For å oppdatere tabellen spi_poin hvor koblingene mot fulltekstdokumentene lå måtte vi igjen i dialog med ErgoGroup og Roy Olsen. Han skrev så to relativt sammensatte SQL-kommandoer som oppdaterte tabellen spi_poin slik at DEX med tilhørende PDFkonverter (Open Office) kunne finne, gjenkjenne og konvertert fulltekst dokumentene til PDF/A og samtidig koble de konverterte fulltekstdokumentene opp mot tilhørende XML-file i databaseuttrekket.

Det tok ca. en uke med prøving, feiling og søking for å avdekke og løse disse problemene.

SIP hos IKAR
Nå kunne vi endelig starte produksjonen av en SIP fra Forum Sak, da kom neste lærdom, og den er litt komisk. Et eArkiv i form av en database med tilhørende fulltekstdokument som har vært brukt til saksbehandling i en kommune over flere år er ofte relativt stor, og den blir bort i mot fire ganger så stor når man bruker DEX til å produsere en SIP. Noen tabeller kan være svært store og det tar tid å få en kopi ut av databasen til XML-format, men det er spesielt konverteringen av tilhørende fulltekstdokument som tar tid. Det er derfor ikke lurt å starte et slikt uttrekk kl. 14.45 en fredag ettermiddag slik vi gjorde. Du ødelegger lett litt av helga da. I andre sammenhenger har vi ved IKA Rogaland også erfart at det er lurt å starte et uttrekk tidlig om morgenen, da har du en mulighet for å bli ferdig før arbeidsdagens slutt. Men i tilfellet Forum Sak for Sola kommune, som var et vanskelig kasus, var det vanskelig å la vær å starte uttrekket når vi skimtet suksess like om hjørnet. I forbindelse med produksjon av en SIP er det verd å merke seg at et uttrekk fra et stort system fort kan gå i over 12 timer. Dette har vi for eksempel erfart i forbindelse med at vi gjorde et uttrekk fra fagsystemet Profil i Karmøy kommune. I tilfeller som dette er det viktig at det også planlegges i forhold til nattlige operasjoner som kjøres på den serveren uttrekket gjøres fra. Men vi lykkes altså med uttrekket fra Forum Sak til Sola kommune selv om vi ødela den første kvelden av ei helg. I fila INFO.TXT logget DEX følgende tekniske data om uttrekket:

Overordnet informasjon om arkivskaper og arkivversjonArkivId: 1124_2
ArkivNavn: Sola kommune
SystemId: 1124_2
Systemnavn: Forum Sak
Startdato for utrekk (yyyy.mm.dd): 1993.03.03
Sluttdato for utrekk:(yyyy.mm.dd): 2000.05.05
Utført av: SIES
Utført dato/klokkeslett: 2009.10.02 02:45:37
Ferdig dato/klokkeslett: 2009.10.02 06:13:51
Tidsforbruk: 3 timer 28 min. 14 sek.
Antall tabeller lest: 62
Antall rader lest: 219549
Antall eksterne dokumenter: 47186
Antall lese/konverteringsfeil: 4

Produksjon av AIP - godkjenningDa SIP-en var i boks startet en prosess som er en av primær oppgavene til en arkivdepotinstitusjon i forbindelse med bevaring av eldre og avsluttet eArkiv. Nemlig det å gjøre en SIP om til en AIP, «Archival Information Package», det er i form av slike pakker at et eldre og avsluttet eArkiv langtidsoppbevares og vedlikeholdes i en offentlig arkivinstitusjon. Ved IKAR vil dette på det nåværende tidspunkt i den faglige og tekniske utviklingen knyttet til eArkiv si:

• Å gå igjennom avleveringen og sjekke at den tilfreds stiller de (juridiske) kravene som stilles til en avlevering. Mye av denne befaringen gjør vi ved IKAR i dag ved hjelp av programmet Altova XMLSpy. Samtidig har vi også laget en sjekkliste som vi bruker i dette arbeidet. Denne sjekklisten danner et viktig grunnlag for det godkjen nings brevet som sendes arkiveier/kommunen etter fullført gjennomgang og testing.

• Vi sjekker at påkrevd systemdokumentasjon følger avlever ingen/deponeringen hvis slik er tatt vare på i kommunen eller i det hele tatt eksisterer. Hvis arkivskaper ikke har systemdokumentasjon forsøker IKAR å skaffe slik via sitt faglige nettverk ved andre kommunale arkivinstitusjoner (KAI).

• Vi lager også fila INNHOLD.TXT hvis denne ikke følger av leveringen. (DEX lager ikke denne filen.)

• Vi foretar også en del testing av XML-filene som inne holder tabelldata. Blant annet importerer vi XML-filer fra databaseuttrekket til en database på en proprietær databaseplattform. Ved IKA Rogaland gjør vi i dag mye slik importering mot MySQL.

Etter en gjennomgang og testing som skissert i punktene ovenfor sendte vi godkjenningsbrev til Sola kommune den 13. november 2009 (IKAR sak/arkivreferanse: 09/164 – 18).

Sola kommune ønsker en DIP
Etter at Sola kommune hadde mottatt godkjenningsbrevet ble det fra arkivtjenesten i kommunen ytret ønsket om å få tilbake fra IKAR en kopi av dataene som ble reddet ut fra Informixmiljøet for oppslag i ennå noen år. Arkivleder i kommunen oppfattet tross alt ikke Forum Sak som et særlig gammelt system. Dette åpnet en mulighet for for midling for IKAR. Vi kunne lage en DIP for Sola kommune som arkivtjenesten kunne bruke på en lokal pc eller sette opp på kommunens intranett for oppslag. IKAR foreslo for Sola kommune å sette dette opp på kommunens forslag til arbeidsplan for IKAR for 2010. Som sagt så gjort. I februar 2010 laget IKAR en DIP (Data Information Package) for Sola kommune hvor vi gjorde følgende:

• Reimporterte de 4 XML-filene inn i en MySQL database ved hjelp av Altova XMLSpy og kontrollerte feltformatene i henhold til filen METADATA.XML i avleveringen.

• Deretter brukte vi programmet PHP-Runner til å designe oppslagsdatabasen bestående av nevnte MySQL-database og PHP-filer som kan kjøre i alle nettlesere vi kjenner til.

• Denne oppslagsdatabasen ble presentert for arkivtjenesten og IKT-avdelingen i Sola kommune den 2. mars 2010. De likte det de så og vil sette denne DIP-en opp på en virtuell server på kommunen sitt intranett i løpet av våren 2010.

Slik endte historien om Forum Sak i Sola kommune.

Hva har vi lært?
Når elektronisk arkivmateriale som skal bevares ligger på en gammel proprietær teknologisk plattform som tiden er i ferd med å løpe fra, kan utfordringene for å få til en vellykket bevaring være krevende både arkivfaglig, teknologisk og økonomisk. Ofte må ekstern kompetanse hentes inn for å lykkes. Man må i tillegg være tålmodig og bruke nødvendig tid for å lykkes. Som dette eksemplet viser så lar selv vanskelige utfordringer seg løse. Eksempelet med Forum Sak i Sola kommune viser også hvor viktig det er å få til en tidlig avlevering/deponering av et eldre og avsluttet elektronisk arkiv. Venter vi for lenge vokser problemet fordi den proprietære teknologien vokser fra en forlatt server med et eldre og avsluttet eArkiv på. Derfor heter det følgende i «Forskrift om offentlege arkiv» § 3-17: «Ein elektronisk kopi av basen for ein avslutta periode skal klargjerast for deponering i arkivdepot. [...]. Deponering skal skje straks, jf. elles føresegnene for avlevering frå statlege organ til Arkivverket, kap. V. Kommunar og fylkeskommunar skal følgje den same prosedyren eller eit anna opplegg som på fullgod måte ivaretek omsynet til langtidslagring og framtidig dokumentasjon.»

Nokre tankar om bevaring og kassasjon (Synspunkt)

2010-04-14T15:42:00.001+02:00

Arnt Ola Fidjestøl, IKA Møre og Romsdal, og Rune Lothe, IKA Hordaland.

Det nærmar seg ti-årsjubileum for oppnemninga av Bevaringsutvalet. Årsaka til at ein nedsette dette utvalet var at Riksarkivet hadde ”behov for en totalvurdering av hovedprinsipper og tilnærmingsmåtar for bevaringsarbeidet i statlig arkivsektor”. Utvalet skulle også ”vurdere sine anbefalinger i forhold til det tilsvarende arbeid som nå foregår for kommunal sektor (Thime-utvalget)”. Rapporten vart ferdigstilt i 2002, og var etter vårt syn eit utmerka utgangspunkt for ein revisjon av bevarings- og kassasjonsreglementet. Kva har skjedd etter det? Svært lite, om noko i det heile. Vi held oss framleis til retningslinene i Riksarkivarens bestemmelser for offentlige arkiver. Desse vart ferdigstilt i 1988 og er blitt gjort særs lite med i ettertid. Nå kan ein lese på heimesidene til Riksarkivet at det skal leggast fram ein revidert versjon av reglementet for kommunane og fylkeskommunane hausten 2010. Dette helsar vi velkommen. Vi reknar med og vonar at statleg sektor får sin revisjon omtrent på same tida. Vi ynskjer med dette å kome med nokre synspunkt som vi vonar Riksarkivet vil ta med seg i sluttfasen av det arbeidet som skal sluttførast i 2010. Det er viktig at vi nå får eit reglement og retningsliner som er enkle å halde seg til både for å unngå feilaktig kassasjon, men like mykje for å legge til rette for fortløpande vurderingar av desse slik at dei til einkvar tid er i takt med utviklinga i samfunnet og offentleg sektor. Vi vonar at Riksarkivet vil ta med seg våre synspunkt i det vidare arbeidet.

Nokre hovudinnvendingar mot dagens reglement
Vi har ikkje føreteke ein detaljert analyse av dagens reglement, men baserer innvendingane på dei erfaringane vi har.

Det er eit problem at reglementet på enkelte område er inkonsekvent. Eit konkret døme som illustrasjon er forskjellen på handsaming av ikkje-antekne anbod i fylkeskommunal og kommunal sektor. Medan det i fylkeskommunen sitt reglement er høve til å kassere, lyt ein i kommunane sitt reglement vurdere kva anbodet gjeld. Dette verkar ikkje logisk, og då meiner vi at ein har to val. Anten samkøyre rutinane, eller forklare kvifor ein har ulik handsaming. Kanskje ligg årsaka til ulik handsaming i faktorar som var relevante på eit gjeve tidspunkt, men som ikkje lenger er det? Dette er umogeleg å vite for dei som skal halde seg til reglementet og aukar dermed terskelen for å ta tak bevaringsvurderinga.

Språkbruk! Eit anna problem er språkbruk og terminilogi. Dette er vi sikre på at Riksarkivet har gripe fatt i i revisjonen. Det bør likevel nemnast som ei innvending at det ikkje er blitt gjort noko med dette tidlegare. Til dømes finn ein framleis Distriktenes utbyggingsfond, trass i at det opp høyrte i 1993. Setningar som ”overført til edb” er lite nytta i dagens IT-språk. Det at reglementet til fylkeskommunen er inndelt etter ein arkivnøkkel som sist gong vart revidert i 1981 og reglementet for kommunane etter ein nøkkel frå 1976 seier sitt. Mykje av desse problemstillingane vil natur leg nok verte løyst ved å knytte seg til nyare arkivnøklar. Det er også uheldig at seinare tids skifte av forvaltningsnivå ikkje er blitt teke omsyn til. Nå dekker Riksarkivarens ret ningsliner for staten berre eigenforvaltnings saker. Det er likevel ikkje bra at ein berre finn sjukehus referert til under fylkeskommunen og kommunen sitt reglement, der det i alle fall ikkje høyrer heime. Sidan retningslinene til Riks arkivaren berre dekker eigenforvaltningsaker, vert det endå viktigare at dei sektorvise kassasjonsreglementa for stats forvaltninga er godt synlege på Riksarkivet sine heimesider.

Eit siste moment i høve til Riksarkivarens retningsliner er bruken av omgrep som gjev stor rom for individuell tolkning. Omgrep som ”rutinemessig korrespondanse”, ”rutinemessige enkeltsaker”, ”prinsipiell betydning” og ”prinsipiell art” inviterer til tolkning og gjer arbeidet med kassasjon meir krevjande og aukar samstundes sjansen for at ein konkluderer feil.

Noko som også er forvirrande er bruken av ”som ovanfor”. Om det vert referert til hovudoverskrifta, linja/avsnittet eller talet ute i høgre margen er ikkje opplagt. Vi etterlyser ein meir eintydig og lettfatteleg språkbruk.

Vi ser at dei nye sidene til Riksarkivet legg til rette for å legge enkeltvedtaka for kassasjon ut på heimesidene. Dette helsar vi velkomen. Vi skjønar at enkeltvedtak ikkje er ålment gyldige, men dei vil både kvar for seg, og samla gi eit godt grunnlag for kassasjons- og bevaringsarbeidet i kommunane. Det vil også heve kvaliteten på framtidige kassasjonsførespurnader til Riksarkivet at ein trekker inn desse vedtaka i grunngjevingane.

Manglande forankring i bevaringsutvalet sin rapport
Som det vert nemnt innleiingsvis meiner vi Bevaringsutvalet sin rapport er god. Den har lagt eit godt grunnlag for det vidare arbeidet med bevaring og kassasjon. Når det kjem til konkret oppfølging av rapportens konklusjonar, har det kome lite i form av regelverk forankra i rapporten. Det er sjølvsagt uheldig at både dei sektorvise kassasjonsregle menta og Riksarkivarens reglar for bevaring og kassasjon ikkje har denne forankringa. Vi skjønar at dette er eit kompleks problemområde. Det kan vere vanskeleg å halde seg a jour med alle dei endringane som har skjedd i offentleg sektor i tida etter at Bevaringsutvalet la fram sin rapport. Det som er vanskelegare å skjøne er at reglementa ikkje er justert i høve til dei meir overordna konklusjonar som vert gjort av Bevaringsutvalet. Særleg syns vi det er uheldig at ein ikkje har teke meir omsyn til rapportens konklusjonar på såkalla ”plukkassasjon” eller ”utvalskassasjon”.

Her er eit utval sitat frå rapporten om denne kassasjonsformen.

I kapittel 5.3.3 Vurderingsnivå: makro eller mikro står følgjande:
”Som nevnt ovenfor må kassasjon lønne seg økonomisk. Det har ingen hensikt å bruke større ressurser på å kassere deler av materialet enn det vil koste å bevare det hele og holde det lett tilgjengelig. Og selv om det er viktig ikke å undervurdere kostnadene ved bevaring og særlig ved effektiv gjenfinning, er det grunn til å regne med at en for detaljert kassasjonsvurdering i mange tilfeller ikke vil være lønnsom – dersom man ikke også av andre grunner har behov for en detaljert gjennomgåelse av materialet. Det følger av dette at bevarings- og kassasjons vurdering i hovedregel bør skje på makronivå.”

Vidare står det at eit mogeleg unntak for vurdering på makronivå vil kunne vere bevarings- og kassasjonsplanar knytta til arkivnøkkel.

I kapittel 5.3.6 Bevaring av utvalg og prøver står følgjande:
”Hensikten er å bevare noe som gir et mer eller mindre representativt bilde av materialet, uten å ta kostnadene ved å bevare hele materialet. De vanligste utvalgsmetoder forutsetter at materialet er stort og homogent. Dette innebærer at det først og fremst er entypeserier som egner seg for utvalgsbevaring.”

Vidare står det:
”Kritiske røster hevder at man oppnår svært lite, bl.a fordi statistisk representativitet ikke kan defineres generelt, men må knyttes til spesifikke problemstillinger mv. Det er vel også et faktum at det har vært svært lite bruk av slikt materiale i forskningssammenheng.”

Utvalet konkluderer i kapittel 7.1.3 Bevaringskriterier brukt i et makro-/mikroperspektiv:
”Utvalget vil generelt advare mot en metodikk som baserer seg på en nitid gransking av enkeltsaker og -dokumenter. Dersom bevarings- og kassasjonsarbeidet skal gjennomføres innenfor rimelige ressursrammer, er det helt nødvendig å rette oppmerk som heten mot større arkivenheter. Det innebærer også at utvalget vil anbefale bevaringskriterier som er anvendbare i et makroperspektiv.”

Vi meiner vurderingane og konklusjonen til rapporten på dette området er god. Skal ein følgje rapporten på dette området burde konsekvensen vere at utvalsbevaring vart fjerna i alt regel verk. Det bør i alle fall som eit minimum grunngjevast godt, dei gongene ein meiner at utvalsbevaring er berettiga.

Eit grelt døme på reglement som ikkje har teke inn over seg bevaringsutvalets konklusjonar er kassasjonsreglementet for trygde kontora som er forankra i vedtak gjort i 1995. Der definerer ein på side fire og fem kva sakstyper som skal avleverast til arkiv verket og kva sakstypar som ikkje skal avleverast. Når sakstypane er definert i reglementet står følgjande:
”Det er et utvalg av disse sakstypene som skal avleveres til Arkivverket. Utvalget omfatter saker på personer født 1. og 11. hver måned og saker på personer født på årstall som ender på 0.”

Dette er etter vårt syn ein framgangsmåte som bryter med proveniensprinsippet. Er arkivet eit objektarkiv må ein også ta omsyn til dette når ein tek vare på utval. Er arkivet ordna på objekt, som i dette tilfelle, kan ein ikkje gå inn i dette materialet og i neste omgang kassere på emne. Anten kasserer ein på objekt eller så kasserer ein på emne, ikkje begge deler. Det vil i praksis nærmast vere umogeleg å unngå feilvurderingar med ein slik framgangsmåte, samstundes som ein sit igjen med eit materiale det heilt openbert vil vere svært vanskeleg å forhalde seg til i forskningssamanheng. Alle dei sektorvise reglementa som finst i dag bør med andre ord gjennomgåast og reviderast i tråd med dei tilrådingar som vert gjevne i Bevaringsutvalet sin rapport.

Dersom det er slik at det er magasinkapasiteten som er avgjerande for kor mykje ein tek vare på, er vi av den formeining at det er betre å erkjenne at ein ikkje kan ta vare på alt. Er arkiv serien av ein slik karakter at den framstår som uoversiktleg og uetterrettleg etter at kassasjonsvurderinga er gjort, er det betre å kassere heile serien enn berre deler av den. Vi ynskjer oss ein normalinstruks med rettleiing tilpassa dei enkelte forvaltningsområda og -nivåa i offentleg sektor. Denne skal vere fundert på Bevaringsutvalet sin rapport som på makronivå, i regelen på arkivserienivå, seier noko om bevaringstid. Deretter kan prosessen vidare vere at bevaringsplanane i offentleg sektor skal forankrast i desse rettleiingane, men endeleg godkjennast av Riksarkivet før dei vert gjeldande. For saksarkiv, vil det vere naudsynt å gjere ei vurdering på nivået under arkivserienivået. Vi meiner at ein her bør legge arkivnøkkelen til grunn.

Riksarkivet vil kanskje innvende at dette vil verte eit for tidkrev jande arbeid for dei. Vi trur ikkje det. Vi trur at langt dei fleste arkivseriane vil vere uproblematiske å vurdere. Ein lyt bruke litt meir tid på enkelte seriar, men etterkvart som ein får erfaring med desse, vil også dette arbeidet verte enklare og krevje mindre ressursar. Best av alt er at ein då vil ha eit konkret reglement som ein fortløpande kan justere og kommentere etterkvart som ut viklinga innanfor offentleg sektor gjer dette naudsynt.

Med arkivene over forvaltningsgrensene

2009-11-19T15:04:00.009+01:00

Lars Jørgen Sandberg, Riksarkivet.

Endringer i den norske forvaltningen er ingen stor og overraskende nyhet. Det skjer jevnlige omorganiseringer, for eksempel skifte i forvaltningsnivå, overgang til foretak eller særlovsselskap, privatisering, sammenslåing og flytting av arbeidsoppgaver mellom organer. Nye organer har blitt og blir jevnlig etablert, mens andre har blitt lagt ned eller slått sammen. Arbeidsoppgaver og funksjoner har beveget seg over forvaltningsnivåer og mellom organer, og vi står nå overfor en ny reform hvor en del oppgaver skal overføres fra staten til fylkeskommunal sektor.

Forvaltningsreformen, fastsatt i lov av 09.01.2009 nr. 04 om endringer i forvaltningslovgivningen mv. (gjennomføring av forvaltningsreformen), medfører at blant annet deler av riksvegnettet blir omklassifisert til fylkeskommunale veger fra 01.01.2010, og ansvaret for disse vil tilfalle fylkeskommunene.

Under slike forhold synes det naturlig å spørre om hvordan arkivene skal behandles, hvilket materiale skal overføres, hvilket arkivmateriale skal avleveres/deponeres og ikke minst hvor skal man avlevere? Arkivforskriften legger føringer for hvordan arkivet skal behandles under omorganiseringen. I følge arkivforskriften § 5-3 skal arkivet etter det nedlagte organet enten avleveres til depot eller overføres til det nye organet. Med overføring menes i arkivfaglig sammenheng at ansvaret for arkivmaterialet skifter fra en arkivskaper til en annen. Hensikten med overføring vil være å bedre tilgjengeligheten til dokumentene for dem som arbeider i organet. I en situasjon hvor arbeidsoppgavene flyttes fra et organ til et annet oppstår det derimot et spørsmål om hvor arkivsakene skal være og det gjelder enten organet legges ned eller ikke. For å gi et inntrykk av hvordan man kan gjøre det, ønsker jeg å ta opp en tilsvarende situasjon fra et par år tilbake, nemlig den statlige overtakelsen av forliksrådene.

Tilfellet forliksrådene
Politi- og lensmannsetaten overtok sekretariatene for forliksrådene fra kommunene 1. januar 2006. Det ble i vedtaksbrevet fra Riksarkivaren av 04.11.2005 bestemt at forliksrådene skulle overføre deler av materialet til politidistriktene. Dette vedtaket kom som følge av at statusen til forliksrådene syntes noe uklar, var de kommunale eller statlige? Skulle de avlevere til statsarkivene eller til de kommunale depotene? Da det viste seg at forliksrådene ikke var sikre selv og hadde startet avlevering til både statsarkiv og kommunale arkivdepot, fattet Riksarkivaren et vedtak som medførte overføring fra forliksrådene til Politidirektoratet. Kommunene skulle oppbevare materialet frem til omorganiseringstidspunktet og sørge for at arkivene ble satt i den stand som arkivforskriften krever, altså ordning, pakking og kassasjon. Det ble fattet nye kassasjonsregler for forliksrådene da Politidirektoratet hadde utarbeidet egne kassasjonsregler for det materialet som forliksrådene skapte etter 1. januar 2006, og de reglene som var gitt i Riksarkivarens forskrift, kapittel V, ikke var anvendbare.

Hva ble avlevert og hvor?
Alt arkivmaterialet fra tiden før 1930 skulle ifølge reglene som var gitt av Justisdepartementet i 1933 og 1953, avleveres til statsarkivene. For materialet som var skapt i perioden 1930-1995 fikk vi fire forskjellige muligheter: 1) De forliksrådene som allerede hadde avlevert noe til statsarkivene, skulle fortsatt avlevere til statsarkivene. 2) De forliksrådene som allerede hadde avlevert noe til kommunalt arkivdepot, skulle fortsatt avlevere til samme. 3) De forliksrådene som hadde avlevert noe til et statsarkiv og til et kommunalt arkivdepot, skulle avlevere til det kommunale arkivdepotet. 4) De forliksrådene som ikke hadde avlevert noe tidligere, skulle avlevere til statsarkivene.

Riksarkivaren påla videre kommunene å overføre forliksrådenes arkivmateriale for perioden 01.01.1996 – 31.12.2005 til Politidirektoratet. Kommunene skulle ordne det og skrive overføringsliste m.m. ihht arkivforskriften §§ 3-22 og 3-23, mens politiet skulle sørge for avlevering av det overførte materialet til arkivdepot når det administrative behovet var utløpt.

Hva med den nåværende situasjonen og fremtiden?
Omorganiseringer får, som vist over, følger for arkivene. Når arbeidsoppgaver skifter tilholdssted må den som fatter vedtak om omorganisering eller opphavsorganets ledelse avgjøre om arkivsakene skal flytte med. Når et organ nedlegges og arbeidsoppgavene fortsetter i et annet organ, må det vurderes om arkivene skal følge med til det nye organet. I den situasjonen man nå står ovenfor, vil det være naturlig at man forsøker å få avklart hvilke saker som skal overføres eller lånes ut til fylkeskommunen. Har for eksempel fylkeskommunen behov for eldre saker innen samferdsel?

Det synes naturlig at fylkeskommunene ønsker tilgang til det eldre arkivmaterialet og spørsmålet videre er hvordan man oppfyller dette behovet. I denne situasjonen vil man være nødt til å velge mellom overføring og utlån. Regelen for om man skal overføre eller låne ut arkivet har tidligere vært ansett som grei. Overføring skulle brukes der opphavsorganet eller deler av virksomheten overføres til et annet organ, mens utlån kun skulle foretas der opphavsorganet fortsetter sin virksomhet. Både overføring og utlån setter arkivets struktur i fare. For å sikre gjenfinning senere og at den historiske sammenhengen bevares, er det derfor viktig at overføring og utlån gjøres riktig. Dersom statlige organer er involvert i prosessen med å ta arkivsaker ut av sin opprinnelige sammenheng, skal man melde fra til Riksarkivaren, se Arkivforskriften kapittel III D.

Når et arkivmateriale er overført eller lånt ut, må de involverte organene være klar over hvilket ansvar man sitter med. I høringsnotatet om Forvaltningsreformen, side 117, sies det at hvert forvaltningsnivå har et lovpålagt ansvar for å ta vare på de arkivene de selv har skapt. Riksarkivaren stiller seg bak dette og legger også i denne uttalelsen at en primært ønsker at arkivmaterialet etter et forvaltningsnivå bør bli bevart der materialet er skapt, ergo bør arkivmaterialet etter en kommunal virksomhet forbli i kommunalt eie. Som følge av dette ber Riksarkivaren om at man utviser stor forsiktighet med bruken av overføring av arkivmaterialet på tvers av forvaltningsnivå. Denne praksisen synes oftere brukt mellom statlige organ enn mellom kommunal og statlig sektor til tross for enkelte unntak. I de tilfellene hvor organet som overtar arbeidsoppgavene fra et annet organ har et reelt behov for å se den tidligere saksbehandling, bør man da vurdere utlån eller kopiering. iden overføring fortsatt er et alternativ ved omorganisering, skal jeg utdype begrepet litt nøyere.

Overføring

I arkivfaglig sammenheng betyr det som nevnt tidligere at ansvaret for arkivmaterialet skifter fra en arkivskaper til en annen. Overføring av arkivmateriale mellom offentlige organer har tradisjonelt vært benyttet i en rekke sammenhenger, og det har vært en sikker kilde til å skape uorden i de offentlige arkivene. Riksarkivaren har derfor gitt noen føringer for slike ansvarsoverdragelser. Arkivloven setter et generelt forbud mot både å avhende og å tilegne seg offentlige arkivmateriale, og dette inkluderer da også overføring av arkivmateriale fra et offentlig organ til et annet. Overføring av arkiv til et annet offentlig arkiv kan altså bare skje i de tilfeller hvor det er tillatt i henhold til arkivforskriften, det vil si i disse tre tilfellene:

1) Når et offentlig organ blir lagt ned, skal arkivet enten avleveres til arkivdepot eller overføres til et organ som overtar saksområdet.

2) Når et offentlig organ blir privatisert, blir organet formelt lagt ned og en privat virksomhet opprettes. Overføring av offentlig arkivmateriale til en privat virksomhet medfører at Riksarkivaren må samtykke for at en privatisert virksomhet skal kunne beholde (formelt overført) arkivet fra tiden da virksomheten var offentlig. Dette skyldes at private virksomheter ikke er underlagt regelverket for offentlig arkiv.

3) Når et offentlig utvalg som danner eget arkiv blir nedlagt, er det påbudt at arkivet skal overføres til oppdragsgiveren.

Innenfor disse rammene kan organene fritt avklare om man vil overføre, låne ut eller kopiere. rkivforskriftens kapittel III D gir de to viktigste bestemmelsene som knytter seg til overføring av arkivmaterialet. Dersom man i samråd med det mottakende organet bestemmer seg for å overføre arkivet, skal arkivmaterialet ordnes i henhold til de kravene som er definert i arkivforskriften § 5-4. Materialet skal listeføres og overføringslisten skal utformes som en avleveringsliste til arkivdepot. Når materialet er overført til det nye organ, skal det nye organet sørge for at den indre og ytre proveniensen blir opprettholdt. Det skal ikke forekomme noen sammenblanding med det overførte arkiv og arkivet innen samme arbeidsfelt som blir opprettet i det nye organet. Dersom et offentlig organ tar over et saksområde og det tilhørende arkivmateriale fra et annet organ, skal dette arkivmaterialet oppbevares for seg. Når det nye organet ikke har behov for det eldre og overførte arkivmateriale lengre eller når materialet er 25 år gammelt, har dette organet ansvaret for å avlevere materialet til arkivdepot. Arkivet avleveres der det organet som har skapt arkivet, skal avlevere.

Utlån eller kopiering som alternativ
Dersom et organ avgir et arbeidsfelt, men selv fortsetter å eksistere, kan det låne ut materialet til organet som overtar saksområdet. Det utlånte materialet skal leveres tilbake til sitt opphavsorgan etter en avtalt periode. Dersom opphavsorganet i mellomtiden har opphørt, skal arkivmaterialet avleveres til opphavsorganets depot. Det er viktig at det inngås en skriftlig avtale mellom organene om lånets omfang, varighet og oppfølgingsansvar. Materialet skal ordnes, utlånsliste skal lages og listen skal forefinnes hos de involverte organene. Det innlånte materialet skal holdes for seg og ikke tillegges nye saker.

Kopiering kan være et alternativ både for overføring og for utlån. Originalmaterialet beholdes enten hos opphavsorganet dersom dette eksisterer, eller avleveres til arkivdepot hvis opphavsorganet er nedlagt. I en papirverden kan kopieringsalternativet synes noe voldsomt og miljøskadelig. En kan skille mellom kopiering etter henvendelse, altså kopiering av en eller flere saker, og en altomfattende kopiering, hvor samtlige saker blir kopiert av det nye organet. I en mer eller mindre elektronisk hverdag synes kopiering å være et av de bedre alternativene. Det er i utgangspunktet mulig å kopiere alle elektroniske system uavhengig av om de er Noark-godkjente eller ikke. Det er fortsatt viktig at kopier fra andre organ holdes for seg og ikke blandes sammen med organets eget arkiv samtidig som kopiert arkiv må være sperret for registrering og oppdatering. Når kopiene har tjent sitt formål, skal de slettes. Ved deponering eller avlevering av databasen fra det organet som overtar saksområdet, skal det arkivet som inneholder kopier fra opprinnelig arkivskaper slettes. Det er svært viktig at kopiene ikke følger med som en del av det avleverende organets arkiv.

Riksarkivaren utarbeidet i 2006 en veiledning i omorganisering hvor man kan finne mer og detaljert informasjon om hva man bør/kan gjøre. Veiledningen finner man på Arkivverkets nettsider: http://www.arkivverket.no/arkivverket/publikasjoner/rapporter.html

Tilfellet forliksrådene viste at Riksarkivaren kan fatte vedtak som medfører overføring. I fremtiden vil Riksarkivaren være forsiktig med å fatte slike vedtak og ofte overlate til de involverte partene å komme frem til praktiske og hensiktsmessige løsninger som er innenfor kravene i det arkivfaglige lovverket. Avslutningsvis kan en skissere følgende huskeliste ved omorganiseringer:

1. Meld fra til eget arkivdepot om større omorganiseringer

2. Avklar hva som skal skje med arkivmaterialet

3. Det relevante arkivmaterialet skal klargjøres og ordnes

4. Det skal utarbeides avleveringsliste/overføringsliste/utlånsliste

5. Hold arkivene fra hverandre

6. Lag rutiner for mottatt arkiv

7. Vær oppmerksom på det ansvaret som en omorganisering kan medføre og oppfyll evt. forpliktelser

8. Finn praktiske løsninger innenfor rammen av det arkivfaglige lovverket

9. Husk å dokumentere det i arkivplanen!

Kommunenes arkivlokaler

2009-11-19T14:56:00.010+01:00

Kjell J. Bråstad, Statsarkivet i Kristiansand.

Det er nå 10 år siden arkivloven trådte i kraft. Lovens § 6 slår fast at alle offentlige organer skal ha arkiv, og arkivet skal være innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjons- og dokumentasjonskilder både på kort og lang sikt. Dette innebærer blant annet at arkivet må oppbevares i forsvarlige arkivlokaler.

Kapitel 4 i arkivforskriften gir detaljerte bestemmelser om hva som kreves av et arkivlokale. Disse kravene må oppfylles fullt ut i alle nye arkivlokaler som tas i bruk. Mangler ved eksisterende arkivlokaler skal rettes opp så snart som mulig. Siste frist for slike opprettinger er 1. januar 2012. Da må alle arkivlokaler være i tråd med arkivforskriftens krav. Dette innebærer at kommunene nå bare har 2 år på seg for å få forsvarlige arkivlokaler. Mange kommuner er godt i gang med å få dette til. Andre har mye igjen.

Arkivlokaler kan deles inn i 3 grupper: dagligarkiv, bortsettingsarkiv og arkivdepot. Dagligarkivet er i aktiv bruk. Bortsettingsarkivet dekker tidligere arkivperioder og brukes ikke særlig ofte. Arkivdepotet skal romme eldre og avsluttede arkiv som ikke lenger er i administrativ bruk. Det er vanlig at arkivmateriale overføres til arkivdepot etter 20-25 år.

De fleste kommuner bruker i dag elektroniske arkiv systemer. Det gjør at de kan klare seg med mindre arealer til dagligarkiv enn før. Men fortsatt er det gjerne deler av kommunens arkivdanning som ikke skjer elektronisk. Mange skoler, barnehager og sykehjem danner også fort satt papirarkiv. Disse papirarkivene må oppbevares slik at arkivforskriftens krav blir innfridd. For øvrig er det også krav til et rom hvor elektroniske arkiv blir lagret. Rommet må bl.a. være sikret mot ulovlig tilgang, brann, fuktighet og for høy temperatur.

Hvis bortsettingsarkivet er plassert slik at det ikke har hyppig tilsyn, må lokalet tilfredsstille forskriftens krav til spesialrom for arkiv. Dette er strengere krav enn til et vanlig arkivrom. Årsaken til dette er at skader på arkiv materialet kan utvikle seg mer alvorlig hvis skaden ikke blir raskt oppdaget.

I dag er det vanligvis bortsettingsarkivene som er mest plasskrevende i kommunene. Mange kommuner har disse arkivene plassert i kjellerlokaler. Noen steder brukes fortsatt tilfluktsrom til arkivlokale. Det er ikke tillatt, men med ett unntak: det er tillatt å ha arkivsaker som etter kassasjonsreglene skal kasseres, i tilflukts rom. Ellers er det forbudt å bruke tilflukts rom til å oppbevare arkivsaker. Slik praksis må opp høre senest i 2012.

Mange bortsettingsarkiv er plassert i kjellerrom hvor det går vannrør under taket. Det innebærer fare for vannlekkasjer. Arkivforskriften setter forbud mot vannrør i et spesialrom for arkiv. Hvis det i et eksisterende arkivlokale finnes vannrør og det er urimelig kostbart å endre rør opplegget, kan det alternativt brukes tekniske løsninger som effektivt hindrer at arkivmaterialet blir skadet av vann fra rørene. Slike løsninger er skissert i Riksarkivarens veiledningshefte Krav til arkivlokaler – En veiledning for offentlige organer.

Arkivforskriften krever at arkivlokaler skal være godt sikret mot brann, både mot branntilløp i arkivlokalet og mot brannspredning fra tilstøtende lokaler. Samtidig skal det være jevne og gode klimatiske forhold i rommet. Rommet skal dessuten være sikret mot innbrudd og mot at uvedkommende kan få tilgang til arkivmaterialet. Mange kommuner har plassert sine bortsettingsarkiv i arkivlokaler som fortsatt ikke tilfredsstiller disse kravene. Disse kommunene må enten utbedre manglene eller plassere sine bort settingsarkiv i rom som tilfredsstiller arkivforskriftens krav.

Arkivmateriale som ikke lenger er i administrativ bruk skal avleveres til et arkivdepot. Kommunen kan velge å danne sitt eget arkivdepot eller gå sammen med andre kommuner om å ha et interkommunalt arkivdepot.

Et arkivdepot har ekstra strenge krav til brannsikring. Bygningsdelene skal tåle åpen ild i minst 120 minutter. For øvrig er det samme fysiske sikringskrav til et arkivdepot som til et spesialrom for arkiv. Forskjellen ligger i at det i et arkivdepot skal være lagt til rette for at arkivmaterialet kan bli brukt av publikum. Interesserte skal ha muligheter til å få utlevert arkivmateriale til gjennomsyn. Personale må ha oversikt over arkivmaterialet i arkivdepotet, kunne hente arkivmateriale og la publikum lese det under kontrollerte forhold.

Mange av landets kommuner har valgt å la et interkommunalt arkiv være deres arkivdepot. Det er en rasjonell og god løsning. Kyndig arkivpersonale kan der sørge for god betjening av publikum på en lesesal. De kommunene som står utenfor en interkommunal arkivordning, må klare å gjøre denne oppgaven selv. Statsarkivene har til oppgave å kontrollere arkivforholdene i kommunene. I dette ligger det også en plikt til å kontrollere at kommunenes arkivlokaler tilfredsstiller arkivforskriftens krav. Kommunene må regne med at stats arkivene kommer til å intensivere sin kontroll med kommunale arkiv lokaler de nærmeste årene. Høyest prioritet kan man regne med at det blir lagt i kontroll av at kommunene har tilfredsstillende arkivdepot. Men kommunene må også regne med aktiv kontroll av lokalene til bort settingsarkiv og dagligarkiv.

Arkiv i interkommunale samarbeidsløsninger

2009-11-19T14:34:00.006+01:00

Tom Oddby, Byarkivet i Drammen

Norske kommuner legger stadig mer av sin oppgaveløsning til interkommunale selskaper og samarbeidsløsninger. Til tross for at arkivloven gjelder for de aller fleste interkommunale selskaper og samarbeidsløsninger er arkivplikten ikke godt nok ivaretatt når kommunene velger å samarbeide interkommunalt. Viktig dokumentasjon av juridisk, forvaltningsmessig og forskningsmessig verdi kan gå tapt som følge av at arkivspørsmål ikke blir ivaretatt godt nok. Denne artikkelen tar for seg hvordan kommunene kan løse problemer og utfordringer knyttet til arkiv i interkommunale selskaper og samarbeidsløsninger.

På oppdrag fra KS kartla ECON Analyse i 2006 omfanget av interkommunalt samarbeid. Rapporten slår fast at omfanget av interkommunalt samarbeid i Norge er betydelig, og inter-kommunalt samarbeid et viktig tema når det gjelder organisering av mange typer kommunale tjenester. Selv om rapporten er tre år gammel er det ingenting som tyder på at kommunenes syn på interkommunalt samarbeid har endret seg. Kommunene ser på interkommunalt samar-beid som en god og effektiv måte å håndtere oppgaver på, og det er grunn til å tro at omfanget av interkommunalt samarbeid vil øke også i fremtiden. Arkivloven gjelder for de fleste interkommunale selskaper og samarbeidsløsninger, men til tross for dette har arkiv-spørsmål fått en noe ”stemoderlig” behandling. Særlig er det et problem at det ikke er nedfelt et arkivansvar i selskapsavtaler eller andre styringsdokumenter, og at arkivansvaret ikke har vært klart definert før kommunene inngår i slike interkommunale samarbeidsløsninger. Slike problemstillinger er knyttet både til arkivdanning, bortsettingsarkiv og arkivdepot samt behandling av innsynsbegjæringer.

Erfaringsmessig er det vanskelig for de arkivansvarlige i kommunene å få gjennomslag hos rådmann og politikere for at det skal tenkes arkiv når man etablerer interkommunale samar-beidsløsninger. Det er også et formelt problem fordi arkivansvaret i de fleste tilfeller ikke lenger ligger til den enkelte arkivsvarlige, men er overført til en interkommunal samarbeids-løsning. Det har i lang tid vært bekymring for at viktig dokumentasjon av juridisk, forvalt-ningsmessig og forskningsmessig verdi kan gå tapt som følge av at arkivansvaret i interkom-munale selskaper og samarbeidsløsninger ikke blir ivaretatt godt nok. Særlig har man vært bekymret for at rettighetsdokumentasjon ikke blir ivaretatt godt nok. For å hjelpe kommunene til å stå bedre rustet i arbeidet med arkiv i interkommunale samarbeidsløsninger har Riksarki-varen samarbeidet med KS og det kommunale arkivfaglige miljøet om å lage en veiledning. Denne veiledningen blir sendt ut til kommunene i løpet av kort tid, og vil også være tilgjenge-lig på Arkivverkets nettsider.

Kommunene: én sektor men mange samarbeidsformer
Kommunal sektor er stort sett ganske lik når det gjelder oppgaver, men har mange valgmulig-heter når det gjelder oppgaveløsning. Kommuneloven gir kommunene stor frihet til å velge hvordan oppgaveløsningen skal organiseres, enten alene eller sammen med andre kommuner. Og muligheten til å organisere oppgaveløsningen sammen er det svært mange kommuner som benytter seg av. KS og Kommunal- og regionaldepartementet driver nettsiden www.kommunesamarbeid.no, som er en database med opplysninger om interkommunalt sam-arbeid. Pr. 15.10.09 var det registrert nærmere 1.500 interkommunale samarbeid innen alle sektorer. Nå er på langt nær alle interkommunale samarbeid registrert og det må derfor antas at det reelle tallet på interkommunalt samarbeid er langt høyere. En liten pekepinn kan man få i rapporten fra ECON Analyse, der det rapporteres om gjennomsnittlig 14 interkommunale samarbeid pr. kommune, noe som skulle tilsi ca. 6000 interkommunale samarbeid.

Det finnes ulike samarbeidsformer i kommunal sektor, men her skal jeg bare nevne de van-ligste samarbeidsformene: 1) interkommunalt selskap etablert med hjemmel i lov om inter-kommunale selskaper, 2) samarbeid med hjemmel i kommunelovens § 27, 3) samarbeid etter kommunelovens § 28 – vertskommunesamarbeid med eller uten politisk nemd, 4) kommunalt aksjeselskap. Når det gjelder kommunalt aksjeselskap så skiller disse seg ut fra de andre in-terkommunale samarbeidsløsningene ved at også private aktører kan ha eierinteresser i kom-munale aksjeselskap.

Lovverket
I tillegg til arkivloven og kommuneloven regulerer også offentleglova, forvaltningsloven og personopplysningsloven arkivspørsmål i interkommunale samarbeidsløsninger. I tillegg kan det finnes lokale forskrifter og bestemmelser som kan ha betydning for vurderingen. De fleste interkommunale selskaper og samarbeidsløsninger skal følge arkivloven, men også offent-leglova skal følges hvis kommunene 1) oppfyller krav om eierandel på mer enn 50 %, eller 2) alene eller sammen med andre offentlige organer har rett til å velge mer enn halvparten av stemmeberettigede medlemmer i samarbeidsordningen. Det finnes unntak her, men dette skal jeg ikke gå nærmere inn på.

Grovt sett kan man skille mellom tre typer av interkommunale samarbeidsordninger når det gjelder å følge arkivloven og offentleglova: for det første de samarbeidsordningene som skal følge både arkivloven og offentleglova. Dernest har man de samarbeidsordningene som skal følge offentleglova, men ikke hele arkivloven. Slik arkivlovens organbegrep er definert er det klart at det kan finnes interkommunale samarbeidsorganer som ikke må følge arkivloven, selv om det samme samarbeidsorganet skal følge offentleglova. Ethvert interkommunalt samar-beidsorgan som skal følge offentleglova må også følge journalføringsreglene i arkivforskriften §§ 2-6 til 2-10. På denne måten vil deler av arkivloven gjelder for slike samarbeidsordninger. Tilslutt har man de samarbeidsordningene som ikke må følge verken offentleglova eller arkivloven. For eksempel skal et interkommunalt organ som driver næringsvirksomhet i direkte konkurranse med private aktører – og på samme vilkår som de private aktørene, ikke følge offentleglova eller arkivloven.

Begrepet rettssubjekt er også viktig i forhold til hvordan man arkivfaglig skal vurdere inter-kommunale samarbeidsløsninger. Noen interkommunale samarbeidsløsninger er å regne som egne rettssubjekt, mens andre ikke kan regnes som egne rettssubjekt. Dette har blant annet betydning for hvorvidt samarbeidsløsningen må ha egen arkivtjeneste eller ikke.

Arkivdanning og arkivdepot – praktiske og teoretiske vurderinger
Når en interkommunal samarbeidsløsning skal etableres er det mange praktiske og teoretiske vurderinger som må gjøres. Ofte vil disse vurderingene føre til store og omfattende arbeids-oppgaver for arkivpersonalet i den enkelte kommune, og gjerne i samarbeid med de som håndterer arkivdepot for den samme kommunen. Det er derfor lurt å starte planleggingen i god tid, samt at man må huske på at alle endringer skal dokumenteres i arkivplanen.

Først og fremst må man foreta en individuell vurdering av hver enkelt samarbeidsløsning i forhold til lovverket, slik at man får fastslått om samarbeidsløsningen skal følge f.eks. arkiv-loven og offentleglova og om samarbeidsløsningen er å regne som egne rettssubjekt. En slik vurdering kan gjøres i fellesskap hos de kommunene som inngår i samarbeidsløsningen, og er en vurdering som den enkelte arkivansvarlige i kommunene bør ta ansvar for å gjøre. I for-lengelsen av en slik vurdering skal det legges til rette for at det formelle arkivansvaret blir en del av selskapsdokumentene eller andre styringsdokumenter som gjelder for den interkommu-nale samarbeidsløsningen. Det er viktig å huske på at slike dokumenter også skal ivareta an-svaret for eldre og avsluttede arkiver, altså det som skal avleveres eller deponeres i godkjent arkivdepot (gjelder både papirarkiver og elektroniske arkiver). Dette er spesielt viktig hvis en interkommunal samarbeidsløsning skal legges ned.

Hvordan skal så arkivdanningen - den arkivmessige overgangen og overføringen av saker og dokumenter, håndteres? Alle arkivsakene – både papirarkiv og elektroniske arkiv, som skal overføres til interkommunale samarbeidsløsninger skal periodiseres. Det bør også vurderes om man skal foreta uttrekk av data og metadata fra fagsystemer. Ansvaret for periodisering og eventuelle uttrekk fra fagsystemer ligger til den enkelte kommune som inngår i samarbeids-løsningen. Saker som det skal jobbes videre med i samarbeidsløsningen – men som er periodi-sert i den enkelte kommune, kan lånes ut (eventuelt kan det tas kopi). Det er viktig å skille de utlånte sakene fra de nye sakene som opprettes i samarbeidsløsningen. I mange samarbeids-løsninger vil arkivsakene dreie seg om objektarkiv (f.eks. personalarkiv). Arkivsaker i objekt-arkiv som ikke er aktive skal overføres til den enkelte kommunes arkivdepot, mens aktive arkivsaker kan lånes ut (eventuelt kan det tas kopi). Også her vil det være viktig å skille mel-lom de utlånte sakene og de nye sakene som opprettes i samarbeidsløsningen. Husk også på at det vil være nødvendig med samtykke for å overføre personopplysninger fra de enkelte kom-muner og inn i samarbeidsløsningen, og at dette er noe som må avklares før selve overføringen skjer.

Journalføring av dokumenter i en interkommunal samarbeidsløsning kan godt skje i en av eierkommunens sak- og arkivsystem. Det er imidlertid en forutsetning at disse dokumentene ikke skal blandes sammen med eierkommunens egne saker. Det må derfor opprettes egne ar-kivdeler og journalførende enheter i sak- og arkivsystemet, og det må være avklart at roller og rettigheter i sak- og arkivsystemet er lagt opp slik at det kun er de ansatte i samarbeidsløs-ningen som har tilgang sine arkivdeler og journalførende enheter.

Alle interkommunale samarbeidsløsninger som skal følge arkivloven må ha en godkjent ar-kivdepotordning for eldre og avsluttede arkiver. Innsynsbegjæringer i saker som er overført til et godkjent arkivdepot bør behandles i den interkommunale samarbeidsordningen, og eventu-elle saksmapper bør da lånes ut fra arkivdepot. I spesielle tilfeller kan arkivdepot behandle slike innsynsbegjæringer på vegne av samarbeidsløsningen.

Når veiledningen fra Riksarkivaren blir sendt ut vil den være et godt hjelpemiddel for de ar-kivansvarlige i kommunene i forhold til å håndtere arkivspørsmål i interkommunale samar-beidsløsninger. Hvis det er behov for hjelp i denne forbindelse kan Arkivverket (de lokale statsarkivene) eller de kommunale arkivinstitusjonene (IKA’ene, byarkivene, fylkesarkivene) kontaktes.