Sidebar

Arkiv i kommunereforma- utfordringar og moglegheiter


Den varsla kommunereforma er eit prioritert område for Arkivverket og SAMDOK dei komande åra. Arkivstatistikken for 2014 viser at få kommunar, kun ni prosent, har ein plan for å handtere arkiva sine ved eventuelle kommunesamanslåingar. Det uroar Arkivverket.

Kommunane og fylkeskommunane er sjølve ansvarlege for at arkiva og dokumentasjonen vert handtert på rett måte ved ei kommunesamanslåing. Arkivverket rettleier og informerer.


 Rettleiing
Gjennom SAMDOK vil Arkivverket kome med ei rettleiing til kommunereforma i mai 2016. SAMDOK – samla samfunnsdokumentasjon – er eit samarbeid mellom Arkivverket, LLP, KS, KAI, Arbark og NA.
Rettleiinga vil gi råd om handtering av eksisterande papirarkiv og digitale arkiv, og etablering av arkiv i den nye kommunen. Rettleiinga vil bestå av fleire delar, og vil bli fortløpande publisert på arkivverket sine nettsider.
Første del tek for seg planlegginga av prosessen, og vil etter planen bli publisert hausten 2015. Fram til denne er klar er det laga ei oversikt på arkivverket.no over kva det kan vere lurt å tenkje på i samband med kommunereforma. I tillegg til rettleiinga vil SAMDOK lage eit kursopplegg om kommunereforma, saman med statsarkiv/IKA.


 Rådmannspakke
Arkivverket informerer om arkiv og kommunereform i form av kronikkar og artiklar, retta mot både arkivfaglege miljø, presse og folk flest. I november vert det sendt ut ein rådmannspakke, laga i samarbeid med KS. Dette er ei påminning om å alt no ta arkiv med i planlegginga av kommunesamanslåinga. 
Planlegging og ressursar
Arkivstatistikken 2015 viser at dei største utfordringane knytt til arkiv i kommunereforma er å starte planlegginga i god tid, og å få satt av tilstrekkelege ressursar. Når kommunar slår seg saman skal arkiva avsluttast og overførast til arkivdepot. Dette gjeld også som hovudregel for elektroniske system.
 

Uttrekk nødvendig
Ei kartlegging gjennomført av SAMDOK-prosjektet viser at det er minimum 12 000 fagsystem i norske kommunar og fylkeskommunar frå perioden 1985-2010 som kan innehalde bevaringsverdig dokumentasjon. Per 2014 er det kun teke 722 uttrekk frå kommunale  system. Etterslepet er formidabelt, og kostnadene for å sikre dette materialet vil vere ein stad mellom 1 og 2 milliardar kroner.
– Skal kommunane unngå tap av viktig dokumentasjon er det heilt avgjerande at avslutning og uttrekk av sak/arkiv-system og fagsystem blir tekne inn i planlegginga av kommunesammenslåingar.
 

 Eineståande moglegheit
Ei kommunesamanslåing er ein eineståande moglegheit til å leggje til rette for gode arkiv, som igjen bidreg til effektiv og ettersporbar sakshandsaming i ny kommune. For å lykkast er det nødvendig å sette av dei nødvendige ressursane, både i form av økonomi og kompetanse. Det trengs med andre ord eit solid løft for å sikre digitalt skapte arkiv i kommunal sektor, slik at rettsdokumentasjon og anna viktig dokumentasjon vert sikra for ettertida, seier Anna Malmø Lund, prosjektleiar for kommunale arkiv i SAMDOK.


Les meir:
Informasjon om kommunereform og arkiv på arkivverket.no: http://www.arkivverket.no/kommunereform


Tekst: Helen F. Nicholson, Riksarkivet
Se eldre artikler...