Sidebar

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor

Tore Somdal-Åmodt, Oslo byarkiv

Vi visste den kom. Vi visste når den kom. Tidspunktet for lansering og pressekonferanse ble distribuert via sms under årets kommunearkivkonferanse (KAI-konferanse) i Kristiansand. Mange av deltakerne på årets KAI-konferanse hadde kjent spenning og forventing dager i forveien. Den 8. september kl. 12 ble spenningen utløst.

Jeg fikk raskt en kopi i hånden, og begynte med en gang å se etter sammendraget – hvor er sammendraget? Alle som har lest lange offentlige dokumenter søker seg til sammendraget. Det finner jeg ikke, men alt det viktige står likevel på sidene 7 til 16. På de øvrige sidene finnes utdypninger og gjentakelser. Men noe mangler: Rapporten viser til intervjuer med inviterte enkeltpersoner og representanter for utvalgte institusjoner. Det pirrer nysjerrigheten for oss som kjenner materien og problemstillingene fra før. Hvor er intervjuene? Hvorfor er de ikke tatt med som en del av vedleggene?

Problemstillingene
Målet med undersøkelsen har vært å vurdere i hvilken grad Kulturdepartementet har ivaretatt sitt overordnede ansvar for å sikre at bevaringsverdig arkivmateriale i kommuner og fylkeskommuner blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. Undersøkelsen tar utgangspunkt i bestemte problemstillinger: I hvilken grad er det bevaringsverdige arkivmaterialet sikret og tilgjengelig, og hva er år saken til eventuelle arkivtap og manglende tilgjenge lighet. Og det spørres i hvilken grad Kulturdeparte mentets styring og oppfølging av arbeidet med sikring og tilgjengelighet er i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger.

Kritikken fra Riksrevisjonen retter seg mot følgende hovedpunkter:
• Manglende sikring av arkiv gir stor fare for tap
• Mye arkivmateriale er utilgjengelig for brukerne
• Mangelfull overordnet statlig styring og oppfølging av kommunal arkivsektor

Riksrevisor Jørgen Kosmo. (Foto: Riksrevisjonen/Ilja Hendel)

Svarene som rapporten gir er ingen lystig lesing for Kulturdepartementet. Rapporten er heller ikke spesielt lystig lesing for Riksarkivaren og Arkivverket, men den er heller ikke lystig lesing for kommuner og fylkeskommuner.

Noen sentrale punkter
Departementet har verken prioritert eller fulgt opp Arkivverkets arbeid, og Arkivverket har i liten grad ført tilsyn med kommunal sektor.

Hver tredje kommune og hver sjette fylkeskommune oppgir at de i liten grad har fysiske forutsetninger for å ta vare på sitt papirbaserte materiale. 40 prosent av kommunene og en tredjedel av fylkeskommunene oppgir at mangelfulle lokaler i stor grad kan føre til arkivtap og manglende tilgjengelighet. Det er 70 kommuner som fortsatt står utenfor et interkommunalt arkivsamarbeid (og som heller ikke har et byarkiv eller er knyttet til et fylkesarkiv), og som derved ”i liten grad er i stand til å oppfylle sitt lovpålagte bevaringsansvar”.

Og vi snakker fremdeles bare om papirarkiv. Innføring av elektroniske arkiv gir nye utfordringer.

Å gå over til elektronisk arkiv er en øvelse ingen kommune kan ta lett på. Å fjerne papiret som lagringsmedium krever – i tillegg til egnede systemer – en bevisst holdning til medier, formater og ikke minst: rutiner. Ikke tro noe annet. Og når det er på plass skal beholdningen av elektroniske arkiv bokstavelig talt pleies aktivt og jevnlig - hele veien inn i evigheten. Det er et arbeid som aldri kan ta slutt når det først har begynt. I motsatt fall viskes historien ut – vår historie.

Om lag 45 prosent av kommuner og fylkeskommuner vurderer at svakheten ved elektroniske lagringsmedier, formater og systemer kan føre til arkivtap og manglende tilgjengelighet. Betyr det at alt går på skinner i de øvrige 55 prosent av kommuner og fylkeskommuner? Neppe. Selv for de kommuner som har valgt et interkommunalt arkiv samarbeid gjenstår det å etablere fremtidsrettede, sikre og funksjonelle arkivdepot. Bare de største kommunene har en mulighet til å løse denne oppgaven på egen hånd sies det i rapporten. Men heller ikke de har dette på plass i dag.

Fagsystemer er kanskje den største utfordringen. Bruk av fagsystemer kan på kort sikt være en velsignelse for saksbehandler, men på lengre sikt en svøpe. Særlig hvis brukeren (kommunen) tror at systemet er noe annet enn det det (som oftest) er: en erstatning for skrivemaskinen – et hjelpesystem for det papirbaserte dagligarkiv. Det er et tankekors at ingen fagsystemer hittil har blitt godkjent av Riksarkivaren, slik at dokumentasjonen kan bevares, avleveres og sikres som elektronisk arkiv for fremtiden.

Jeg vil i den forbindelse vise til København kommune, som har innført den ordning at alle IT-systemer skal meldes inn til sitt eget byarkiv – København Stadsarkiv – før det tas i bruk. På denne måten sikrer kommunen seg at alle spørsmål om bevaring av saksdokumenter blir vurdert og kommunisert. Dette er ingen ny tanke for oss som arbeider i kommunale arkivinstitusjoner, men å få gehør for det har hittil vært vanskelig. Kanskje bør dette innføres som en pliktregel (via et tillegg i arkivloven) for alle kommuner og fylkeskommuner i Norge? En enkel forholdsregel som bare har positive konsekvenser for virksomheten, for kommunen og for borgeren. Som det står i Riksrevisjonens rapport:

”De kommunale og fylkeskommunale arkivene er viktige fordi de rommer dokumentasjon av vital betydning for borgerne, den enkelte kommune/fylkeskommune og for samfunnet som helhet. Dette henger sammen med at kommunene og fylkeskommunene har ansvar for svært mange av basis tjenestene samfunnet tilbyr […] Kommunal arkivsektor [...] inneholder dokumentasjon knyttet til alle livsfaser, fra fødsel via oppvekst og voksenliv til alderdom og død”.

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektorm (Dokument 3:13, 2009-2010). Hele rapporten fra Riksrevisjonen kan leses her: http://www.riksrevisjonen.no/Rapporter/Sider/arkiv.aspx

Mye arkivmateriale er utilgjengelig
Arkiv skal brukes og gjøres tilgjengelig. Undersøkelsen slår fast at kommunal sektor har et betydelig etterslep i ordning og katalogisering av avlevert materiale. Dette er ikke ukjent for oss som arbeider i en arkivinstitusjon. Ofte har det vært nødvendig å ta i mot uordnet materiale, særlig i forbindelse med omorganiseringer i kommunen og nedleggelse av kommunale virksomheter. Når det uordnede materialet først er kommet i hus, vil senere ordning av det konkurrere med daglig drift og de løpende oppgaver som utfordrer ressurssituasjonen. Enkelte arkivinstitusjoner har likevel valgt planmessig å avsette tid til denne viktige oppgaven.

Mer overrasket blir jeg over påstanden om at en så stor andel som 15 av 23 kommunale arkivinstitusjoner ikke har tilrettelagt for publikumstjenester, og 6 av 23 institusjoner heller ikke har tilrettelagte publikumsarealer.

Kompetanse er et nøkkelord. Arkivdanning er tema
80 prosent av kommunene oppgir at saksbehandlere har et stort eller svært stort behov for bedre kunnskap om kommunens arkivrutiner. Det er disse (og vi) som i dag skaper kildene som morgendagens brukere skal gjøre seg kjent med innholdet av. Opprettholdelse av demokratiske prinsipper og forsvar for rettsikkerheten til enkeltindividet er honnørord som brukes for å styrke berettigelsen av innsats på dette området. Det er viktig og riktig når vi ser arkiv i rettsstatens lys. Men enkelte ganger behøver man kanskje ikke benytte så store ord. Gode arkivdanningsrutiner er ganske enkelt nyttig! Det sørger for at bevaringsverdig dokumentasjon kan gjenfinnes, når det - over tid - er behov for å hente de frem. De fleste av arkivenes brukere er ennå ikke født.

Manglende styring og oppfølging av kommunal sektor
Rapporten er skarp i sin kritikk. Departementets styring og oppfølging av Arkivverkets arbeid har vært utilstrekkelig. Manglende oppfølging av mål, prioriteringer og ressursbehov er hovedregelen. Det har likevel ikke alltid vært slik. Personlig husker jeg tidligere kulturminister Valgerd Svarstad Haugland, en minister som valgte å ha fokus mot Arkivverket. Hennes tale ved åpning av Arkivmøtet i Trondheim for noen år tilbake traff oss i hjertet. Hun hadde selvfølgelig ikke skrevet talen selv, men hun leste den som om hun personlig hadde ført pennen.

Manglende styring gir uheldige ringvirkninger. Når overordnet ikke styrer, fører det til at underordnede heller ikke følger opp. 

Er da alt håp ute?
Mye har skjedd de siste 25 årene. Et miljø av kommunale, fylkeskommunale og interkommunale arkivinstitusjoner har vokst frem. Dette er institusjoner som har løftet arkivarbeidet i kommunal og fylkeskommunal sektor. Kommuner og fylkeskommuner har blitt mer oppmerksomme både på utfordringer og fordeler som god arkivforvaltning gir. Det er blitt noen år siden jeg besøkte kjelleren i en katolsk kirke for å kontrollere det fylkeskommunale bortsettingsarkivet, og fant det i relativt kummerlig uorden. Jeg husker fortsatt søppelsekkene fulle av bevaringsverdige arkivdokumenter.

Tre arkivforeninger har i samme periode satt arkiv og arkivarbeid i fokus: Norsk Arkivråd, Landslaget for lokalog privatarkiv og det tidligere iherdige Kommunalt arkivfaglig forum. Konferanser og faglige fora har blomstret. Kompetansen har økt og vi har fått en arkivlov med tilhørende forskrifter.

Engasjementet i det kommunale og fylkeskommunale arkivmiljøet er stort og økende. Det årlige kommunearkivseminaret (KAI) er et tegn på det. Oslo byarkiv vil i dag ikke kunne ha det arrangementet i egne lokaler, slik vi hadde det 10 år tilbake.

Arkivutredning
Samarbeid er et nøkkelord og mange forsøker å utnytte det potensialet et felles ståsted og utfordringer gir. Flere samarbeidsprosjekter er allerede satt i gang. Kommunearkivinstitusjonenens Digitale RessursSenter er kanskje det mest offensive og økonomisk forpliktende pr. i dag. Her har fire interkommunale arkivinstitusjoner gått sammen om å finansiere en enhet som skal bistå medlemmer med håndtering av elektroniske og digitaliserte arkiv gjennom rådgivning og utvikling av løsninger. En overordnet nasjonal strategi er likevel ønsket. ”Samtlige sentrale aktører har over lang tid understreket behovet for å utvikle en helhetlig og tidsmessig nasjonal strategi for å møte de utfordringer som arkivsektoren står overfor i et moderne samfunn”, slås tydelig fast i rapporten.

En arkivutredning er det vi nå venter på. Tanken er ikke ny. Men nå tror jeg den kommer. Det sies ganske klart egentlig, i brev fra Kulturdepartementet den 13. august 2010: ”Departementet vil fremskynde arbeidet med å utarbeide en helhetlig plan for arkivsektoren. ABM-utvikling og Arkivverket vil bli trukket inn i dette arbeidet”. Om det er ønskelig er jeg sikker på at kommunale aktører, representert ved Landslaget for lokal- og privatarkiv aktivt vil bidra i dette arbeidet.

Hele rapporten fra Riksrevisjonen kan leses her:
http://www.riksrevisjonen.no/Rapporter/Sider/arkiv.aspx
Se eldre artikler...