Sidebar

Er minnepinner det sikreste lagringsmediet skolene har?

Anne Mette Dørum,  KS. 


Praksis for oppbevaring av personsensitiv dokumentasjon i grunnskolen og videregående skole er svak. Skolene trenger en styrket kompetanse om arkivpraksis i offentlig sektor.

KS har nettopp fått utarbeidet en forskningsrapport om forsvarlig behandling av dokumentasjon i skolen, der individuelle opplæringsplaner (IOP-er) er eksemplet som er studert[1]. Utførende konsulent har vært PwC, som fikk i oppdrag å foreta en gjennomgang av dagens praksis for håndtering og oppbevaring av dokumentasjon knyttet til individuelle opplæringsplaner (IOP) i norske grunnskoler og videregående skoler.

Bakgrunn
Utredningen gir en faktabasert fremstilling av dagens praksis for oppbevaring av sensitiv dokumentasjon i grunnskolen og videregående skole. Rapporten gir også anbefalinger for hvordan kommuner og fylkeskommuner kan forbedre sin praksis.

Utgangspunktet for utredningen var behandling av dokumentasjon som inngår i individuelle opplæringsplaner (IOP) om tilpasset opplæring i en inkluderende skole. Overordnet målsetning var å gi:
1.          Beskrivelse av dagens tilstand i kommunal sektor når det gjelder håndtering av IOP og bakgrunnsdokumentasjonen for IOP.
2.          Anbefalinger for hvordan kommunene bør håndtere denne typen dokumentasjon (typisk "best practice" og "promising practice") for å oppnå etterlevelse av regelverket.
3.          Forslag til eventuelle endringer i regelverket eller regelverksforståelsen for å sikre at de arkivmessige kravene etterleves og at opplysningene håndteres på en trygg og sikker måte.

Metode
Det har vært sentralt å intervjue kommuner fra ulike regioner og kommuner av ulik størrelse.
Det har vært gjennomført gruppeintervjuer i:

              Samnanger kommune
              Larvik kommune
              Nord Trøndelag fylkeskommune
              Inderøy kommune
              Giske kommune
              Bergen kommune (representanter for kommunens arkivprosjekt)

I forkant av intervjuene sendte KS ut informasjonsbrev hvor det bl.a. fremgikk hvem PwC ønsket å intervjue. Gjennomgående har vi intervjuet både fag- og systemansvarlige innenfor arkivtjenesten, representanter fra oppvekst- og skolesektor samt PPT. I forkant av intervjuene hadde PwC gjort det klart at kommunen stod fritt til å beslutte hvem som skulle delta.

Funnene viser usikkerhet hos lærerne
Funnene i rapporten viser at skolenes rutiner for dokumenthåndtering, journalføring og arkivering av IOP-er er mangelfulle både i lys av arkivlovgivningen og personvernhensyn. Skoleledelsen har uttrykt bekymring rundt dette overfor KS, men vært usikre på hva som er riktig å gjøre. Dette er også bakgrunnen for at KS ønsket problemene dokumentert.

Undervisningspersonalet som ble intervjuet i denne studien, gir uttrykk for at personvernregelverket er vanskelig å forstå. Språkbruken oppfattes som vanskelig og tekniske tiltak for å bedre datasikkerheten er utfordrende å få til på grunn av mangelfull kompetanse.

Videre viser studien at den sentrale arkivfunksjon i kommunene ikke har ansvar for eller oversikt over praksis på den enkelte skole. Overordnet kommunal styring med rutiner for journalføring og arkivering på skolene er mangelfull, og har ført til strukturelle svakheter innenfor kommunens arkivpraksis.

Individuelle opplæringsplaner (IOP), inkludert praksis knyttet til journalføring, arkiv og personvern, er i liten grad del av kommunenes ordinære internkontrollsystem. Det er forbedringspotensial knyttet til gjennomføring av risikovurderinger på skoler, iverksetting av tiltak for å begrense tilgang på sensitive opplysninger, samt tydelighet og skriftlighet i styrings- og kontrollrutiner.

Det viser seg altså at det er usikkerhet rundt hvordan personvernet skal praktiseres og hva som er «godt nok», hva som skal journalføres og arkiveres og hvilke dokumenter som skal bevares.

Stor grad av felles praksis i kommunene
Gjennom kartleggingen og intervjuene ble det i studien funnet betydelig grad av felles praksis hos de kommunene og fylkeskommunene som var med i studien:
             Vektlegging av kommunale arkivrutiner er mindre på skoler, enn innenfor de mer sentrale enheter i kommunen.
             IOP og tilknyttet dokumentasjon arkiveres og oppbevares fysisk og elektronisk på flere steder.
             Skolers bruk av elektronisk sakarkivsystem er lite utbredt.
             Minnepinner brukes i betydelig grad som lagringsenhet for utarbeidelse, redigering og «arkivering» av IOP.
             Undervisningspersonale og leverandører av læringsplattformer gir uttrykk for at læringsplattformer ikke benyttes til kommunikasjon som omhandler sensitiv dokumentasjon

Personvern og datasikkerhet
Ved kartleggingen fremkommer det at arbeidet med innsamling, håndtering, journalføring og arkivering av dokumentasjon knyttet til IOP gjennomføres på ulike måter i kommunene.

Tre av kommunene benytter minnepinne som lagringsenhet for IOP under utarbeidelse. Det er ulik praksis i kommunene med bruk av minnepinner:
             I en kommune er det en minnepinne pr. elev. Minnepinnen blir oppbevart i skolens arkiv (i egen boks) og kontormedarbeider har kontroll på utlån. Minnepinnen kan lånes en dag av gangen og må innleveres før kontoret stenges på ettermiddagen.

             I de to andre kommunene er det en minnepinne pr. klasse. Det er også ulik praksis på kryptering av dokumentene på minnepinnen. Den ene kommunen har minnepinner hvor det ikke er mulig å kopiere fra minnepinnen og inn på pc. I en annen kommune er det ikke lagt inn noen tekniske begrensinger på adgang til kopiering. Her blir pennene lånt ut i tillit til at de som låner den ikke kopierer dokumentene. Alle IOP per klasse ble oppbevart på en felles minnepenn som blir nedlåst i skap, sammen med papirversjonen av IOP-ene. Dokumentene på minnepinnen er ukrypterte, og lånes ut til lærere med behov for oppdatering av IOP. Bare lærere som skriver IOP har tilgang på minnepinnen. Denne tilgangen gir også tilgang på andre IOP-er enn den de selv arbeider med. 

Lærerne og skolelederne ser på IOP som et viktig pedagogisk verktøy som skal være et levende dokument under elevens opplæring. Minnepinner blir benyttet fordi det er et praktisk lagringsmedium, slik at flere kan arbeide med samme dokument.

Journalføring og arkivering
Ferdigstilte IOP-er blir journalført og arkivert i elevmapper, elevmapper i elektroniske sakarkivsystem og/eller papirbaserte elevmapper.

I et arkivfaglig perspektiv vil det i løpet av et skoleår utarbeides tre ulike dokumenter av en IOP. Det første dokumentet blir laget i starten på skoleåret, hvor mål og utviklingsplan blir fastsatt. Denne versjonen sendes til elevens foresatte for godkjenning. Deretter blir dokumentet journalført og arkivert. Den andre versjonen utarbeides ved underveisevaluering, der evalueringen kan føre til at IOP må justeres. Dette dokumentet blir også journalført og arkivert. Den tredje versjonen gjelder sluttevaluering og måloppnåelse av IOP, som videre blir journalført og arkivert.

I kartleggingen fremkommer det at flere av casekommunene benytter både elektroniske sakarkivsystem og papirbaserte arkiv i kombinasjon for oppbevaring av dokumentasjon knyttet til IOP. Flere av casekommunene forteller at selve vedtaket blir utarbeidet, journalført og arkivert i kommunens elektroniske sakarkivsystem. Også deler av de øvrige dokumentene knyttet til IOP-en blir arkivert og journalført i kommunens elektroniske sakarkivsystem, eksempelvis ved at skolene oversender kopi til kommunens administrasjon som så sørger for at dokumentene blir skannet og arkivert i elevmappen i det elektroniske sakarkivsystemet. 

En casekommune arkiverer dokumentasjonen elektronisk i sakarkivsystem og skriver i tillegg ut en papirversjon, som lagres i en papirbasert elevmappe.

Videre fremkom det at deler av vedtakets bakgrunnsmateriale, eksempelvis skolens kartlegginger og prøver, ikke blir arkivert i kommunens elektroniske sakarkivsystem. Disse dokumentene utarbeides internt av skolene og blir skrevet ut i papirversjon og oppbevares i papirbasert elevmappe på den enkelte skole.

Utfordringene for god praksis for journalføring og arkivering kan kort oppsummeres slik:
1.            Arkivledere sentralt i kommunen, deres oppgaver og ansvarsområder har ofte vært knyttet til kommunenes sentralarkiv og ansvarsområde. Arkivledere har ikke hatt tilsvarende ansvar for - eller oversikt over arkivoppgavene på den enkelte skole/virksomhet
2.            Lærerne har utviklet en grunnleggende holdning om at undervisning er det viktigste og at skolene ikke skal utføre saksbehandling. Dette gjelder imidlertid ikke for de administrativt ansatte ved skolene.
3.            Skolene har ikke utviklet praksis, kunnskap og ferdigheter om journalføring og arkivering. De respektive skoler har funnet sine egne veier for å ivareta nødvendig dokumentasjon.
4.            Skolene har arkivpliktig dokumentasjon, som likevel ikke blir arkivert
5.            Åpenbare svakheter i de arkiv- og journalsystemer som benyttes

Skolene mangler et felles verktøy hvor alle ansatte kan være aktive i journalføring og arkivering. Det foreligger også ulike arkiverings- og journalføringsrutiner fra kommune til kommune og forskjellig praksis ved ulike skoler innad i samme kommune. Kartleggingen viser at opplegget for arkivering og journalføring i skolene i stor grad både styres og bestemmes av den enkelte skole, uten å være forankret og samordnet med tilsvarende oppgaver på overordnet nivå i kommunene. Dette er uheldig og utgjør en reell risiko for at krav og regler for både arkiv og personvern ikke blir fulgt opp slik de skal. 

En IOP er et levende og dynamisk dokument hvor det er behov for jevnlige oppdateringer og endringer. Elevens faglærere er med på å lage disse endringene. I denne forbindelse foreligger det behov for en teknisk løsning som gjør det mulig å bevare en elektronisk og redigerbar kopi av journalførte dokumenter, slik at denne er tilgjengelig for de som har tjenstlig behov for å lese og redigere i dokumentet.

Anbefalinger
Rapporten har med eksempler fra skoler med god praksis. Dette vil kunne gi nyttig kunnskap også for andre kommuner.
1.          I kommuner som har et fullelektronisk sakarkivsystem og hvor PPT ikke er organisert som IKS, anbefales en samordnet arkivering i en elevmappe (ikke delvis papirarkiv, samt delvis elektronisk arkiv i flere mapper).
2.          Den sentrale arkivfunksjonen i kommunen bør i større grad aktivt sikre at skolene følger opp kommunens/fylkeskommunens arkivfaglige rutiner. Skoleleder bør ansvarliggjøres i dette arbeidet. Kompetansen til kommunens arkivfaglige personer bør i større grad gjøres tilgjengelig ute på den enkelte skole/virksomhet.
3.          Internkontroll for arkiv og personvern når det gjelder IOP må være skriftlig og innarbeidet som en del av kommunens ordinære internkontrollsystem.
4.          Iverksette tiltak knyttet til organisasjons- og holdningsutvikling og som styrker en forsvarlig håndtering av sensitive personopplysninger og tilhørende dokumenter.
5.          Iverksette konkrete opplæringstiltak for undervisningspersonell i skolene, for å sikre kunnskap om regelverk for arkivering og personvern. Økt innsikt i grunnleggende hensyn som skal ivaretas og konsekvenser ved manglende etterlevelse av regelverk og rutiner er grunnleggende for både holdnings- og organisasjonsutvikling. Det samme gjelder praktisk kunnskap om – og rutiner for bruk av tekniske verktøy som kan bedre etterlevelsen av regelverk og rutiner.
6.          Utvikle tekniske løsninger som legger til rette for at alle involverte parter i utarbeidelsen av dokumenter (her IOP) får lese- og redigeringsmulighet i sakarkivsystemet.
Lage tydelige rutiner og retningslinjer på hvilke opplysninger som skal følge elevmappen når eleven flytter mellom skoler og skoleslag.





[1] Rapporten er publisert på KS’ nettsider: http://www.ks.no/tema/Innovasjon-og-forskning1/Forskning-og-utredning/Ferske-FoU-rapporter/FoU-Fra-minnepenn-til-sikker-arkivering/

Se eldre artikler...