Sidebar

Revisjon av arkivforskriften


Kulturdepartementet har i samarbeid med Arkivverket satt i gang en kartlegging av behov for endring i arkivregelverket. Redaksjonen har utfordret Norsk Arkivråd og Landslaget for lokal- og privatarkiv (LLP) til å dele deres innspill til høringen. På den måten får vi både et arkivdanningsperspektiv og et bevaringsperspektiv på saken.
Forfatterne, Anja Jergel Vestvold og Tom Oddby, er henholdsvis nestleder i Norsk Arkivråd og styreleder for LLP. Begge organisasjoner mener tiden er moden for modernisering av forskriften – og at det også er gode argumenter for å endre Arkivloven.


INNSPILL FRA NORSK ARKIVRÅD - Anja J. Vestvold
Norsk Arkivråd (NA) har til formål å arbeide for effektiv organisering av arkivarbeidet i offentlige og private organ og bedrifter samt å arbeide for å skape forståelse for arkivarbeidets viktige funksjon og være et talerør for arkivdanningen overfor offentlige myndigheter. Et av områdene der vi ser forbedringspotensial er ved en revidering av arkivlov og forskrift. I mai kalte Kulturdepartementet (KUD), arkivorganisasjoner og Riksarkivet inn til et «innspillsmøte om revisjon av forskrift om offentlige arkiv». I denne artikkelen skal jeg presentere noen av innspillene NA gav. For flere detaljer om temaet besøk våre nettsider, www.arkivrad.no.


Utdatert forskrift
Forskriften går på mange områder for mye i detalj på funksjoner, teknologi og arbeidsmåter. Det at den går inn i slike detaljer gjør at den også raskere blir utdatert. Teknologiutviklingen har bidratt til raske endringer i arbeidsprosesser og verktøy mens forskriften fortsatt behandler gårdagens metoder. Bruk av fagsystemer, samhandlingsrom, skytjenester, mobile løsninger og liknende er ikke belyst tilstrekkelig – dels fordi de enten ikke var påtenkt eller at en var på et annet teknologisk nivå da loven trådte i kraft. Et eksempel er skytjenester. Forskriften bør stille krav til forvaltning og avtaler rundt bruken av tjenesten og ikke tjenesten i seg selv.


Annet lovverk
Arkivlov og forskrift bør også harmoneres med annet lovverk. Et eksempel er personopplysningsforskriften som definerer ansattes e-post som privat. Bestemmelsen svekker virksomhetens mulighet til å arkivere saksdokumenter sendt til personlig e-postboks og den tar ikke høyde for hvordan teknologien brukes i arbeidsprosessene. Dette kan føre til manglende journalføring og arkivering som kan undergrave innsynsretten og være en trussel mot innbyggernes rettssikkerhet.


Uklart og vanskelig språk
Språket i forskriften er uklart og vanskelig. §2-6 definerer journalføringsplikten og har en viktig kobling til offentlighetsloven. «Gjenstand for saksbehandling og verdi som dokumentasjon» er noe av det mest krevende arkivansvarlige, saksbehandlere og ledere må forholde seg til. Siden definisjonen er så uklar, og det ikke er gitt fortolkningsuttalelse om hva saksbehandling og dokumentasjon er, må det enkelte organ selv utøve et faglig skjønn. Og skulle en ta bestemmelsen på alvor, er det millioner av dokumenter som i dag ikke journalføres fordi de produseres i fagsystemer uten arkivfunksjonalitet.

Arkivdanning som eget fagområde
NAs hovedfokus er forvaltning av hvordan vi danner arkiv. Arkivdanning skjer med utgangspunkt i virksomheters eget behov for å dokumentere virksomheten. Det handler om å ha kontroll på sine rettigheter og forpliktelser, om forvaltning og god forretningsskikk.  Arkivdanning og arkiv for kulturelle og historiske arkiv har forskjellige behov som i dag ikke er ivaretatt i lov og forskrift. Manglende anerkjennelse av forskjellen vil få konsekvenser for hva vi kan bevare på lengre sikt. Formålsparagrafen i arkivloven gjør den til en vernelov. Arkivdanning for fremtidig bevaring trenger en lov som i sitt formål tar arkivdanningen på alvor. I tillegg bør virkeområdet for loven endres slik at den blir gjeldende for private aktører med offentlig tilknytning.

Forvaltning av forskriften
Det bør drøftes om forvaltningen av forskriften hører hjemme hos KUD eller om Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) er rett sted. Arkivdanning og –depot er i dag fulldigitale eller på vei til å bli det. KMD har samordningsansvaret for digitaliseringen i forvaltningen. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) er underlagt KMD som forvalter Offentlig elektronisk postjournal (OEP) og gir veiledning om e-forvaltningsforskriften. Den digitale arkivdanningen må ses i nær sammenheng med resten av digitaliseringen. Saksbehandling foregår i stor grad i fagsystemer og innebærer mye automatikk og elektronisk samhandling og -utveksling. Dersom alt dette inngår i «aktivt arkiv»(§2-4 annet ledd) er det nok et godt argument for at forskriften ikke bør forvaltes av KUD.


Veien videre
Vårt siste møte med KUD om saken var i august. Der ble alle innspillene diskutert og presisert. Møtet sluttet med at departementet takket for at vi hadde bidratt med tid og innspill. Byråkratene skulle ta med seg alt tilbake til kontorene sine og følge opp politisk. I ettertid er budsjettet lagt fram og fasit er at behov for revisjon er nevnt men ikke bevilget penger. Styret i NA er optimistisk men realistisk og forventer at vi må fortsette å belyse behov for en oppdatering av forskriften også fremover. Vi er også klare til å bidra med vår ekspertise på arkivdanning når revisjonsarbeidet kommer i gang.




INNSPILL FRA LLP – Tom Oddby
LLP mener rent prinsipielt at et lovrevisjonsarbeid må starte med arkivloven, og ikke bare ta for seg arkivforskriften. Men det er ikke tvil om at arkivforskriften må moderniseres, både hva gjelder språk og fag. Tiden har på alle måter løpt fra en forskrift som er tilpasset 1990-tallets fokus på papirarkiver. I dag snakker vi for eksempel om lagring i skyen, et begrep som var helt ukjent da forskriften trådte i kraft 11. desember 1998.


Mindre detaljert
En ny forskrift bør være mindre detaljert enn dagens, og avgrense seg til å behandle de overordnede og prinsipielle spørsmålene om offentlig arkiv. Eksempler på dette kan være at offentlig sektor skal ha arkivtjeneste, det skal være arkivplikt, systemer skal være basert på godkjente standarder (Noark), det skal være forbud mot ulovlig kassasjon, og det skal være bevaringsplikt for offentlig skapte arkiver. Detaljeringen kan legges til en ”standard” (eller lignende) som kan forvaltes av Arkivverket.


Interkommunale samarbeidsordninger
LLP er spesielt opptatt av problemstillingen rundt arkiv og interkommunale samarbeidsordninger. Det er en stor prinsipiell utfordring at kommunale aksjeselskap og interkommunale selskap ikke har arkivplikt, og det er høyst sannsynlig mange interkommunale samarbeidsordninger som i dag ikke er tilknyttet en depotordning. Det er fra LLP sitt ståsted svært betenkelig at en organisasjonsmodell for kommunale tjenester skal være avgjørende for hvorvidt tjenestene skal dokumenteres for ettertiden eller ikke. Det må derfor være arkivplikt på alt som skapes av arkiv i offentlig sektor, uavhengig av organisasjonsform. Dette må det gjøres noe med i et revisjonsarbeid.
 
Privatiserte tjenester
Mange offentlige oppgaver utføres av private aktører, for eksempel kommunalt kjøp av private barnevernstjenester. Selv om oppgaven sånn sett er ”outsorcet” må handlingene dokumenteres og bevares for ettertiden. Det er derfor viktig at vi får bestemmelser som sier noe om hvilke krav som skal settes til private aktører som har offentlig tilknytning (for eksempel som finansieres helt eller delvis med offentlig støtte), eller som gjør oppgaver på vegne av det offentlige.  


Fokus på noen paragrafer
• § 1-1 om arkivansvaret i offentlige organ må gjelde for alle som utfører oppgaver for det offentlige eller på vegne av det offentlige, uavhengig av organisasjonsform.
• Kassasjonsbestemmelsene i § 3-21 må tilpasses til nytt regelverk, og det må legges vekt på at kommuner og fylkeskommuner skal utarbeide bevaringsplaner.
• § 4-11 om kartlegging og planlegging av arkivlokaler er åpenbart overflødig, da det er flere år siden fristen for godkjenning av arkivlokaler gikk ut.
• Ny forskrift må ta opp i seg kravene til digitalt depot, basert på de standarder som gjelder i dag: OAIS, Track (ISO 14721 og 16363). Dagens kapittel IV omhandler oppbevaring og sikring av offentlige arkiv, men er innrettet mot papirarkiv.


Hvilket departement?
Norsk Arkivråd ønsker at ansvaret for arkivlov og arkivforskrift ikke skal ligge i Kulturdepartementet, men i Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD). Hovedargumentet er at hovedansvaret for digitalisering av offentlig forvaltning er lagt til KMD, samt at dette departementet gjennom DIFI har ansvaret for sentrale systemer som OEP samt e-forvaltningsforskriften. LLP er enig i at arkivdanningsperspektivet må være sterkt fremtredende i en ny forskrift, men er redd for at arkivbevaring, tilgjengeliggjøring og formidling vil bli nedprioritert dersom ansvaret for en ny arkivforskrift blir lagt til KMD. Hva som er den gode løsningen har ikke LLP noe godt svar på, men bevaringsperspektivet er selvsagt like viktig som arkivdanning. En ny arkivforskrift må ta hensyn til dette.


Veien videre
Det er ikke kommet klare signaler fra departementet om hva som skjer videre med revisjon av arkivforskriften. LLP er derfor nøktern realistisk til en eventuell videre prosess, men er klare til å fortelle både departementet og politikerne nødvendigheten av en revisjon av både lov og forskrift.

Se eldre artikler...