Sidebar

Digitale konsekvenser av kommunesammenslåing




Dagens kommunereform skiller seg fra den forrige store på 1960-tallet ved at de aller fleste prosesser, dokumenter og arkiv er digitale - og at måten vi jobber på er digital. Hvilke digitale konsekvenser får denne runden med kommunesammenslåinger og hvordan kan kommunene håndtere dem best mulig?


Tekst: Hallvard Hoen, KS

 Kommunesektoren er som alle andre deler av samfunnet sterkt berørt av utviklingen innen informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT). Det finnes en lang rekke ulike IKT-system i en enkelt kommune, noen har flere hundre. I denne artikkelen skiller jeg ikke mellom fagsystem og sakarkivsystem, jeg samler dem i begrepet IKT-system.

Krevende systemlandskap
IKT-system understøtter mange viktige oppgaver, som blant annet sikker kommunikasjon mellom kommunen, sykehus og fastleger, lønnsutbetalinger, saksbehandling, tilgang til læremidler mv. Noen av IKT-systemene er integrert med nasjonale tjenester som for eksempel matrikkelen, enhetsregisteret, folkeregisteret, Altinn, ID-porten og FEIDE, mens andre henger sammen med interne systemer. I mange kommuner har dette systemlandskapet blitt til dels uoversiktlig og krevende å holde vedlike. Det gjør det ekstra utfordrende i det øyeblikket man skal slå seg sammen med en eller flere andre kommuner.

Sikre for ettertiden
Hvordan sikre viktig informasjon for ettertiden, hvordan sørge for stabil drift før og etter sammenslåingen og ikke minst - hvordan utnytte muligheten til å forbedre tjenestene? PA Consulting (PA) har sett nærmere på disse problemstillingene på oppdrag fra KS og leverte i høst sine anbefalinger.

Teknologien har liten verdi i seg selv
I rapporten trekker PA frem viktigheten av å se teknologien i sammenheng med organisasjonen når man skal gjennomføre en kommunesammenslåing. Endringene i sammenslåingsprosessen vil skje i skjæringspunktet mellom mennesker, organisasjon og teknologi, og ikke hver for seg. Det er viktig å ivareta disse sammenhengene for å sikre en vellykket sammenslåing.

Stor endringsvilje
Å slå sammen kommuner er et stort prosjekt og avhenger av at alle bidrar. En sammenslåing får mye oppmerksomhet både innad i organisasjonen og utad i lokalsamfunnet og det er tydelig for alle som jobber i kommunen at det vil påvirke arbeidshverdagen deres på en eller annen måte. Summen av dette er at endringsviljen er stor i organisasjonen. Derfor bør man benytte anledningen til å tenke nytt sammen, finne de smarte løsningene og gjøre tjenestene enda bedre. Det er viktig at hensikten med kommunesammenslåingen ikke bare er en større kommune, men også en bedre kommune. Hvorfor bruke tid og ressurser på å videreføre noe gammelt som ikke fungerer optimalt?

Behov for prioritering
Hvis man ender opp med dårlig tid, kan det hende man ikke har noe valg. Skal man kunne få på plass nye arbeidsprosesser og nye måter å løse oppgaver og tjenesteproduksjon på, må man som regel gå til anskaffelse av IKT. Og offentlige anskaffelser tar tid. For nye Sandefjord kommune var det uaktuelt å gå til anskaffelse på alle IKT-systemene de hadde, det ville de ikke ha rukket på 18 måneder. Derfor har de prioritert de viktigste. For kommunene som slår seg sammen i 2020, vil det være mer tid til å gjennomføre anskaffelser, men de vil også måtte prioritere.

PA har i sin rapport vurdert hvilke oppgaver som bør prioriteres for kommuner som skal slå seg sammen i en digital kontekst. Øverst plasseres etableringen av en IKT-infrastruktur for den nye kommunen. Deretter kommer etableringen av en felles arkivtjeneste og en felles sakarkivløsning for den nye kommunen. Andre tjenesteområder som har sine egne arkivløsninger innebygget i fagsystemet, som for eksempel sosialtjenesten (NAV kommune) må også være på plass fra første dag i den nye kommunen. Dette fordi en av de viktigste oppgavene i sammenslåingsprosessen er å ta vare på dokumentasjon og gjøre den tilgjengelig i den nye kommunen. Etter arkivet kommer systemer for økonomi, regnskap, lønn og personal.

Seks faser
En god prosess gjør ting enklere. For å få gjort mest mulig på den tiden man har til rådighet, foreslår PA at man følger en prosess delt inn i seks faser. Den første er kalt «før du starter» og går kort fortalt ut på å etablere et samarbeid på administrativt nivå mellom kommunene som skal slå seg sammen. Neste fase heter «kartlegging og målbilde». For å kunne planlegge sammenslåingen er det nødvendig med en status på hvor man står i dag og et mål om hvor man skal befinne seg i fremtiden. Deretter kommer fasen «planlegging og anskaffelse» hvor man prioriterer hvilke systemer som skal anskaffes. Denne fasen etterfølges av «gjennomføring» som løper frem til selve sammenslåingstidspunktet. «Overgangsfasen» varer frem til den digitale sammenslåingen er gjennomført mens «drift» omfatter daglig drift av løsningene og gevinstrealisering. Prosessen finnes også i form av en sjekkliste som følger med rapporten.

De digitale konsekvensene
For å hjelpe kommunene i arbeidet med å kartlegge og prioritere, går rapporten nærmere inn på de ulike tjenesteområdene og hvilke digitale konsekvenser de vil få. Det er tegnet opp systemlandskap som viser hva slags systemer en kommune typisk har på hvert enkelt tjenesteområde og hvordan de henger sammen med hverandre, tjenester til innbyggere og næringsliv, arkiv og nasjonale felleskomponenter. Systemene er fargelagt slik at de mest kritiske er røde, de som ikke er like kritiske er gule og de som kan vente er grønne.

Sammen med systemlandskapet følger en opplisting av kritiske oppgaver knyttet til organisatoriske avklaringer, håndtering av arkiv og data og håndtering av IKT-systemer. Til slutt kommer gode eksempler fra andre kommuner og muligheter for innovasjon, økt digitalisering og effektivisering.

Kom tidlig i gang
En sammenslåing er, som rapporten slår fast, en omfattende og krevende prosess sett i en digital kontekst. Samtidig er det en unik mulighet til å gjøre ting på nye og smartere måter. Begge deler krever at man kommer tidlig i gang med planleggingen. Den viktigste anbefalingen er derfor å komme tidlig i gang. Bruk gjerne rapporten fra PA sammen med andre gode hjelpemidler som Kartverkets sjekkliste og Arkivverkets veileder. Lykke til!


Se også:

•PA Consultings anbefalinger www.ks.no/digikons


•Arkivverkets veileder www.kommunereformarkiv.no



Se eldre artikler...