Rett i mappa
15 April 2010 12:07
Øystein Windingstad, Oppland fylkeskommune, og Harriet Marie Terjesen, Vestfold fylkeskommune.
Mange dokumenter som produseres på skoler blir ikke journalført. ”Rett i mappa” arbeider med å automatisere journalføringen av opplysninger fra ulike skoleadministrative systemer til arkivsystemet. Prosjektet er per dags dato et integrasjonsprosjekt mellom tre ulike fagsystemer og sak-/arkivsystemet 360⁰.
Det produseres årlig flere titalls tusen elevrelaterte dokumenter på de videregående skolene i hver enkelt fylkeskommune. Disse dokumentene er arkivverdige og blir i beste fall håndtert manuelt. Denne prosessen tar 6 -10 minutter per dokument. Men i verste fall blir disse dokumentene ikke journalført i henhold til regelverket, og er dermed enten tapt for skole og elev/ foresatte eller befinner seg i et fagsystem uten funksjonalitet for langtidslagring.
Målet for prosjektet er automatisk å sikre og journalføre alle arkivverdige elevdokumenter produsert i skole fagsystemene samt tilgjengeliggjøre disse sikkert for elev/foresatte elektronisk via eDialog og/eller MinSide. Det er et mål å oppnå bedre kvalitet og service samtidig som dokumentasjonen blir håndtert i henhold til Riksarkivarens krav.
Et samarbeidsprosjekt med seks fylkeskommuner
Prosjektet ”Rett i mappa” er i dag et samarbeidsprosjekt mellom fylkeskommunene Finnmark, Nord-Trøndelag, Sør-Trøndelag, Oppland, Vestfold og Vest-Agder. Samarbeidsfylkenes deltakelse er hjemlet i vedtak i de respektive fylkeskommuners administrative ledelse. Samarbeidet er nedfelt i egen avtale som ble underskrevet av de 6 samarbeidsfylkene i mai 2009. Denne avtalen omfatter mer enn prosjektet ”Rett i mappa”, da samarbeidets hensikt er å utvikle en fylkeskommunal bransjeløsing for sak-/arkivsystemet og Beste praksis innen integrasjoner mellom fagsystemer for skole og sak-/arkivløsninger.
Alle de seks samarbeidsfylkene er gjensidig forpliktet i avtaleform med hensyn til målsetting, organisering, innsats/ressurser, økonomi og i forhold til å ta i bruk den fylkeskommunale bransjeløsningen. ”Rett i mappa” er som nevnt over et av mange delprosjekter i dette fylkeskommunale samarbeidet. Et samarbeid som er døpt FOT; Fylkeskommunal Optimal Tilpasning. To viktige stikkord for å karakterisere dette samarbeidet er at det er stimulerende og inspirerende. Dessuten gir det mulighet for arbeidsdeling og tilgang på flere ressurser og ressurspersoner, enn den enkelte fylkeskommune hadde maktet alene. Det å arbeide innovativt er en tydelig uttalt forventning også fra de fylkeskommunale lederne. I tillegg har vi sterke fagmiljøer som ønsker å forholde seg til lover og regler. Fylkeskommunenes IKT-avdelinger tenker også strategisk og ønsker å legge til rett for automatiserte arbeidsprosesser og dokumentflyt. Med andre ord er den interne forankringen tverrfaglig. Det er dessuten en drivkraft å se at idéer/muligheter kan realiseres i et miljø hvor mange faggrupper har eierskap.
Samarbeidet har altså stor nytteverdi på flere områder, blant annet ved at fylkeskommunene inngår i et nettverk hvor hovedfokus er utvikling, erfaringsutveksling, samhandling på tvers av fylkeskommuner/kommuner/stat, kompetansedeling samt å opparbeideøkt kunnskap om nye muligheter og effektive arbeidsformer. Tidligere har fylkeskommunene utviklet hver sin kostbare tilpasning. Dette samarbeidet sørger altså for en kostnadseffektiv bruk av offentlige ressur ser ved å spesifisere og utvikle felles standardløsninger.
Tydelige føringer fra Riksarkivaren og Kommunenes sentralforbund (KS)
Utfordringen med at elevdokumentasjon ligger i skoleadministrative fagsystemer som ikke er godkjent som elektronisk system, tar Riksarkivet opp i et brev datert 23. mars 2007. I sitatet nedenfor anvendes forkortelsen LMS, som betyr Learning Management System.
”Et LMS dokumenterer vurdering av studentene/ elevene og studentenes/elevenes arbeidsinnsats, progresjon, kunnskaper og læring. LMS-et dokumenterer også kommentarer og tilbakemeldninger som kommer fra læreren, noe som betyr at LMS-et dokumenterer at læreren utfører oppgaven sin og at studentene/elevene får den oppfølgingen de trenger. Denne dokumentasjonen er det viktig å ta vare på i en konsistent og sikker form over tid av hensyn til rettsikkerhet både for parter og for læringsstedet. I tillegg har Riksarkivaren fattet bevaringsvedtak for universitetssektoren for en del av den dokumentasjonen som inngår i et LMS (jf vedlagte vedtaksbrev). Tilsvarende vedtak vil etter hvert bli fattet for høgskolesektoren, videregående skole og grunnskole.
Det er med andre ord påkrevet at en del av dokumenta sjonen håndteres på en forskriftsmessig måte, dvs. at dokumenter tilknyttes tilstrekkelige metadata til at dokumentets autentisitet kan opprettholdes over tid og at selve dokumentet arkiveres på en slik måte at det er gjennfinnbart med opprettholdt integritet.”
Riksarkivaren er her tydelig på at elevdokumentasjon må forskriftsmessig behandles så dens autentisitet og gjenfinnbarhet opprettholdes over tid. Dette er videre i tråd med føringene fra KS i dokumentet ”eKommune 2012”, hvor sitatet under er hentet fra kapittel 14 om integrasjon av IKT-systemer:
“MÅL
I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha tatt i bruk IKT-løsninger som sikrer sømløs overføring av data mellom portaler, databaser, sak/arkivsystemer og fagsystemer for ett eller flere av de viktigste tjeneste områdene.”
Med slike føringer i offisielle dokumenter kan en imidlertid stille spørsmålene: Hvorfor er dette et utviklingsarbeid som offentlige organer presser frem? Hvorfor er det ikke en produktutvikling som softwarehusene selv har tatt initiativ til?
Stort potensial for effektivisering
I dag er praksis ineffektiv og tilfeldig. Dessuten varierer dokumentfangsten veldig fra skole til skole. I tillegg til sikker dokumentasjon av de mange enkeltvedtak eller annet, vil prosjektet resultere i store økonomiske gevinster.
I forprosjektet til ”Rett i mappa” ble det beregnet at hver fylkeskommune etter tre år kan spare 3,5 millioner kroner og deretter ca. 1,8 millioner per år. Av dette beløpet er mer enn 1,2 millioner direkte knyttet til at skolene får forenklede arbeidsprosesser, sammenlignet med manuell journalføring. Dette regnestykket forutsetter fullelektronisk sak-/arkivsystem, så estimatet tar ikke med tidsforbruket som går med til arkivlegging.
Estimatene ovenfor er besparelser (gevinst/nytteverdi) ved å effektivisere og automatisere arbeidsprosessene for områdene; dokumentasjon vedrørende inntak og fagopplæring samt karakterer/kompetansebevis, varsler og utviklingsplaner.
Bedre verktøy, mer effektive rutiner og enklere administrasjon kan også bidra til mer motiverte medarbeidere. Ved å forbedre rutinene forbedres også servicen som ytes til innbyggere og elever.
Forskning og utvikling, hvor det er viktig å jobbe i takt
”Rett i mappa” er imidlertid mer et forsknings- og utviklingsprosjekt enn et arbeid bestående av programmering og utarbeidelse av rutinebeskrivelser. Det har derfor tatt lengre tid enn planlagt å komme i test samt sette integrasjonene i produksjon.
Flere kommuner og fylkeskommuner ønsker nå Rett i Mappa-funksjonalitet på sine nye løsninger. Prosjektet er med på å etablere forståelse for og krav til slik integrasjon hos offentlige og kommunale brukere.
De største utfordringene i prosjektet har så langt vært å få alle parter - seks fylkeskommuner og tre fagsystemleverandører samt en ekstern samarbeidspartner - til å sette av nok ressurser og jobbe i takt. Andre pågående prosjekter og ressurstilgang påvirker innsatsen i slike utviklingsprosjekter, samtidig som inntekts givende oppgaver gjerne prioriteres først.
Det er en utfordring at tre sentrale parter er kommersielle og prioriterer noe annerledes enn de offentlige.
Det har også krevd mye tid og fokus fra oss som kunder for å få leverandørene til å forstå og akseptere utfordringen, for dernest å gjøre noe med det. Det er et arbeid i mange steg fra spesifisering av løsningen, selve utviklingsarbeidet, så testing før endelig implementering. Det er også et utviklings arbeid med mange dimensjoner, fra å få de forskjellige leverandørene til å snakke og jobbe sammen, til å utvikle nye arbeidsprosesser for skoleinntak, fagopplæring, skoleadministrasjon, utsteding av kompetansebevis og utsendelse av varsler og gruppe- og individuelle opplæringsplaner. Utfordringene er ikke endelig løst, men vi er godt på vei til å finne løsninger på utfordringene.
Mange dokumenter som produseres på skoler blir ikke journalført. ”Rett i mappa” arbeider med å automatisere journalføringen av opplysninger fra ulike skoleadministrative systemer til arkivsystemet. Prosjektet er per dags dato et integrasjonsprosjekt mellom tre ulike fagsystemer og sak-/arkivsystemet 360⁰.
Det produseres årlig flere titalls tusen elevrelaterte dokumenter på de videregående skolene i hver enkelt fylkeskommune. Disse dokumentene er arkivverdige og blir i beste fall håndtert manuelt. Denne prosessen tar 6 -10 minutter per dokument. Men i verste fall blir disse dokumentene ikke journalført i henhold til regelverket, og er dermed enten tapt for skole og elev/ foresatte eller befinner seg i et fagsystem uten funksjonalitet for langtidslagring.
Målet for prosjektet er automatisk å sikre og journalføre alle arkivverdige elevdokumenter produsert i skole fagsystemene samt tilgjengeliggjøre disse sikkert for elev/foresatte elektronisk via eDialog og/eller MinSide. Det er et mål å oppnå bedre kvalitet og service samtidig som dokumentasjonen blir håndtert i henhold til Riksarkivarens krav.
Et samarbeidsprosjekt med seks fylkeskommuner
Prosjektet ”Rett i mappa” er i dag et samarbeidsprosjekt mellom fylkeskommunene Finnmark, Nord-Trøndelag, Sør-Trøndelag, Oppland, Vestfold og Vest-Agder. Samarbeidsfylkenes deltakelse er hjemlet i vedtak i de respektive fylkeskommuners administrative ledelse. Samarbeidet er nedfelt i egen avtale som ble underskrevet av de 6 samarbeidsfylkene i mai 2009. Denne avtalen omfatter mer enn prosjektet ”Rett i mappa”, da samarbeidets hensikt er å utvikle en fylkeskommunal bransjeløsing for sak-/arkivsystemet og Beste praksis innen integrasjoner mellom fagsystemer for skole og sak-/arkivløsninger.
Alle de seks samarbeidsfylkene er gjensidig forpliktet i avtaleform med hensyn til målsetting, organisering, innsats/ressurser, økonomi og i forhold til å ta i bruk den fylkeskommunale bransjeløsningen. ”Rett i mappa” er som nevnt over et av mange delprosjekter i dette fylkeskommunale samarbeidet. Et samarbeid som er døpt FOT; Fylkeskommunal Optimal Tilpasning. To viktige stikkord for å karakterisere dette samarbeidet er at det er stimulerende og inspirerende. Dessuten gir det mulighet for arbeidsdeling og tilgang på flere ressurser og ressurspersoner, enn den enkelte fylkeskommune hadde maktet alene. Det å arbeide innovativt er en tydelig uttalt forventning også fra de fylkeskommunale lederne. I tillegg har vi sterke fagmiljøer som ønsker å forholde seg til lover og regler. Fylkeskommunenes IKT-avdelinger tenker også strategisk og ønsker å legge til rett for automatiserte arbeidsprosesser og dokumentflyt. Med andre ord er den interne forankringen tverrfaglig. Det er dessuten en drivkraft å se at idéer/muligheter kan realiseres i et miljø hvor mange faggrupper har eierskap.
Samarbeidet har altså stor nytteverdi på flere områder, blant annet ved at fylkeskommunene inngår i et nettverk hvor hovedfokus er utvikling, erfaringsutveksling, samhandling på tvers av fylkeskommuner/kommuner/stat, kompetansedeling samt å opparbeideøkt kunnskap om nye muligheter og effektive arbeidsformer. Tidligere har fylkeskommunene utviklet hver sin kostbare tilpasning. Dette samarbeidet sørger altså for en kostnadseffektiv bruk av offentlige ressur ser ved å spesifisere og utvikle felles standardløsninger.
Tydelige føringer fra Riksarkivaren og Kommunenes sentralforbund (KS)
Utfordringen med at elevdokumentasjon ligger i skoleadministrative fagsystemer som ikke er godkjent som elektronisk system, tar Riksarkivet opp i et brev datert 23. mars 2007. I sitatet nedenfor anvendes forkortelsen LMS, som betyr Learning Management System.
”Et LMS dokumenterer vurdering av studentene/ elevene og studentenes/elevenes arbeidsinnsats, progresjon, kunnskaper og læring. LMS-et dokumenterer også kommentarer og tilbakemeldninger som kommer fra læreren, noe som betyr at LMS-et dokumenterer at læreren utfører oppgaven sin og at studentene/elevene får den oppfølgingen de trenger. Denne dokumentasjonen er det viktig å ta vare på i en konsistent og sikker form over tid av hensyn til rettsikkerhet både for parter og for læringsstedet. I tillegg har Riksarkivaren fattet bevaringsvedtak for universitetssektoren for en del av den dokumentasjonen som inngår i et LMS (jf vedlagte vedtaksbrev). Tilsvarende vedtak vil etter hvert bli fattet for høgskolesektoren, videregående skole og grunnskole.
Det er med andre ord påkrevet at en del av dokumenta sjonen håndteres på en forskriftsmessig måte, dvs. at dokumenter tilknyttes tilstrekkelige metadata til at dokumentets autentisitet kan opprettholdes over tid og at selve dokumentet arkiveres på en slik måte at det er gjennfinnbart med opprettholdt integritet.”
Riksarkivaren er her tydelig på at elevdokumentasjon må forskriftsmessig behandles så dens autentisitet og gjenfinnbarhet opprettholdes over tid. Dette er videre i tråd med føringene fra KS i dokumentet ”eKommune 2012”, hvor sitatet under er hentet fra kapittel 14 om integrasjon av IKT-systemer:
“MÅL
I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha tatt i bruk IKT-løsninger som sikrer sømløs overføring av data mellom portaler, databaser, sak/arkivsystemer og fagsystemer for ett eller flere av de viktigste tjeneste områdene.”
Med slike føringer i offisielle dokumenter kan en imidlertid stille spørsmålene: Hvorfor er dette et utviklingsarbeid som offentlige organer presser frem? Hvorfor er det ikke en produktutvikling som softwarehusene selv har tatt initiativ til?
Stort potensial for effektivisering
I dag er praksis ineffektiv og tilfeldig. Dessuten varierer dokumentfangsten veldig fra skole til skole. I tillegg til sikker dokumentasjon av de mange enkeltvedtak eller annet, vil prosjektet resultere i store økonomiske gevinster.
I forprosjektet til ”Rett i mappa” ble det beregnet at hver fylkeskommune etter tre år kan spare 3,5 millioner kroner og deretter ca. 1,8 millioner per år. Av dette beløpet er mer enn 1,2 millioner direkte knyttet til at skolene får forenklede arbeidsprosesser, sammenlignet med manuell journalføring. Dette regnestykket forutsetter fullelektronisk sak-/arkivsystem, så estimatet tar ikke med tidsforbruket som går med til arkivlegging.
Estimatene ovenfor er besparelser (gevinst/nytteverdi) ved å effektivisere og automatisere arbeidsprosessene for områdene; dokumentasjon vedrørende inntak og fagopplæring samt karakterer/kompetansebevis, varsler og utviklingsplaner.
Bedre verktøy, mer effektive rutiner og enklere administrasjon kan også bidra til mer motiverte medarbeidere. Ved å forbedre rutinene forbedres også servicen som ytes til innbyggere og elever.
Forskning og utvikling, hvor det er viktig å jobbe i takt
”Rett i mappa” er imidlertid mer et forsknings- og utviklingsprosjekt enn et arbeid bestående av programmering og utarbeidelse av rutinebeskrivelser. Det har derfor tatt lengre tid enn planlagt å komme i test samt sette integrasjonene i produksjon.
Flere kommuner og fylkeskommuner ønsker nå Rett i Mappa-funksjonalitet på sine nye løsninger. Prosjektet er med på å etablere forståelse for og krav til slik integrasjon hos offentlige og kommunale brukere.
De største utfordringene i prosjektet har så langt vært å få alle parter - seks fylkeskommuner og tre fagsystemleverandører samt en ekstern samarbeidspartner - til å sette av nok ressurser og jobbe i takt. Andre pågående prosjekter og ressurstilgang påvirker innsatsen i slike utviklingsprosjekter, samtidig som inntekts givende oppgaver gjerne prioriteres først.
Det er en utfordring at tre sentrale parter er kommersielle og prioriterer noe annerledes enn de offentlige.
Det har også krevd mye tid og fokus fra oss som kunder for å få leverandørene til å forstå og akseptere utfordringen, for dernest å gjøre noe med det. Det er et arbeid i mange steg fra spesifisering av løsningen, selve utviklingsarbeidet, så testing før endelig implementering. Det er også et utviklings arbeid med mange dimensjoner, fra å få de forskjellige leverandørene til å snakke og jobbe sammen, til å utvikle nye arbeidsprosesser for skoleinntak, fagopplæring, skoleadministrasjon, utsteding av kompetansebevis og utsendelse av varsler og gruppe- og individuelle opplæringsplaner. Utfordringene er ikke endelig løst, men vi er godt på vei til å finne løsninger på utfordringene.