Arkehion artikler

Rett i mappa

2010-04-15T12:07:00.004+02:00

Øystein Windingstad, Oppland fylkeskommune, og Harriet Marie Terjesen, Vestfold fylkeskommune.

Mange dokumenter som produseres på skoler blir ikke journalført. ”Rett i mappa” arbeider med å automatisere journalføringen av opplysninger fra ulike skoleadministrative systemer til arkivsystemet. Prosjektet er per dags dato et integrasjonsprosjekt mellom tre ulike fagsystemer og sak-/arkivsystemet 360⁰.

Det produseres årlig flere titalls tusen elevrelaterte dokumenter på de videregående skolene i hver enkelt fylkeskommune. Disse dokumentene er arkivverdige og blir i beste fall håndtert manuelt. Denne prosessen tar 6 -10 minutter per dokument. Men i verste fall blir disse dokumentene ikke journalført i henhold til regelverket, og er dermed enten tapt for skole og elev/ foresatte eller befinner seg i et fagsystem uten funksjonalitet for langtidslagring.

Målet for prosjektet er automatisk å sikre og journalføre alle arkivverdige elevdokumenter produsert i skole fagsystemene samt tilgjengeliggjøre disse sikkert for elev/foresatte elektronisk via eDialog og/eller MinSide. Det er et mål å oppnå bedre kvalitet og service samtidig som dokumentasjonen blir håndtert i henhold til Riksarkivarens krav.

Et samarbeidsprosjekt med seks fylkeskommuner
Prosjektet ”Rett i mappa” er i dag et samarbeidsprosjekt mellom fylkeskommunene Finnmark, Nord-Trøndelag, Sør-Trøndelag, Oppland, Vestfold og Vest-Agder. Samarbeidsfylkenes deltakelse er hjemlet i vedtak i de respektive fylkeskommuners administrative ledelse. Samarbeidet er nedfelt i egen avtale som ble underskrevet av de 6 samarbeidsfylkene i mai 2009. Denne avtalen omfatter mer enn prosjektet ”Rett i mappa”, da samarbeidets hensikt er å utvikle en fylkeskommunal bransjeløsing for sak-/arkivsystemet og Beste praksis innen integrasjoner mellom fagsystemer for skole og sak-/arkivløsninger.

Alle de seks samarbeidsfylkene er gjensidig forpliktet i avtaleform med hensyn til målsetting, organisering, innsats/ressurser, økonomi og i forhold til å ta i bruk den fylkeskommunale bransjeløsningen. ”Rett i mappa” er som nevnt over et av mange delprosjekter i dette fylkeskommunale samarbeidet. Et samarbeid som er døpt FOT; Fylkeskommunal Optimal Tilpasning. To viktige stikkord for å karakterisere dette samarbeidet er at det er stimulerende og inspirerende. Dessuten gir det mulighet for arbeidsdeling og tilgang på flere ressurser og ressurspersoner, enn den enkelte fylkeskommune hadde maktet alene. Det å arbeide innovativt er en tydelig uttalt forventning også fra de fylkeskommunale lederne. I tillegg har vi sterke fagmiljøer som ønsker å forholde seg til lover og regler. Fylkeskommunenes IKT-avdelinger tenker også strategisk og ønsker å legge til rett for automatiserte arbeidsprosesser og dokumentflyt. Med andre ord er den interne forankringen tverrfaglig. Det er dessuten en drivkraft å se at idéer/muligheter kan realiseres i et miljø hvor mange faggrupper har eierskap.

Samarbeidet har altså stor nytteverdi på flere områder, blant annet ved at fylkeskommunene inngår i et nettverk hvor hovedfokus er utvikling, erfaringsutveksling, samhandling på tvers av fylkeskommuner/kommuner/stat, kompetansedeling samt å opparbeideøkt kunnskap om nye muligheter og effektive arbeidsformer. Tidligere har fylkeskommunene utviklet hver sin kostbare tilpasning. Dette samarbeidet sørger altså for en kostnadseffektiv bruk av offentlige ressur ser ved å spesifisere og utvikle felles standardløsninger.

Tydelige føringer fra Riksarkivaren og Kommunenes sentralforbund (KS)
Utfordringen med at elevdokumentasjon ligger i skoleadministrative fagsystemer som ikke er godkjent som elektronisk system, tar Riksarkivet opp i et brev datert 23. mars 2007. I sitatet nedenfor anvendes forkortelsen LMS, som betyr Learning Management System.

”Et LMS dokumenterer vurdering av studentene/ elevene og studentenes/elevenes arbeidsinnsats, progresjon, kunnskaper og læring. LMS-et dokumenterer også kommentarer og tilbakemeldninger som kommer fra læreren, noe som betyr at LMS-et dokumenterer at læreren utfører oppgaven sin og at studentene/elevene får den oppfølgingen de trenger. Denne dokumentasjonen er det viktig å ta vare på i en konsistent og sikker form over tid av hensyn til rettsikkerhet både for parter og for læringsstedet. I tillegg har Riksarkivaren fattet bevaringsvedtak for universitetssektoren for en del av den dokumentasjonen som inngår i et LMS (jf vedlagte vedtaksbrev). Tilsvarende vedtak vil etter hvert bli fattet for høgskolesektoren, videregående skole og grunnskole.

Det er med andre ord påkrevet at en del av dokumenta sjonen håndteres på en forskriftsmessig måte, dvs. at dokumenter tilknyttes tilstrekkelige metadata til at dokumentets autentisitet kan opprettholdes over tid og at selve dokumentet arkiveres på en slik måte at det er gjennfinnbart med opprettholdt integritet.”

Riksarkivaren er her tydelig på at elevdokumentasjon må forskriftsmessig behandles så dens autentisitet og gjenfinnbarhet opprettholdes over tid. Dette er videre i tråd med føringene fra KS i dokumentet ”eKommune 2012”, hvor sitatet under er hentet fra kapittel 14 om integrasjon av IKT-systemer:

“MÅL
I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha tatt i bruk IKT-løsninger som sikrer sømløs overføring av data mellom portaler, databaser, sak/arkivsystemer og fagsystemer for ett eller flere av de viktigste tjeneste områdene.”

Med slike føringer i offisielle dokumenter kan en imidlertid stille spørsmålene: Hvorfor er dette et utviklingsarbeid som offentlige organer presser frem? Hvorfor er det ikke en produktutvikling som softwarehusene selv har tatt initiativ til?

Stort potensial for effektivisering
I dag er praksis ineffektiv og tilfeldig. Dessuten varierer dokumentfangsten veldig fra skole til skole. I tillegg til sikker dokumentasjon av de mange enkeltvedtak eller annet, vil prosjektet resultere i store økonomiske gevinster.

I forprosjektet til ”Rett i mappa” ble det beregnet at hver fylkeskommune etter tre år kan spare 3,5 millioner kroner og deretter ca. 1,8 millioner per år. Av dette beløpet er mer enn 1,2 millioner direkte knyttet til at skolene får forenklede arbeidsprosesser, sammenlignet med manuell journalføring. Dette regnestykket forutsetter fullelektronisk sak-/arkivsystem, så estimatet tar ikke med tidsforbruket som går med til arkivlegging.

Estimatene ovenfor er besparelser (gevinst/nytteverdi) ved å effektivisere og automatisere arbeidsprosessene for områdene; dokumentasjon vedrørende inntak og fagopplæring samt karakterer/kompetansebevis, varsler og utviklingsplaner.

Bedre verktøy, mer effektive rutiner og enklere administrasjon kan også bidra til mer motiverte medarbeidere. Ved å forbedre rutinene forbedres også servicen som ytes til innbyggere og elever.

Forskning og utvikling, hvor det er viktig å jobbe i takt
”Rett i mappa” er imidlertid mer et forsknings- og utviklingsprosjekt enn et arbeid bestående av programmering og utarbeidelse av rutinebeskrivelser. Det har derfor tatt lengre tid enn planlagt å komme i test samt sette integrasjonene i produksjon.

Flere kommuner og fylkeskommuner ønsker nå Rett i Mappa-funksjonalitet på sine nye løsninger. Prosjektet er med på å etablere forståelse for og krav til slik integrasjon hos offentlige og kommunale brukere.

De største utfordringene i prosjektet har så langt vært å få alle parter - seks fylkeskommuner og tre fagsystemleverandører samt en ekstern samarbeidspartner - til å sette av nok ressurser og jobbe i takt. Andre pågående prosjekter og ressurstilgang påvirker innsatsen i slike utviklingsprosjekter, samtidig som inntekts givende oppgaver gjerne prioriteres først.

Det er en utfordring at tre sentrale parter er kommersielle og prioriterer noe annerledes enn de offentlige.

Det har også krevd mye tid og fokus fra oss som kunder for å få leverandørene til å forstå og akseptere utfordringen, for dernest å gjøre noe med det. Det er et arbeid i mange steg fra spesifisering av løsningen, selve utviklingsarbeidet, så testing før endelig implementering. Det er også et utviklings arbeid med mange dimensjoner, fra å få de forskjellige leverandørene til å snakke og jobbe sammen, til å utvikle nye arbeidsprosesser for skoleinntak, fagopplæring, skoleadministrasjon, utsteding av kompetansebevis og utsendelse av varsler og gruppe- og individuelle opplæringsplaner. Utfordringene er ikke endelig løst, men vi er godt på vei til å finne løsninger på utfordringene.

Forum Sak fra SIP til DIP

2010-04-15T11:50:00.001+02:00

Sigve Espeland, IKA Rogaland.

Bevaringsprosjektet rettet mot det gamle og avsluttede sak/arkivsystemet Forum Sak som Sola kommune brukte i perioden 1993 – 2000 var en krevende sak. Det er prosessene omkring dette bevaringsarbeidet vi skal fortelle om her.

Forum Sak i Sola kommune
Forum Sak var Sola kommune sitt første saksbehandlingssystem, eller sak/arkivsystem som vi kaller det i dag. Systemet ble levert av et selskap som den gang i 1993 het Alliance Informasjonssystemer AS. Systemet ble brukt til saksbehandling, arkiv og utvalgsbehandling i kommunen fra mars 1993 og fram til mai 2000 da kommunen tok i bruk det KOARK/NOARK-3 baserte sak/arkivsystemet Kontor2000. Forum Sak var et relativt utbredt sak/arkivsystem i kommunal sektor før NOARK-3/KOARK-baserte systemer slo igjennom.

Da Sola kommune tok i bruk Kontor2000 valgte de å la være å konvertere dataene fra Forum Sak inn i Kontor2000 som en historisk database for oppslag der. De valgte å beholde Forum Sak i sin opprinnelige form i sitt opprinnelige miljø. I nesten 10 år etter dette surret og gikk derfor den gamle serveren og ble stadig eldre, og ble kun brukt til oppslag av sentralarkivet.

Mislykkede forsøk på bevaring – får vi lov til å slette det?
De siste årene har det vært en økende fokusering på bevaring av eArkiv. Interkommunalt Arkiv i Rogaland (IKAR) har på lik linje med sine søsterorganisasjoner rundt om i landet fokusert på denne utfordringen overfor kommunene. Arkivleder i Sola kommune til 2009, Astrid Askø, var klar over denne utviklingen og forsto at kommunen i samarbeid med IKAR måtte få til en bevaring av Forum Sak før den gamle serveren brøt sammen. Vi forsøkte derfor å finne mest mulig ut om Forum Sak og den Informix-platt formen som systemet lå på i Sola kommune. I denne pro sessen forsøkte vi også å gjøre et uttrekk med verktøyet Pervasive Dataintegrator Pro, noe som vi ikke lyktes med fordi vi ikke klarte å koble uttrekksverktøyet opp mot den gamle Informix-databasen.

Da bevaringsverktøyet DEX ble markedsført av Sysco AS i 2008 kom Sola kommune og IKAR i en dialog med Sysco som endte med at vi fikk lov å teste DEX på Forum Sak før Sola kommune kjøpte en eventuell lisens. Også dette forsøket på å produsere et bevaringsuttrekk av Forum Sak mislykkes i første omgang, og grunnen var følgende: I proprietær form ble Forum Sak kjørt på en Informix 4-plattform i Sola kommune, og kommunen hadde ikke brydd seg med å oppgradere Informix-miljøet sitt etter at de tok i bruk Kontor2000. Vi fant relativt raskt ut at DEX manglet en JDBCdriver som fungerte opp mot Informix 4-teknologi. Vi fant også ut at slike JDBC-drivere ikke eksisterer for så gammel Informix-teknologi. I tillegg fant IKT-avdelingen i Sola kommune ut at hvis de skulle bevare systemet og produsere uttrekk fra det, måtte de oppgradere databaseplattformen sju ganger fra Informix 4 til Informix 11. Dette ville bli svært kostnadskrevende, og vi hadde ingen garanti for at dataene ville overleve en så omfattende oppgradering. IKAR informerte samtidig om at systemet må bevares selv om kommunen har et godt papirarkiv for denne perioden skapt i interaksjon med Forum Sak. Dette er en naturlig konsekvens av § 3-20e i arkivforskrifta. De fikk samtidig vite at hvis de ville forsøke å slette systemet måtte de søke Riksarkivaren om dette. IKAR informerte samtidig om at de trolig ville få avslag på en slik søknad, men at de godt kunne forsøke. De søkte Riksarkivaren om å få lov til å slette systemet med begrunnelse om at det ville bli for dyrt å bevare systemet, og at kommunen har et godt papirarkiv for denne perioden. Sola kommune fikk avslag på søknaden.

En litt uformell samtale - et alternativt løp tar form
Ganske tidlig i den prosessen som er skissert ovenfor hadde rådgiver fra IKAR og driftpersonale i IKT-avdelingen i Sola kommune en uformell samtale over en kaffekopp hvor vi diskuterte hva vi kunne gjøre hvis alle forsøk på å produsere avleveringsuttrekk til kommunalt arkivdepot fra originaldatabasen strandet, og kommunen fikk avslag på søknaden sin til Riksarkivet. IKAR informerte i denne sammenheng om at hvis kommunen klarte å produsere et dump av data fra Informix 4-basen som flate filer og deretter importere disse inn i for eksempel en MySQL-database sammen med koblinger til tilhørende fulltekstdokument, så kunne vi deretter kjøre avleveringsuttrek ket til arkivdepot fra denne teknologien. Dette var en alternativ løsning, den er ikke helt optimal ut fra et provenienssyns punkt, men en løsning som IKAR kan produsere et arkivuttrekk fra for Sola kommune. Da Sola kommune fikk avslag på søknaden sin fra Riksarkivet ble denne siste løsningen valgt.

Fra Informix via datalab til SIP – et OAIS-løp starter
Migreringen av databasen fra de flate filene som ble dumpet ut av Informix og over til MySQL ble gjort av en ekstern konsulent, Roy Olsen i ErgoGroup Vest AS, ved hjelp av en datalab. ErgoGroup leverte deretter MySQL-kopien av Forum Sak direkte til IKAR. Nå kunne vi ved IKAR starte arbeidet med å produsere et avleveringsuttrekk for Sola kommune, en såkalt SIP.

Sola kommune er en av IKAR sine 23 eierkommuner i Rogaland. I tillegg til at IKAR er Sola kommune sin faginstans på arkiv, ivaretar IKAR også arkivdepotfunksjonen for kommunen med hjemmel i arkivforskriften §5-1 for eldre og avslutta arkiv både på papir og på digitale formater. I IKAR sitt arbeid med å bevare eldre og avsluttet digitalt arkivmateriale står følgende dokument sentralt: «Metodebeskrivelse for håndtering av
digitalt arkivmateriale i kommunal sektor». Denne metodebeskrivelsen ble ferdigstilt i en rapport av det såkalte «eArkivsamarbeidet i kommunal sektor» i 2007. I dette prosjektet var blant annet IKAR representert. Sentralt i denne metodebeskrivelsen står den såkalte OAIS-modellen (ISO 14721: 2002 Reference Model for an Open Archival Information System). Dette er en ISO-standard, en arbeidsmodell, for bevaring av eArkiv. Sentralt i OAIS-modellen står forkortelsene SIP (Software Information Package), AIP (Archival Information Package) og DIP (Data Information Package) hvor en SIP er det datauttrekket en arkivskaper avleverer til en arkivdepotinstitusjon, en AIP er den gjennomgåtte og godkjente versjonen av avleveringen som arkivdepotinstitusjonen vedlikeholder over tid. En DIP er tilrettelagte kopier av data basert på en AIP i forbindelse med en innsynforespørsel rettet til en arkivdepotinstitusjon, altså arkivformidling.

Før vi ved IKAR startet produksjon av en SIP på bakgrunn av den MySQL-kopien av Forum Sak som vi hadde fått, foretok vi en del testing av MySQL-databasen i følgende program XAMPP, DEX og Pervasive Dataintegrator Pro. Vi fant feil i 6 av 62 tabeller hvorav feilene i 5 av tabellene var relativt enkle å rette opp. Disse 5 feiltypene var knyttet til datoformat i en del felt i disse tabellene, det vil si tabellene inneholdt datofelt som var fylt ut med 00.00.000 i stedet for NULL slik MySQL krever for tomme felt. Dette ble rettet opp med relativt enkle UPDATE-kommandoer i SQL.

Når det gjaldt tilhørende fulltekstdokument var problemet større. Etter mye prøving og feiling fant vi ut at i tilknytning til de ca. 47.000 fulltekstdokumentene som inngikk i Forum Sak i Sola kommune knyttet det seg et sammensatt problem som måtte løses for at vi skulle klare å produsere et bevaringsuttrekk hvor vi også fikk bevart fulltekstdokumentene. Disse dokumentene var opprinnelig produsert i tekstbehandleren Word Perfect 5.0 og skulle ha hatt et filnavn/filnummer og fil-ekstensjonen WPD (*.wpd), både i databasen og i den fysiske mappen hvor fulltekstdokumentene lå, for at DEX skulle kunne gjen kjenne dem og konvertere dem til PDF/A. Slik var det ikke. Både i databasen og i mappen hvor dokumentene lå hadde dokumentene et navn/filnummer og en ekstensjon A (*.A).

I tillegg fant vi ut at koblingen mellom database og fulltekst dokument var sammensatt og lå i tre felt i en tabell
som heter spi_poin. Koblingen lå skjult i to av disse feltene og var vanskelig å finne, mens i et av feltene var koblingen intuitiv, logisk og lett å finne. Disse utfordringen betydde at vi måtte gjøre følgende:

• Vi måtte endre ekstensjon på ca. 47.000 fulltekst dokumenter fra *.a til *.wpd. Dette ble gjort ved hjelp av en smart og enkel rename-kommando i DOS.

• For å oppdatere tabellen spi_poin hvor koblingene mot fulltekstdokumentene lå måtte vi igjen i dialog med ErgoGroup og Roy Olsen. Han skrev så to relativt sammensatte SQL-kommandoer som oppdaterte tabellen spi_poin slik at DEX med tilhørende PDFkonverter (Open Office) kunne finne, gjenkjenne og konvertert fulltekst dokumentene til PDF/A og samtidig koble de konverterte fulltekstdokumentene opp mot tilhørende XML-file i databaseuttrekket.

Det tok ca. en uke med prøving, feiling og søking for å avdekke og løse disse problemene.

SIP hos IKAR
Nå kunne vi endelig starte produksjonen av en SIP fra Forum Sak, da kom neste lærdom, og den er litt komisk. Et eArkiv i form av en database med tilhørende fulltekstdokument som har vært brukt til saksbehandling i en kommune over flere år er ofte relativt stor, og den blir bort i mot fire ganger så stor når man bruker DEX til å produsere en SIP. Noen tabeller kan være svært store og det tar tid å få en kopi ut av databasen til XML-format, men det er spesielt konverteringen av tilhørende fulltekstdokument som tar tid. Det er derfor ikke lurt å starte et slikt uttrekk kl. 14.45 en fredag ettermiddag slik vi gjorde. Du ødelegger lett litt av helga da. I andre sammenhenger har vi ved IKA Rogaland også erfart at det er lurt å starte et uttrekk tidlig om morgenen, da har du en mulighet for å bli ferdig før arbeidsdagens slutt. Men i tilfellet Forum Sak for Sola kommune, som var et vanskelig kasus, var det vanskelig å la vær å starte uttrekket når vi skimtet suksess like om hjørnet. I forbindelse med produksjon av en SIP er det verd å merke seg at et uttrekk fra et stort system fort kan gå i over 12 timer. Dette har vi for eksempel erfart i forbindelse med at vi gjorde et uttrekk fra fagsystemet Profil i Karmøy kommune. I tilfeller som dette er det viktig at det også planlegges i forhold til nattlige operasjoner som kjøres på den serveren uttrekket gjøres fra. Men vi lykkes altså med uttrekket fra Forum Sak til Sola kommune selv om vi ødela den første kvelden av ei helg. I fila INFO.TXT logget DEX følgende tekniske data om uttrekket:

Overordnet informasjon om arkivskaper og arkivversjonArkivId: 1124_2
ArkivNavn: Sola kommune
SystemId: 1124_2
Systemnavn: Forum Sak
Startdato for utrekk (yyyy.mm.dd): 1993.03.03
Sluttdato for utrekk:(yyyy.mm.dd): 2000.05.05
Utført av: SIES
Utført dato/klokkeslett: 2009.10.02 02:45:37
Ferdig dato/klokkeslett: 2009.10.02 06:13:51
Tidsforbruk: 3 timer 28 min. 14 sek.
Antall tabeller lest: 62
Antall rader lest: 219549
Antall eksterne dokumenter: 47186
Antall lese/konverteringsfeil: 4

Produksjon av AIP - godkjenningDa SIP-en var i boks startet en prosess som er en av primær oppgavene til en arkivdepotinstitusjon i forbindelse med bevaring av eldre og avsluttet eArkiv. Nemlig det å gjøre en SIP om til en AIP, «Archival Information Package», det er i form av slike pakker at et eldre og avsluttet eArkiv langtidsoppbevares og vedlikeholdes i en offentlig arkivinstitusjon. Ved IKAR vil dette på det nåværende tidspunkt i den faglige og tekniske utviklingen knyttet til eArkiv si:

• Å gå igjennom avleveringen og sjekke at den tilfreds stiller de (juridiske) kravene som stilles til en avlevering. Mye av denne befaringen gjør vi ved IKAR i dag ved hjelp av programmet Altova XMLSpy. Samtidig har vi også laget en sjekkliste som vi bruker i dette arbeidet. Denne sjekklisten danner et viktig grunnlag for det godkjen nings brevet som sendes arkiveier/kommunen etter fullført gjennomgang og testing.

• Vi sjekker at påkrevd systemdokumentasjon følger avlever ingen/deponeringen hvis slik er tatt vare på i kommunen eller i det hele tatt eksisterer. Hvis arkivskaper ikke har systemdokumentasjon forsøker IKAR å skaffe slik via sitt faglige nettverk ved andre kommunale arkivinstitusjoner (KAI).

• Vi lager også fila INNHOLD.TXT hvis denne ikke følger av leveringen. (DEX lager ikke denne filen.)

• Vi foretar også en del testing av XML-filene som inne holder tabelldata. Blant annet importerer vi XML-filer fra databaseuttrekket til en database på en proprietær databaseplattform. Ved IKA Rogaland gjør vi i dag mye slik importering mot MySQL.

Etter en gjennomgang og testing som skissert i punktene ovenfor sendte vi godkjenningsbrev til Sola kommune den 13. november 2009 (IKAR sak/arkivreferanse: 09/164 – 18).

Sola kommune ønsker en DIP
Etter at Sola kommune hadde mottatt godkjenningsbrevet ble det fra arkivtjenesten i kommunen ytret ønsket om å få tilbake fra IKAR en kopi av dataene som ble reddet ut fra Informixmiljøet for oppslag i ennå noen år. Arkivleder i kommunen oppfattet tross alt ikke Forum Sak som et særlig gammelt system. Dette åpnet en mulighet for for midling for IKAR. Vi kunne lage en DIP for Sola kommune som arkivtjenesten kunne bruke på en lokal pc eller sette opp på kommunens intranett for oppslag. IKAR foreslo for Sola kommune å sette dette opp på kommunens forslag til arbeidsplan for IKAR for 2010. Som sagt så gjort. I februar 2010 laget IKAR en DIP (Data Information Package) for Sola kommune hvor vi gjorde følgende:

• Reimporterte de 4 XML-filene inn i en MySQL database ved hjelp av Altova XMLSpy og kontrollerte feltformatene i henhold til filen METADATA.XML i avleveringen.

• Deretter brukte vi programmet PHP-Runner til å designe oppslagsdatabasen bestående av nevnte MySQL-database og PHP-filer som kan kjøre i alle nettlesere vi kjenner til.

• Denne oppslagsdatabasen ble presentert for arkivtjenesten og IKT-avdelingen i Sola kommune den 2. mars 2010. De likte det de så og vil sette denne DIP-en opp på en virtuell server på kommunen sitt intranett i løpet av våren 2010.

Slik endte historien om Forum Sak i Sola kommune.

Hva har vi lært?
Når elektronisk arkivmateriale som skal bevares ligger på en gammel proprietær teknologisk plattform som tiden er i ferd med å løpe fra, kan utfordringene for å få til en vellykket bevaring være krevende både arkivfaglig, teknologisk og økonomisk. Ofte må ekstern kompetanse hentes inn for å lykkes. Man må i tillegg være tålmodig og bruke nødvendig tid for å lykkes. Som dette eksemplet viser så lar selv vanskelige utfordringer seg løse. Eksempelet med Forum Sak i Sola kommune viser også hvor viktig det er å få til en tidlig avlevering/deponering av et eldre og avsluttet elektronisk arkiv. Venter vi for lenge vokser problemet fordi den proprietære teknologien vokser fra en forlatt server med et eldre og avsluttet eArkiv på. Derfor heter det følgende i «Forskrift om offentlege arkiv» § 3-17: «Ein elektronisk kopi av basen for ein avslutta periode skal klargjerast for deponering i arkivdepot. [...]. Deponering skal skje straks, jf. elles føresegnene for avlevering frå statlege organ til Arkivverket, kap. V. Kommunar og fylkeskommunar skal følgje den same prosedyren eller eit anna opplegg som på fullgod måte ivaretek omsynet til langtidslagring og framtidig dokumentasjon.»

Nokre tankar om bevaring og kassasjon (Synspunkt)

2010-04-14T15:42:00.001+02:00

Arnt Ola Fidjestøl, IKA Møre og Romsdal, og Rune Lothe, IKA Hordaland.

Det nærmar seg ti-årsjubileum for oppnemninga av Bevaringsutvalet. Årsaka til at ein nedsette dette utvalet var at Riksarkivet hadde ”behov for en totalvurdering av hovedprinsipper og tilnærmingsmåtar for bevaringsarbeidet i statlig arkivsektor”. Utvalet skulle også ”vurdere sine anbefalinger i forhold til det tilsvarende arbeid som nå foregår for kommunal sektor (Thime-utvalget)”. Rapporten vart ferdigstilt i 2002, og var etter vårt syn eit utmerka utgangspunkt for ein revisjon av bevarings- og kassasjonsreglementet. Kva har skjedd etter det? Svært lite, om noko i det heile. Vi held oss framleis til retningslinene i Riksarkivarens bestemmelser for offentlige arkiver. Desse vart ferdigstilt i 1988 og er blitt gjort særs lite med i ettertid. Nå kan ein lese på heimesidene til Riksarkivet at det skal leggast fram ein revidert versjon av reglementet for kommunane og fylkeskommunane hausten 2010. Dette helsar vi velkommen. Vi reknar med og vonar at statleg sektor får sin revisjon omtrent på same tida. Vi ynskjer med dette å kome med nokre synspunkt som vi vonar Riksarkivet vil ta med seg i sluttfasen av det arbeidet som skal sluttførast i 2010. Det er viktig at vi nå får eit reglement og retningsliner som er enkle å halde seg til både for å unngå feilaktig kassasjon, men like mykje for å legge til rette for fortløpande vurderingar av desse slik at dei til einkvar tid er i takt med utviklinga i samfunnet og offentleg sektor. Vi vonar at Riksarkivet vil ta med seg våre synspunkt i det vidare arbeidet.

Nokre hovudinnvendingar mot dagens reglement
Vi har ikkje føreteke ein detaljert analyse av dagens reglement, men baserer innvendingane på dei erfaringane vi har.

Det er eit problem at reglementet på enkelte område er inkonsekvent. Eit konkret døme som illustrasjon er forskjellen på handsaming av ikkje-antekne anbod i fylkeskommunal og kommunal sektor. Medan det i fylkeskommunen sitt reglement er høve til å kassere, lyt ein i kommunane sitt reglement vurdere kva anbodet gjeld. Dette verkar ikkje logisk, og då meiner vi at ein har to val. Anten samkøyre rutinane, eller forklare kvifor ein har ulik handsaming. Kanskje ligg årsaka til ulik handsaming i faktorar som var relevante på eit gjeve tidspunkt, men som ikkje lenger er det? Dette er umogeleg å vite for dei som skal halde seg til reglementet og aukar dermed terskelen for å ta tak bevaringsvurderinga.

Språkbruk! Eit anna problem er språkbruk og terminilogi. Dette er vi sikre på at Riksarkivet har gripe fatt i i revisjonen. Det bør likevel nemnast som ei innvending at det ikkje er blitt gjort noko med dette tidlegare. Til dømes finn ein framleis Distriktenes utbyggingsfond, trass i at det opp høyrte i 1993. Setningar som ”overført til edb” er lite nytta i dagens IT-språk. Det at reglementet til fylkeskommunen er inndelt etter ein arkivnøkkel som sist gong vart revidert i 1981 og reglementet for kommunane etter ein nøkkel frå 1976 seier sitt. Mykje av desse problemstillingane vil natur leg nok verte løyst ved å knytte seg til nyare arkivnøklar. Det er også uheldig at seinare tids skifte av forvaltningsnivå ikkje er blitt teke omsyn til. Nå dekker Riksarkivarens ret ningsliner for staten berre eigenforvaltnings saker. Det er likevel ikkje bra at ein berre finn sjukehus referert til under fylkeskommunen og kommunen sitt reglement, der det i alle fall ikkje høyrer heime. Sidan retningslinene til Riks arkivaren berre dekker eigenforvaltningsaker, vert det endå viktigare at dei sektorvise kassasjonsreglementa for stats forvaltninga er godt synlege på Riksarkivet sine heimesider.

Eit siste moment i høve til Riksarkivarens retningsliner er bruken av omgrep som gjev stor rom for individuell tolkning. Omgrep som ”rutinemessig korrespondanse”, ”rutinemessige enkeltsaker”, ”prinsipiell betydning” og ”prinsipiell art” inviterer til tolkning og gjer arbeidet med kassasjon meir krevjande og aukar samstundes sjansen for at ein konkluderer feil.

Noko som også er forvirrande er bruken av ”som ovanfor”. Om det vert referert til hovudoverskrifta, linja/avsnittet eller talet ute i høgre margen er ikkje opplagt. Vi etterlyser ein meir eintydig og lettfatteleg språkbruk.

Vi ser at dei nye sidene til Riksarkivet legg til rette for å legge enkeltvedtaka for kassasjon ut på heimesidene. Dette helsar vi velkomen. Vi skjønar at enkeltvedtak ikkje er ålment gyldige, men dei vil både kvar for seg, og samla gi eit godt grunnlag for kassasjons- og bevaringsarbeidet i kommunane. Det vil også heve kvaliteten på framtidige kassasjonsførespurnader til Riksarkivet at ein trekker inn desse vedtaka i grunngjevingane.

Manglande forankring i bevaringsutvalet sin rapport
Som det vert nemnt innleiingsvis meiner vi Bevaringsutvalet sin rapport er god. Den har lagt eit godt grunnlag for det vidare arbeidet med bevaring og kassasjon. Når det kjem til konkret oppfølging av rapportens konklusjonar, har det kome lite i form av regelverk forankra i rapporten. Det er sjølvsagt uheldig at både dei sektorvise kassasjonsregle menta og Riksarkivarens reglar for bevaring og kassasjon ikkje har denne forankringa. Vi skjønar at dette er eit kompleks problemområde. Det kan vere vanskeleg å halde seg a jour med alle dei endringane som har skjedd i offentleg sektor i tida etter at Bevaringsutvalet la fram sin rapport. Det som er vanskelegare å skjøne er at reglementa ikkje er justert i høve til dei meir overordna konklusjonar som vert gjort av Bevaringsutvalet. Særleg syns vi det er uheldig at ein ikkje har teke meir omsyn til rapportens konklusjonar på såkalla ”plukkassasjon” eller ”utvalskassasjon”.

Her er eit utval sitat frå rapporten om denne kassasjonsformen.

I kapittel 5.3.3 Vurderingsnivå: makro eller mikro står følgjande:
”Som nevnt ovenfor må kassasjon lønne seg økonomisk. Det har ingen hensikt å bruke større ressurser på å kassere deler av materialet enn det vil koste å bevare det hele og holde det lett tilgjengelig. Og selv om det er viktig ikke å undervurdere kostnadene ved bevaring og særlig ved effektiv gjenfinning, er det grunn til å regne med at en for detaljert kassasjonsvurdering i mange tilfeller ikke vil være lønnsom – dersom man ikke også av andre grunner har behov for en detaljert gjennomgåelse av materialet. Det følger av dette at bevarings- og kassasjons vurdering i hovedregel bør skje på makronivå.”

Vidare står det at eit mogeleg unntak for vurdering på makronivå vil kunne vere bevarings- og kassasjonsplanar knytta til arkivnøkkel.

I kapittel 5.3.6 Bevaring av utvalg og prøver står følgjande:
”Hensikten er å bevare noe som gir et mer eller mindre representativt bilde av materialet, uten å ta kostnadene ved å bevare hele materialet. De vanligste utvalgsmetoder forutsetter at materialet er stort og homogent. Dette innebærer at det først og fremst er entypeserier som egner seg for utvalgsbevaring.”

Vidare står det:
”Kritiske røster hevder at man oppnår svært lite, bl.a fordi statistisk representativitet ikke kan defineres generelt, men må knyttes til spesifikke problemstillinger mv. Det er vel også et faktum at det har vært svært lite bruk av slikt materiale i forskningssammenheng.”

Utvalet konkluderer i kapittel 7.1.3 Bevaringskriterier brukt i et makro-/mikroperspektiv:
”Utvalget vil generelt advare mot en metodikk som baserer seg på en nitid gransking av enkeltsaker og -dokumenter. Dersom bevarings- og kassasjonsarbeidet skal gjennomføres innenfor rimelige ressursrammer, er det helt nødvendig å rette oppmerk som heten mot større arkivenheter. Det innebærer også at utvalget vil anbefale bevaringskriterier som er anvendbare i et makroperspektiv.”

Vi meiner vurderingane og konklusjonen til rapporten på dette området er god. Skal ein følgje rapporten på dette området burde konsekvensen vere at utvalsbevaring vart fjerna i alt regel verk. Det bør i alle fall som eit minimum grunngjevast godt, dei gongene ein meiner at utvalsbevaring er berettiga.

Eit grelt døme på reglement som ikkje har teke inn over seg bevaringsutvalets konklusjonar er kassasjonsreglementet for trygde kontora som er forankra i vedtak gjort i 1995. Der definerer ein på side fire og fem kva sakstyper som skal avleverast til arkiv verket og kva sakstypar som ikkje skal avleverast. Når sakstypane er definert i reglementet står følgjande:
”Det er et utvalg av disse sakstypene som skal avleveres til Arkivverket. Utvalget omfatter saker på personer født 1. og 11. hver måned og saker på personer født på årstall som ender på 0.”

Dette er etter vårt syn ein framgangsmåte som bryter med proveniensprinsippet. Er arkivet eit objektarkiv må ein også ta omsyn til dette når ein tek vare på utval. Er arkivet ordna på objekt, som i dette tilfelle, kan ein ikkje gå inn i dette materialet og i neste omgang kassere på emne. Anten kasserer ein på objekt eller så kasserer ein på emne, ikkje begge deler. Det vil i praksis nærmast vere umogeleg å unngå feilvurderingar med ein slik framgangsmåte, samstundes som ein sit igjen med eit materiale det heilt openbert vil vere svært vanskeleg å forhalde seg til i forskningssamanheng. Alle dei sektorvise reglementa som finst i dag bør med andre ord gjennomgåast og reviderast i tråd med dei tilrådingar som vert gjevne i Bevaringsutvalet sin rapport.

Dersom det er slik at det er magasinkapasiteten som er avgjerande for kor mykje ein tek vare på, er vi av den formeining at det er betre å erkjenne at ein ikkje kan ta vare på alt. Er arkiv serien av ein slik karakter at den framstår som uoversiktleg og uetterrettleg etter at kassasjonsvurderinga er gjort, er det betre å kassere heile serien enn berre deler av den. Vi ynskjer oss ein normalinstruks med rettleiing tilpassa dei enkelte forvaltningsområda og -nivåa i offentleg sektor. Denne skal vere fundert på Bevaringsutvalet sin rapport som på makronivå, i regelen på arkivserienivå, seier noko om bevaringstid. Deretter kan prosessen vidare vere at bevaringsplanane i offentleg sektor skal forankrast i desse rettleiingane, men endeleg godkjennast av Riksarkivet før dei vert gjeldande. For saksarkiv, vil det vere naudsynt å gjere ei vurdering på nivået under arkivserienivået. Vi meiner at ein her bør legge arkivnøkkelen til grunn.

Riksarkivet vil kanskje innvende at dette vil verte eit for tidkrev jande arbeid for dei. Vi trur ikkje det. Vi trur at langt dei fleste arkivseriane vil vere uproblematiske å vurdere. Ein lyt bruke litt meir tid på enkelte seriar, men etterkvart som ein får erfaring med desse, vil også dette arbeidet verte enklare og krevje mindre ressursar. Best av alt er at ein då vil ha eit konkret reglement som ein fortløpande kan justere og kommentere etterkvart som ut viklinga innanfor offentleg sektor gjer dette naudsynt.

Med arkivene over forvaltningsgrensene

2009-11-19T15:04:00.009+01:00

Lars Jørgen Sandberg, Riksarkivet.

Endringer i den norske forvaltningen er ingen stor og overraskende nyhet. Det skjer jevnlige omorganiseringer, for eksempel skifte i forvaltningsnivå, overgang til foretak eller særlovsselskap, privatisering, sammenslåing og flytting av arbeidsoppgaver mellom organer. Nye organer har blitt og blir jevnlig etablert, mens andre har blitt lagt ned eller slått sammen. Arbeidsoppgaver og funksjoner har beveget seg over forvaltningsnivåer og mellom organer, og vi står nå overfor en ny reform hvor en del oppgaver skal overføres fra staten til fylkeskommunal sektor.

Forvaltningsreformen, fastsatt i lov av 09.01.2009 nr. 04 om endringer i forvaltningslovgivningen mv. (gjennomføring av forvaltningsreformen), medfører at blant annet deler av riksvegnettet blir omklassifisert til fylkeskommunale veger fra 01.01.2010, og ansvaret for disse vil tilfalle fylkeskommunene.

Under slike forhold synes det naturlig å spørre om hvordan arkivene skal behandles, hvilket materiale skal overføres, hvilket arkivmateriale skal avleveres/deponeres og ikke minst hvor skal man avlevere? Arkivforskriften legger føringer for hvordan arkivet skal behandles under omorganiseringen. I følge arkivforskriften § 5-3 skal arkivet etter det nedlagte organet enten avleveres til depot eller overføres til det nye organet. Med overføring menes i arkivfaglig sammenheng at ansvaret for arkivmaterialet skifter fra en arkivskaper til en annen. Hensikten med overføring vil være å bedre tilgjengeligheten til dokumentene for dem som arbeider i organet. I en situasjon hvor arbeidsoppgavene flyttes fra et organ til et annet oppstår det derimot et spørsmål om hvor arkivsakene skal være og det gjelder enten organet legges ned eller ikke. For å gi et inntrykk av hvordan man kan gjøre det, ønsker jeg å ta opp en tilsvarende situasjon fra et par år tilbake, nemlig den statlige overtakelsen av forliksrådene.

Tilfellet forliksrådene
Politi- og lensmannsetaten overtok sekretariatene for forliksrådene fra kommunene 1. januar 2006. Det ble i vedtaksbrevet fra Riksarkivaren av 04.11.2005 bestemt at forliksrådene skulle overføre deler av materialet til politidistriktene. Dette vedtaket kom som følge av at statusen til forliksrådene syntes noe uklar, var de kommunale eller statlige? Skulle de avlevere til statsarkivene eller til de kommunale depotene? Da det viste seg at forliksrådene ikke var sikre selv og hadde startet avlevering til både statsarkiv og kommunale arkivdepot, fattet Riksarkivaren et vedtak som medførte overføring fra forliksrådene til Politidirektoratet. Kommunene skulle oppbevare materialet frem til omorganiseringstidspunktet og sørge for at arkivene ble satt i den stand som arkivforskriften krever, altså ordning, pakking og kassasjon. Det ble fattet nye kassasjonsregler for forliksrådene da Politidirektoratet hadde utarbeidet egne kassasjonsregler for det materialet som forliksrådene skapte etter 1. januar 2006, og de reglene som var gitt i Riksarkivarens forskrift, kapittel V, ikke var anvendbare.

Hva ble avlevert og hvor?
Alt arkivmaterialet fra tiden før 1930 skulle ifølge reglene som var gitt av Justisdepartementet i 1933 og 1953, avleveres til statsarkivene. For materialet som var skapt i perioden 1930-1995 fikk vi fire forskjellige muligheter: 1) De forliksrådene som allerede hadde avlevert noe til statsarkivene, skulle fortsatt avlevere til statsarkivene. 2) De forliksrådene som allerede hadde avlevert noe til kommunalt arkivdepot, skulle fortsatt avlevere til samme. 3) De forliksrådene som hadde avlevert noe til et statsarkiv og til et kommunalt arkivdepot, skulle avlevere til det kommunale arkivdepotet. 4) De forliksrådene som ikke hadde avlevert noe tidligere, skulle avlevere til statsarkivene.

Riksarkivaren påla videre kommunene å overføre forliksrådenes arkivmateriale for perioden 01.01.1996 – 31.12.2005 til Politidirektoratet. Kommunene skulle ordne det og skrive overføringsliste m.m. ihht arkivforskriften §§ 3-22 og 3-23, mens politiet skulle sørge for avlevering av det overførte materialet til arkivdepot når det administrative behovet var utløpt.

Hva med den nåværende situasjonen og fremtiden?
Omorganiseringer får, som vist over, følger for arkivene. Når arbeidsoppgaver skifter tilholdssted må den som fatter vedtak om omorganisering eller opphavsorganets ledelse avgjøre om arkivsakene skal flytte med. Når et organ nedlegges og arbeidsoppgavene fortsetter i et annet organ, må det vurderes om arkivene skal følge med til det nye organet. I den situasjonen man nå står ovenfor, vil det være naturlig at man forsøker å få avklart hvilke saker som skal overføres eller lånes ut til fylkeskommunen. Har for eksempel fylkeskommunen behov for eldre saker innen samferdsel?

Det synes naturlig at fylkeskommunene ønsker tilgang til det eldre arkivmaterialet og spørsmålet videre er hvordan man oppfyller dette behovet. I denne situasjonen vil man være nødt til å velge mellom overføring og utlån. Regelen for om man skal overføre eller låne ut arkivet har tidligere vært ansett som grei. Overføring skulle brukes der opphavsorganet eller deler av virksomheten overføres til et annet organ, mens utlån kun skulle foretas der opphavsorganet fortsetter sin virksomhet. Både overføring og utlån setter arkivets struktur i fare. For å sikre gjenfinning senere og at den historiske sammenhengen bevares, er det derfor viktig at overføring og utlån gjøres riktig. Dersom statlige organer er involvert i prosessen med å ta arkivsaker ut av sin opprinnelige sammenheng, skal man melde fra til Riksarkivaren, se Arkivforskriften kapittel III D.

Når et arkivmateriale er overført eller lånt ut, må de involverte organene være klar over hvilket ansvar man sitter med. I høringsnotatet om Forvaltningsreformen, side 117, sies det at hvert forvaltningsnivå har et lovpålagt ansvar for å ta vare på de arkivene de selv har skapt. Riksarkivaren stiller seg bak dette og legger også i denne uttalelsen at en primært ønsker at arkivmaterialet etter et forvaltningsnivå bør bli bevart der materialet er skapt, ergo bør arkivmaterialet etter en kommunal virksomhet forbli i kommunalt eie. Som følge av dette ber Riksarkivaren om at man utviser stor forsiktighet med bruken av overføring av arkivmaterialet på tvers av forvaltningsnivå. Denne praksisen synes oftere brukt mellom statlige organ enn mellom kommunal og statlig sektor til tross for enkelte unntak. I de tilfellene hvor organet som overtar arbeidsoppgavene fra et annet organ har et reelt behov for å se den tidligere saksbehandling, bør man da vurdere utlån eller kopiering. iden overføring fortsatt er et alternativ ved omorganisering, skal jeg utdype begrepet litt nøyere.

Overføring

I arkivfaglig sammenheng betyr det som nevnt tidligere at ansvaret for arkivmaterialet skifter fra en arkivskaper til en annen. Overføring av arkivmateriale mellom offentlige organer har tradisjonelt vært benyttet i en rekke sammenhenger, og det har vært en sikker kilde til å skape uorden i de offentlige arkivene. Riksarkivaren har derfor gitt noen føringer for slike ansvarsoverdragelser. Arkivloven setter et generelt forbud mot både å avhende og å tilegne seg offentlige arkivmateriale, og dette inkluderer da også overføring av arkivmateriale fra et offentlig organ til et annet. Overføring av arkiv til et annet offentlig arkiv kan altså bare skje i de tilfeller hvor det er tillatt i henhold til arkivforskriften, det vil si i disse tre tilfellene:

1) Når et offentlig organ blir lagt ned, skal arkivet enten avleveres til arkivdepot eller overføres til et organ som overtar saksområdet.

2) Når et offentlig organ blir privatisert, blir organet formelt lagt ned og en privat virksomhet opprettes. Overføring av offentlig arkivmateriale til en privat virksomhet medfører at Riksarkivaren må samtykke for at en privatisert virksomhet skal kunne beholde (formelt overført) arkivet fra tiden da virksomheten var offentlig. Dette skyldes at private virksomheter ikke er underlagt regelverket for offentlig arkiv.

3) Når et offentlig utvalg som danner eget arkiv blir nedlagt, er det påbudt at arkivet skal overføres til oppdragsgiveren.

Innenfor disse rammene kan organene fritt avklare om man vil overføre, låne ut eller kopiere. rkivforskriftens kapittel III D gir de to viktigste bestemmelsene som knytter seg til overføring av arkivmaterialet. Dersom man i samråd med det mottakende organet bestemmer seg for å overføre arkivet, skal arkivmaterialet ordnes i henhold til de kravene som er definert i arkivforskriften § 5-4. Materialet skal listeføres og overføringslisten skal utformes som en avleveringsliste til arkivdepot. Når materialet er overført til det nye organ, skal det nye organet sørge for at den indre og ytre proveniensen blir opprettholdt. Det skal ikke forekomme noen sammenblanding med det overførte arkiv og arkivet innen samme arbeidsfelt som blir opprettet i det nye organet. Dersom et offentlig organ tar over et saksområde og det tilhørende arkivmateriale fra et annet organ, skal dette arkivmaterialet oppbevares for seg. Når det nye organet ikke har behov for det eldre og overførte arkivmateriale lengre eller når materialet er 25 år gammelt, har dette organet ansvaret for å avlevere materialet til arkivdepot. Arkivet avleveres der det organet som har skapt arkivet, skal avlevere.

Utlån eller kopiering som alternativ
Dersom et organ avgir et arbeidsfelt, men selv fortsetter å eksistere, kan det låne ut materialet til organet som overtar saksområdet. Det utlånte materialet skal leveres tilbake til sitt opphavsorgan etter en avtalt periode. Dersom opphavsorganet i mellomtiden har opphørt, skal arkivmaterialet avleveres til opphavsorganets depot. Det er viktig at det inngås en skriftlig avtale mellom organene om lånets omfang, varighet og oppfølgingsansvar. Materialet skal ordnes, utlånsliste skal lages og listen skal forefinnes hos de involverte organene. Det innlånte materialet skal holdes for seg og ikke tillegges nye saker.

Kopiering kan være et alternativ både for overføring og for utlån. Originalmaterialet beholdes enten hos opphavsorganet dersom dette eksisterer, eller avleveres til arkivdepot hvis opphavsorganet er nedlagt. I en papirverden kan kopieringsalternativet synes noe voldsomt og miljøskadelig. En kan skille mellom kopiering etter henvendelse, altså kopiering av en eller flere saker, og en altomfattende kopiering, hvor samtlige saker blir kopiert av det nye organet. I en mer eller mindre elektronisk hverdag synes kopiering å være et av de bedre alternativene. Det er i utgangspunktet mulig å kopiere alle elektroniske system uavhengig av om de er Noark-godkjente eller ikke. Det er fortsatt viktig at kopier fra andre organ holdes for seg og ikke blandes sammen med organets eget arkiv samtidig som kopiert arkiv må være sperret for registrering og oppdatering. Når kopiene har tjent sitt formål, skal de slettes. Ved deponering eller avlevering av databasen fra det organet som overtar saksområdet, skal det arkivet som inneholder kopier fra opprinnelig arkivskaper slettes. Det er svært viktig at kopiene ikke følger med som en del av det avleverende organets arkiv.

Riksarkivaren utarbeidet i 2006 en veiledning i omorganisering hvor man kan finne mer og detaljert informasjon om hva man bør/kan gjøre. Veiledningen finner man på Arkivverkets nettsider: http://www.arkivverket.no/arkivverket/publikasjoner/rapporter.html

Tilfellet forliksrådene viste at Riksarkivaren kan fatte vedtak som medfører overføring. I fremtiden vil Riksarkivaren være forsiktig med å fatte slike vedtak og ofte overlate til de involverte partene å komme frem til praktiske og hensiktsmessige løsninger som er innenfor kravene i det arkivfaglige lovverket. Avslutningsvis kan en skissere følgende huskeliste ved omorganiseringer:

1. Meld fra til eget arkivdepot om større omorganiseringer

2. Avklar hva som skal skje med arkivmaterialet

3. Det relevante arkivmaterialet skal klargjøres og ordnes

4. Det skal utarbeides avleveringsliste/overføringsliste/utlånsliste

5. Hold arkivene fra hverandre

6. Lag rutiner for mottatt arkiv

7. Vær oppmerksom på det ansvaret som en omorganisering kan medføre og oppfyll evt. forpliktelser

8. Finn praktiske løsninger innenfor rammen av det arkivfaglige lovverket

9. Husk å dokumentere det i arkivplanen!

Kommunenes arkivlokaler

2009-11-19T14:56:00.010+01:00

Kjell J. Bråstad, Statsarkivet i Kristiansand.

Det er nå 10 år siden arkivloven trådte i kraft. Lovens § 6 slår fast at alle offentlige organer skal ha arkiv, og arkivet skal være innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjons- og dokumentasjonskilder både på kort og lang sikt. Dette innebærer blant annet at arkivet må oppbevares i forsvarlige arkivlokaler.

Kapitel 4 i arkivforskriften gir detaljerte bestemmelser om hva som kreves av et arkivlokale. Disse kravene må oppfylles fullt ut i alle nye arkivlokaler som tas i bruk. Mangler ved eksisterende arkivlokaler skal rettes opp så snart som mulig. Siste frist for slike opprettinger er 1. januar 2012. Da må alle arkivlokaler være i tråd med arkivforskriftens krav. Dette innebærer at kommunene nå bare har 2 år på seg for å få forsvarlige arkivlokaler. Mange kommuner er godt i gang med å få dette til. Andre har mye igjen.

Arkivlokaler kan deles inn i 3 grupper: dagligarkiv, bortsettingsarkiv og arkivdepot. Dagligarkivet er i aktiv bruk. Bortsettingsarkivet dekker tidligere arkivperioder og brukes ikke særlig ofte. Arkivdepotet skal romme eldre og avsluttede arkiv som ikke lenger er i administrativ bruk. Det er vanlig at arkivmateriale overføres til arkivdepot etter 20-25 år.

De fleste kommuner bruker i dag elektroniske arkiv systemer. Det gjør at de kan klare seg med mindre arealer til dagligarkiv enn før. Men fortsatt er det gjerne deler av kommunens arkivdanning som ikke skjer elektronisk. Mange skoler, barnehager og sykehjem danner også fort satt papirarkiv. Disse papirarkivene må oppbevares slik at arkivforskriftens krav blir innfridd. For øvrig er det også krav til et rom hvor elektroniske arkiv blir lagret. Rommet må bl.a. være sikret mot ulovlig tilgang, brann, fuktighet og for høy temperatur.

Hvis bortsettingsarkivet er plassert slik at det ikke har hyppig tilsyn, må lokalet tilfredsstille forskriftens krav til spesialrom for arkiv. Dette er strengere krav enn til et vanlig arkivrom. Årsaken til dette er at skader på arkiv materialet kan utvikle seg mer alvorlig hvis skaden ikke blir raskt oppdaget.

I dag er det vanligvis bortsettingsarkivene som er mest plasskrevende i kommunene. Mange kommuner har disse arkivene plassert i kjellerlokaler. Noen steder brukes fortsatt tilfluktsrom til arkivlokale. Det er ikke tillatt, men med ett unntak: det er tillatt å ha arkivsaker som etter kassasjonsreglene skal kasseres, i tilflukts rom. Ellers er det forbudt å bruke tilflukts rom til å oppbevare arkivsaker. Slik praksis må opp høre senest i 2012.

Mange bortsettingsarkiv er plassert i kjellerrom hvor det går vannrør under taket. Det innebærer fare for vannlekkasjer. Arkivforskriften setter forbud mot vannrør i et spesialrom for arkiv. Hvis det i et eksisterende arkivlokale finnes vannrør og det er urimelig kostbart å endre rør opplegget, kan det alternativt brukes tekniske løsninger som effektivt hindrer at arkivmaterialet blir skadet av vann fra rørene. Slike løsninger er skissert i Riksarkivarens veiledningshefte Krav til arkivlokaler – En veiledning for offentlige organer.

Arkivforskriften krever at arkivlokaler skal være godt sikret mot brann, både mot branntilløp i arkivlokalet og mot brannspredning fra tilstøtende lokaler. Samtidig skal det være jevne og gode klimatiske forhold i rommet. Rommet skal dessuten være sikret mot innbrudd og mot at uvedkommende kan få tilgang til arkivmaterialet. Mange kommuner har plassert sine bortsettingsarkiv i arkivlokaler som fortsatt ikke tilfredsstiller disse kravene. Disse kommunene må enten utbedre manglene eller plassere sine bort settingsarkiv i rom som tilfredsstiller arkivforskriftens krav.

Arkivmateriale som ikke lenger er i administrativ bruk skal avleveres til et arkivdepot. Kommunen kan velge å danne sitt eget arkivdepot eller gå sammen med andre kommuner om å ha et interkommunalt arkivdepot.

Et arkivdepot har ekstra strenge krav til brannsikring. Bygningsdelene skal tåle åpen ild i minst 120 minutter. For øvrig er det samme fysiske sikringskrav til et arkivdepot som til et spesialrom for arkiv. Forskjellen ligger i at det i et arkivdepot skal være lagt til rette for at arkivmaterialet kan bli brukt av publikum. Interesserte skal ha muligheter til å få utlevert arkivmateriale til gjennomsyn. Personale må ha oversikt over arkivmaterialet i arkivdepotet, kunne hente arkivmateriale og la publikum lese det under kontrollerte forhold.

Mange av landets kommuner har valgt å la et interkommunalt arkiv være deres arkivdepot. Det er en rasjonell og god løsning. Kyndig arkivpersonale kan der sørge for god betjening av publikum på en lesesal. De kommunene som står utenfor en interkommunal arkivordning, må klare å gjøre denne oppgaven selv. Statsarkivene har til oppgave å kontrollere arkivforholdene i kommunene. I dette ligger det også en plikt til å kontrollere at kommunenes arkivlokaler tilfredsstiller arkivforskriftens krav. Kommunene må regne med at stats arkivene kommer til å intensivere sin kontroll med kommunale arkiv lokaler de nærmeste årene. Høyest prioritet kan man regne med at det blir lagt i kontroll av at kommunene har tilfredsstillende arkivdepot. Men kommunene må også regne med aktiv kontroll av lokalene til bort settingsarkiv og dagligarkiv.

Arkiv i interkommunale samarbeidsløsninger

2009-11-19T14:34:00.006+01:00

Tom Oddby, Byarkivet i Drammen

Norske kommuner legger stadig mer av sin oppgaveløsning til interkommunale selskaper og samarbeidsløsninger. Til tross for at arkivloven gjelder for de aller fleste interkommunale selskaper og samarbeidsløsninger er arkivplikten ikke godt nok ivaretatt når kommunene velger å samarbeide interkommunalt. Viktig dokumentasjon av juridisk, forvaltningsmessig og forskningsmessig verdi kan gå tapt som følge av at arkivspørsmål ikke blir ivaretatt godt nok. Denne artikkelen tar for seg hvordan kommunene kan løse problemer og utfordringer knyttet til arkiv i interkommunale selskaper og samarbeidsløsninger.

På oppdrag fra KS kartla ECON Analyse i 2006 omfanget av interkommunalt samarbeid. Rapporten slår fast at omfanget av interkommunalt samarbeid i Norge er betydelig, og inter-kommunalt samarbeid et viktig tema når det gjelder organisering av mange typer kommunale tjenester. Selv om rapporten er tre år gammel er det ingenting som tyder på at kommunenes syn på interkommunalt samarbeid har endret seg. Kommunene ser på interkommunalt samar-beid som en god og effektiv måte å håndtere oppgaver på, og det er grunn til å tro at omfanget av interkommunalt samarbeid vil øke også i fremtiden. Arkivloven gjelder for de fleste interkommunale selskaper og samarbeidsløsninger, men til tross for dette har arkiv-spørsmål fått en noe ”stemoderlig” behandling. Særlig er det et problem at det ikke er nedfelt et arkivansvar i selskapsavtaler eller andre styringsdokumenter, og at arkivansvaret ikke har vært klart definert før kommunene inngår i slike interkommunale samarbeidsløsninger. Slike problemstillinger er knyttet både til arkivdanning, bortsettingsarkiv og arkivdepot samt behandling av innsynsbegjæringer.

Erfaringsmessig er det vanskelig for de arkivansvarlige i kommunene å få gjennomslag hos rådmann og politikere for at det skal tenkes arkiv når man etablerer interkommunale samar-beidsløsninger. Det er også et formelt problem fordi arkivansvaret i de fleste tilfeller ikke lenger ligger til den enkelte arkivsvarlige, men er overført til en interkommunal samarbeids-løsning. Det har i lang tid vært bekymring for at viktig dokumentasjon av juridisk, forvalt-ningsmessig og forskningsmessig verdi kan gå tapt som følge av at arkivansvaret i interkom-munale selskaper og samarbeidsløsninger ikke blir ivaretatt godt nok. Særlig har man vært bekymret for at rettighetsdokumentasjon ikke blir ivaretatt godt nok. For å hjelpe kommunene til å stå bedre rustet i arbeidet med arkiv i interkommunale samarbeidsløsninger har Riksarki-varen samarbeidet med KS og det kommunale arkivfaglige miljøet om å lage en veiledning. Denne veiledningen blir sendt ut til kommunene i løpet av kort tid, og vil også være tilgjenge-lig på Arkivverkets nettsider.

Kommunene: én sektor men mange samarbeidsformer
Kommunal sektor er stort sett ganske lik når det gjelder oppgaver, men har mange valgmulig-heter når det gjelder oppgaveløsning. Kommuneloven gir kommunene stor frihet til å velge hvordan oppgaveløsningen skal organiseres, enten alene eller sammen med andre kommuner. Og muligheten til å organisere oppgaveløsningen sammen er det svært mange kommuner som benytter seg av. KS og Kommunal- og regionaldepartementet driver nettsiden www.kommunesamarbeid.no, som er en database med opplysninger om interkommunalt sam-arbeid. Pr. 15.10.09 var det registrert nærmere 1.500 interkommunale samarbeid innen alle sektorer. Nå er på langt nær alle interkommunale samarbeid registrert og det må derfor antas at det reelle tallet på interkommunalt samarbeid er langt høyere. En liten pekepinn kan man få i rapporten fra ECON Analyse, der det rapporteres om gjennomsnittlig 14 interkommunale samarbeid pr. kommune, noe som skulle tilsi ca. 6000 interkommunale samarbeid.

Det finnes ulike samarbeidsformer i kommunal sektor, men her skal jeg bare nevne de van-ligste samarbeidsformene: 1) interkommunalt selskap etablert med hjemmel i lov om inter-kommunale selskaper, 2) samarbeid med hjemmel i kommunelovens § 27, 3) samarbeid etter kommunelovens § 28 – vertskommunesamarbeid med eller uten politisk nemd, 4) kommunalt aksjeselskap. Når det gjelder kommunalt aksjeselskap så skiller disse seg ut fra de andre in-terkommunale samarbeidsløsningene ved at også private aktører kan ha eierinteresser i kom-munale aksjeselskap.

Lovverket
I tillegg til arkivloven og kommuneloven regulerer også offentleglova, forvaltningsloven og personopplysningsloven arkivspørsmål i interkommunale samarbeidsløsninger. I tillegg kan det finnes lokale forskrifter og bestemmelser som kan ha betydning for vurderingen. De fleste interkommunale selskaper og samarbeidsløsninger skal følge arkivloven, men også offent-leglova skal følges hvis kommunene 1) oppfyller krav om eierandel på mer enn 50 %, eller 2) alene eller sammen med andre offentlige organer har rett til å velge mer enn halvparten av stemmeberettigede medlemmer i samarbeidsordningen. Det finnes unntak her, men dette skal jeg ikke gå nærmere inn på.

Grovt sett kan man skille mellom tre typer av interkommunale samarbeidsordninger når det gjelder å følge arkivloven og offentleglova: for det første de samarbeidsordningene som skal følge både arkivloven og offentleglova. Dernest har man de samarbeidsordningene som skal følge offentleglova, men ikke hele arkivloven. Slik arkivlovens organbegrep er definert er det klart at det kan finnes interkommunale samarbeidsorganer som ikke må følge arkivloven, selv om det samme samarbeidsorganet skal følge offentleglova. Ethvert interkommunalt samar-beidsorgan som skal følge offentleglova må også følge journalføringsreglene i arkivforskriften §§ 2-6 til 2-10. På denne måten vil deler av arkivloven gjelder for slike samarbeidsordninger. Tilslutt har man de samarbeidsordningene som ikke må følge verken offentleglova eller arkivloven. For eksempel skal et interkommunalt organ som driver næringsvirksomhet i direkte konkurranse med private aktører – og på samme vilkår som de private aktørene, ikke følge offentleglova eller arkivloven.

Begrepet rettssubjekt er også viktig i forhold til hvordan man arkivfaglig skal vurdere inter-kommunale samarbeidsløsninger. Noen interkommunale samarbeidsløsninger er å regne som egne rettssubjekt, mens andre ikke kan regnes som egne rettssubjekt. Dette har blant annet betydning for hvorvidt samarbeidsløsningen må ha egen arkivtjeneste eller ikke.

Arkivdanning og arkivdepot – praktiske og teoretiske vurderinger
Når en interkommunal samarbeidsløsning skal etableres er det mange praktiske og teoretiske vurderinger som må gjøres. Ofte vil disse vurderingene føre til store og omfattende arbeids-oppgaver for arkivpersonalet i den enkelte kommune, og gjerne i samarbeid med de som håndterer arkivdepot for den samme kommunen. Det er derfor lurt å starte planleggingen i god tid, samt at man må huske på at alle endringer skal dokumenteres i arkivplanen.

Først og fremst må man foreta en individuell vurdering av hver enkelt samarbeidsløsning i forhold til lovverket, slik at man får fastslått om samarbeidsløsningen skal følge f.eks. arkiv-loven og offentleglova og om samarbeidsløsningen er å regne som egne rettssubjekt. En slik vurdering kan gjøres i fellesskap hos de kommunene som inngår i samarbeidsløsningen, og er en vurdering som den enkelte arkivansvarlige i kommunene bør ta ansvar for å gjøre. I for-lengelsen av en slik vurdering skal det legges til rette for at det formelle arkivansvaret blir en del av selskapsdokumentene eller andre styringsdokumenter som gjelder for den interkommu-nale samarbeidsløsningen. Det er viktig å huske på at slike dokumenter også skal ivareta an-svaret for eldre og avsluttede arkiver, altså det som skal avleveres eller deponeres i godkjent arkivdepot (gjelder både papirarkiver og elektroniske arkiver). Dette er spesielt viktig hvis en interkommunal samarbeidsløsning skal legges ned.

Hvordan skal så arkivdanningen - den arkivmessige overgangen og overføringen av saker og dokumenter, håndteres? Alle arkivsakene – både papirarkiv og elektroniske arkiv, som skal overføres til interkommunale samarbeidsløsninger skal periodiseres. Det bør også vurderes om man skal foreta uttrekk av data og metadata fra fagsystemer. Ansvaret for periodisering og eventuelle uttrekk fra fagsystemer ligger til den enkelte kommune som inngår i samarbeids-løsningen. Saker som det skal jobbes videre med i samarbeidsløsningen – men som er periodi-sert i den enkelte kommune, kan lånes ut (eventuelt kan det tas kopi). Det er viktig å skille de utlånte sakene fra de nye sakene som opprettes i samarbeidsløsningen. I mange samarbeids-løsninger vil arkivsakene dreie seg om objektarkiv (f.eks. personalarkiv). Arkivsaker i objekt-arkiv som ikke er aktive skal overføres til den enkelte kommunes arkivdepot, mens aktive arkivsaker kan lånes ut (eventuelt kan det tas kopi). Også her vil det være viktig å skille mel-lom de utlånte sakene og de nye sakene som opprettes i samarbeidsløsningen. Husk også på at det vil være nødvendig med samtykke for å overføre personopplysninger fra de enkelte kom-muner og inn i samarbeidsløsningen, og at dette er noe som må avklares før selve overføringen skjer.

Journalføring av dokumenter i en interkommunal samarbeidsløsning kan godt skje i en av eierkommunens sak- og arkivsystem. Det er imidlertid en forutsetning at disse dokumentene ikke skal blandes sammen med eierkommunens egne saker. Det må derfor opprettes egne ar-kivdeler og journalførende enheter i sak- og arkivsystemet, og det må være avklart at roller og rettigheter i sak- og arkivsystemet er lagt opp slik at det kun er de ansatte i samarbeidsløs-ningen som har tilgang sine arkivdeler og journalførende enheter.

Alle interkommunale samarbeidsløsninger som skal følge arkivloven må ha en godkjent ar-kivdepotordning for eldre og avsluttede arkiver. Innsynsbegjæringer i saker som er overført til et godkjent arkivdepot bør behandles i den interkommunale samarbeidsordningen, og eventu-elle saksmapper bør da lånes ut fra arkivdepot. I spesielle tilfeller kan arkivdepot behandle slike innsynsbegjæringer på vegne av samarbeidsløsningen.

Når veiledningen fra Riksarkivaren blir sendt ut vil den være et godt hjelpemiddel for de ar-kivansvarlige i kommunene i forhold til å håndtere arkivspørsmål i interkommunale samar-beidsløsninger. Hvis det er behov for hjelp i denne forbindelse kan Arkivverket (de lokale statsarkivene) eller de kommunale arkivinstitusjonene (IKA’ene, byarkivene, fylkesarkivene) kontaktes.