Sidebar

Digitalisering av eiendomsarkiv

Yngve Schulstad Kristensen, AAKS og Bård Raustøl, IKAVA 

Bør prosjektet utføres av eksterne aktører eller bør kommunen gjøre jobben selv? 

De siste årene har flere norske kommuner startet prosessen med å digitalisere sine eiendomsarkiv. Dette er ofte en omfattende prosess som krever store forberedelser, nøye planlegging og hyppig oppfølging av arkivtjenesten. Mange spørsmål må avklares før selve digitaliseringsprosessen kan ta til. Et nødvendig spørsmål kommunen må ta stilling til er hvordan digitaliseringsprosjektet skal utføres. Bør man velge en intern løsning hvor prosjektet styres og utføres av kommunen selv, eller bør det overlates til eksterne profesjonelle aktører.

Kristiansand kommune og Drammen kommune har som målsetning å avslutte sine digitaliseringsprosjekter i løpet av 2012/2013. Innfallsvinkelen for begge kommuner er forholdsvis lik, da begge har hatt om lag 500 hyllemeter med eiendomsarkiv som de har ønsket å digitalisere. De to kommunene har likevel valgt å løse oppgaven forskjellig. Drammen kommune har valgt en intern løsning der de selv utfører prosjektet, mens Kristiansand kommune har sendt arkivet ut av landet for å få det digitalisert. 

Arkheion har snakket med Elin Langenes, arkivleder i Kristiansand kommune og Kim Schønning Asplin, prosjektleder ved Drammen byarkiv, om hvorfor de har valgt å løse prosjektet som de gjorde og hvilke erfaringer de har gjort seg i løpet av digitaliseringsprosessen.

KRISTIANSAND
Oppdragstaker: Dansk Scanning A/S, Esbjerg, Danmark
Prosjektperiode: 2009-2012. (Forventet ferdigstilt mai 2012)
Arkiv: Objektarkiv for bygge- og delingssaker for 
Kristiansand kommune og tidligere kommuner.
Omfang: Ca 500 hm
Periode: Ca 1889-2003

Hvorfor valgte dere å digitalisere eiendomsarkivet?
Raskere saksbehandlingstid og mulighet for enda større grad av likebehandling og dermed rettssikkerhet er viktige faktorer.  Den enkelte eier kan lett få ut dokumenter om egen eiendom i en elektronisk versjon. Det samme gjelder for eiendomsmeglere og næringslivet for øvrig. 

Byggesaksmapper i papirversjon er utsatt for stor slitasje grunnet mye utlån knyttet til saksbehandling og i forhold til publikum/næringslivs forespørsler i saksmapper.  Når det papirbaserte byggesaksarkivet er digitalisert kan originaldokumentene deponeres og sikres for ettertiden ved Interkommunalt arkiv i Vest Agder (IKAVA).

En annen viktig faktor er plasshensyn. Det er både kostbart og arealkrevende å lagre 500 hyllemeter arkiver forskriftsmessig. Digitalisering av byggesaksarkivet ble derfor tidlig et tema i forhold til nytt rådhuskvartal som skal stå ferdig februar 2014.

Hvorfor valgte dere å sette prosjektet ut på anbud?
Erfaringer fra eget forprosjekt og studiebesøk hos andre kommuner hadde synliggjort hvor krevende det er å kjøre prosjekt av denne type internt.  Det ene var rekruttering av personellressurser innen både arkiv-, it- og ingeniørfaget, samt anskaffelse av hensiktsmessige lokaler. Det andre var anskaffelse av alt utstyr og tekniske løsninger for å håndtere dette internt.  Ut fra et detaljert forarbeid var målet å få et resultat med høy kvalitet, som igjen ville kreve fagkompetanse i alle ledd.

Ut fra en helhetsvurdering, der også tidsbruk spilte stor rolle, ble det derfor valgt ekstern løsning.

Hvordan har dere løst henvendelser og bruk av arkivet underveis i digitaliseringsprosjektet?
Dansk Scanning A/S har løst denne problemstillingen svært effektivt.  Digitaliserte saksmapper er fortløpende blitt gjort tilgjengelig for oss via systemet WebLager.  Dette er et system som eies og driftes av Dansk Scanning A/S. Alle saksbehandlere med behov har tilgang til systemet. 
Forespørsler i saksmapper, som enda ikke har blitt digitale, er oversendt på forespørsel til firmaets rekvisisjonstjeneste. Har vi utbedt dem før kl. 12, har firmaet skannet og oversendt saksmappene før arbeidsdagens slutt.  Er mapper utbedt på ettermiddager, har vi mottatt dem før lunsj påfølgende arbeidsdag.

Hvordan samsvarer prosjektets målsetninger og rammer med oppnådd resultat?
Det er høy grad av samsvar mellom mål og oppnådd resultat. Vi kan avlevere den papirbaserte arkivserien og bevare rettighetsinformasjonen i original form uten ytterligere slitasje.

Tilgjengeligheten er via den elektroniske versjonen sikret for alle målgruppene;  Saksbehandlere, næringsliv og publikum, og ikke minst eiere.

Vil det digitaliserte arkivet bli tilgjengelig for publikum? I så fall hvordan?
Publikum kan i dag besøke oss i servicebutikken og med noe bistand selv søke i WebLager.  Dersom de ønsker å få ut en eller flere saksmapper sender vi det ut på e-post dersom størrelsen tillater dette. Alternativt kjøper publikum minnepenn hos oss og får med seg filene på den måten.

Det er ikke tatt noen beslutning på hvordan arkivet kan tilgjengeliggjøres via internett da det ligger utenfor prosjektet.  Spørsmål som vil være aktuelle i den sammenheng er kravene til identifisering av den som utber informasjon og om alle eller kun eier skal få ut informasjon om en eiendom.

Hvilke råd vil dere gi til en kommune som har planer om å digitalisere sitt eiendomsarkiv?
Eiendomsarkiver er vanligvis bygd opp som objektarkiver.  Saksmappene for den enkelte eiendom er i hyppig bruk av både saksbehandlere, næringsliv (meglere) og publikum – noe som igjen tilsier at det er umulig å avlevere arkivet. Digitalisering er dermed et godt valg, men det krever forholdsvis mye forarbeid.
Når en digitaliserer et arkiv vil det bli en kopi av originalen som er den bevaringspliktige.  Det er derfor fullt lovlig å fravike det opprinnelige ordningsprinsippet i den elektroniske versjonen. En kan systematisere saker og dokumenter ut fra andre kriterier enn inn- og utgående kronologisk korrespondanse. 

Det er viktig å tenke grundig gjennom hva man ønsker å oppnå med et digitalisert eiendomsarkiv og definere systematiseringen ut fra dette.  Hvem skal være bruker og hvilke behov har de ulike brukerne?  Hvordan kan en tilrettelegge slik at det er enkelt og effektivt å finne det som utbes?  Kristiansand kommune har definert et sett med kategorier som ikke er for finmasket, men likevel såpass avgrenset at de er lette å finne fram i. 
Eksempler på ulike kategorier er: Søknad, Vedtak, Ferdigattest/brukstillatelse, Kart, Tegninger, Ansvar/kontroll og Korrespondanse/annet.  

Kristiansand kommune har valgt å skanne hele byggesakarkivet.  Dersom en velger å bare skanne deler av arkivet er det viktig å ta en bred diskusjon på hva en velger å ikke skanne.


DRAMMEN
Oppdragstaker: Drammen kommune. Prosjektet er organisert 
under virksomhet Service og administrasjon, hvor Drammen
byarkiv er en avdeling.
Prosjektperiode: 2005-2013. 
(Skanning kom i gang i 2007. Planlagt ferdigstilt april 2013)
Arkiv: Papirbasert eiendomsarkiv og planarkiv. 
Eiendomsarkivet består av byggesaker, vann og avløpssaker, 
oppmålingssaker og seksjoneringssaker. 
I tillegg er det en god del byggesaker som har ligget på mikrofilm.
Omfang og periode 
                Eiendomsarkivet: 424 hm. 
                Planarkivet: 24 hm. 
                Mikrofilmer: 64 ruller / 36.000 bilder.
Periode: Eiendomsarkivet: ca 1870 – 2005. 
               Planarkivet: 1992 – 2005. 
               Mikrofilmer: ca 1870 – ca 1970. 



Hvorfor valgte dere å digitalisere eiendomsarkivet?
Digitaliseringsprosjektet ble til som et ledd i det overbyggende prosjektet ”eDrammen 2009”. Her var det en uttalt målsetning at Drammen skal være en foregangskommune når det gjelder å ta i bruk nye digitale løsninger. Blant annet skal det legges til rette for selvbetjening i en del kommunale forvaltningssaker. Noe av det viktigste med å digitalisere arkivene er utsikter til redusert manuelt arkivarbeid, både for saksbehandlere og for arkivpersonalet. I tillegg til dette har vi vært motivert av å kunne levere eiendomsinformasjon raskere, og ha bedre tilgjengelighet og kvalitet på arkivmaterialet. Dessuten ønsker vi å unngå mer slitasje på originaldokumentene, Videre får vi arkiver som er ordnet i henhold til forskriftene, og som kan settes bort og frigjøre verdifull plass på dokumentsenteret.

Hvorfor valgte dere å gjøre jobben selv?
Vi har valgt å utføre jobben selv, hovedsakelig for å kunne beholde kompetanse i egen organisasjon. Byarkivet ønsker å bygge opp en digitaliseringsenhet som kan ta flere digitaliseringsoppdrag blant eget arkivmateriale, og kanskje også fra eksterne oppdragsgivere – eksempelvis andre kommuner.

Hvordan har dere løst henvendelser og bruk av arkivet underveis i digitaliseringsprosjektet?
Eiendomsarkivet er vårt kanskje mest benyttede arkiv, og det har oppstått behov for å se i mappene underveis i digitaliseringsprosessen. Dette har vi ofte løst ved at den etterspurte mappen har blitt prioritert i jobbkøen, og dermed har blitt digitalt tilgjengelig ganske hurtig. I de relativt få tilfellene det ikke har vært mulig å vente på digitaliseringen har vi lånt ut mappen, med det ekstra arbeidet det har medført.

Hvordan samsvarer prosjektets målsetninger og rammer med oppnådd resultat?
Vi ser at det er gode utsikter til å oppnå målsetningene våre, nå som prosjektet nærmer seg sluttfasen. En betydelig del av eiendomsarkivet er ferdig digitalisert og tilgjengelig for saksbehandlerne i kommunen, med den effektiviseringsgevinsten det medfører. I tillegg har vi gitt innsyn i eiendomsarkivet på en publikums-pc i resepsjonsområdet på rådhuset. Vi er noe usikre på hvor snart vi kan oppfylle målet om å overføre eiendomsarkivet til depot, hvor det er lavere oppbevaringskostnader enn i de ettertraktede arealene til dokumentsenteret. Så langt viser bruk og tilbakemeldinger at det blir nødvendig med noe etterarbeid for å sikre god nok kvalitet i det digitale arkivet.


Vil det digitaliserte arkivet bli tilgjengelig for publikum? I så fall hvordan?
I tillegg til publikums-pc på rådhuset vil de digitale arkivene dessuten bli tilgjengelig for publikum gjennom en internettbasert løsning i en eller annen form. Det er imidlertid ikke avklart hvordan dette skal gjøres - hverken valg av teknisk løsning, hvorvidt det skal legges restriksjoner på hvem som skal ha tilgang til hva, eller om tjenesten skal være gratis eller betalingsbelagt.

Hvilke råd vil dere gi til en kommune som har planer om å digitalisere sitt eiendomsarkiv?
- Det bør ligge en klar strategi til grunn dersom kommunen vurderer å utføre arbeidet selv. Ikke regn med at det er penger å spare på dette.
- Sett av rikelig med tid til planlegging.
- Skill mellom a) ordningsarbeidet som må utføres i forkant og b) selve digitaliseringen. Begge prosessene kan gjøres samtidig, og bør kanskje det dersom arbeidet skal utføres internt.
- Sørg for at alt materialet som skal digitaliseres er identifisert før oppstart.
- Husk å sette av penger til drift.

Se eldre artikler...