Sidebar

Elevdokumentasjon – gløymt og forsømt?

Turid Holen, IKAVA.


I Vest-Agder er to kommunar dømt til å betale mange hundre tusen kroner i erstatning til elevar som har opplevd mobbing i grunnskulen. Felles for desse sakene var at skulane var kjent med mobbinga av elevane, og mobbinga vara i fleire år. Begge kommunane er dømt for at oppfølginga og tiltaka mot mobbinga ikkje var god nok.

Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) bevarer kommunanes eldre arkiv, slik at viktige arkiv, som til dømes elevarkiv, blir bevart for all ettertid. Vi oppbevarer dokumentasjon som vitnemålsprotokollar, fråversdagbøker og elevkort eller elevmapper. Det kjem stadig fleire førespurnader frå tidlegare elevar som treng dokumentasjon på manglar ved skulegangen. Det kan vera mangelfull opplæring eller mobbing som er årsak til førespurnadene. Stort sett kan den bevarte dokumentasjonen frå skulane visa at eleven har vore elev ved skulen. Skulens daglege registrering av elevoppmøte eller –fråvere er dokumentert, i tillegg til karakterar og vitnemålsdokumentasjon. Informasjon om mobbing eller skulemiljø er sjeldan å finna i eldre elevarkiv. I noko større grad er opplæringa dokumentert, særleg i dei tilfella der PPT er involvert. For dei aller fleste elevar som ikkje har fått særskilte opplæringstiltak, er det lite dokumentasjon bevart frå grunnskulen om den enkeltes skulegang.

Kva for dokumentasjon blir bevart for ettertida i dagens grunnskule? Dommane mot kommunane på Agder viser at skuleeigar har eit stort ansvar, og at det kan stillast store krav til skulemiljøet og til oppfølging av miljøproblem som mobbing. Opplæringslova frå 1998 strykar og formaliserer krava til skuleeigar når det gjeld undervisning og skulemiljø. Eit aktuelt spørsmål er om skuleeigar dokumenterer oppfølging av elevane når det gjeld undervisning og skulemiljø, og om dokumentasjonen blir bevart for ettertida.

Tradisjonelle karakterprotokollar og dagbøker er i dei fleste kommunar bytta ut til fordel for elektroniske system, der fråversdagar og fråversgrunn kan registrerast, og merknader kan leggast inn. Karakterar og vitnemålsinformasjon kan leggast inn om kvar enkelt elev, og fine vitnemål kan skrivast ut etter tiande trinn. Dette er skreddarsydd programvare som kan vera til god hjelp for å administrera skulekvardagen og å dokumentera/registrera standard elevinformasjon som fråver og karakterar.

Det er likevel eitt stort problem med dess systema: Dei er ikkje laga for langtidsbevaring av informasjon. Opplæringslova og Riksarkivaren pålegg skuleeigar bevaring av vitnemålsinformasjon og klasselister. Men informasjon i desse systema kan berre bevarast med aktiv innsats. Informasjonen må enten rett og slett skrivast ut på papir, eller lagrast i eit system godkjent for langtidsbevaring. Overføring av informasjon frå skulesystem til eit godkjent system, kan heller ikkje kjøpast som hyllevare. Slik overføring er arbeidskrevjande og krev bevisste val av kva for informasjon eller dokumentasjon som skal bevarst for ettertida, og kvar for informasjon der langtidsbevaring ikkje er nødvendig.

Det er også grunn til å stilla spørsmål ved om det i alle skular er god nok dokumentasjon om skulegangen og skulemiljøet til kvar enkelt elev. Skulane pliktar å gjennomføra foreldresamtalar, elevsamtalar og undervegsvurderingar for alle elvar to gonger i skuleåret. Det skal dokumenterast at desse samtalane og vurderingane er gjort, men det er ikkje lovfesta at sjølve vurderingane skal vera skriftlege. Nokre skuleeigarar bevarer likevel slike vurderingar i skriftleg form. Slik dokumentasjon vil kunne visa korleis skule har følgt opp undervisninga for den enkelte. Den vil dokumentera samarbeid mellom skule og heim, og eventuelt kunne dokumentera mobbeproblematikk eller tiltak i saker som ikkje er gått så langt som til enkeltvedtak. Bevarer ein desse lovpålagte vurderingane, eller liknande dokumentasjon i skriftleg form, vil skulane ha dokumentasjon også om elevar der det ikkje er fatta enkeltvedtak på grunn av mobbing eller spesialundervisning.

For elevar i barneskulen som enno ikkje får karakterar, kan dette vera den einaste dokumentasjonen om fagleg utvikling og trivsel. Sett i lys av erstatningssakene i Vest-Agder den siste tida, er det grunn til å oppfordra kommunane til å gjera undervegsvurderingar eller tilsvarande dokumentasjon skriftleg. Dokumentasjonen bør også bevarast for ettertida. Slik kan kommunane dokumentera korleis alle enkeltelevar er følgt opp i grunnskulen.

Arkivet eller dokumentasjonen i skulane er prega av mange ulike løysingar. Det er på grunn av overgangen mellom papirarkiv og fullelektroniske løysingar. Det er problematisk at ingen av dei elektroniske systema, som er spesialutvikla for skuledokumentasjon, tilfredsstiller krava til langstidsbevaring av elektroniske arkiv. Integrasjonsløysingar kan bevara informasjonen for ettertida i godkjente arkivsystem. Det er grunn til å frykta at kommunane ikkje i tilstrekkeleg grad er klar over denne problemstillinga og kanskje uvitande let viktig elevinformasjon gå tapt, fordi informasjonen blir liggande elektronisk i eit system som vi ikkje kan garantera at kan hentast fram og lesast i framtida. Difor er det grunn til å stilla spørsmålet om elevdokumentasjon er gløymt og forsømt i skulen i dag, på tross av stadig auka krav om å utarbeida slik dokumentasjon i skulen.

Se eldre artikler...