Sidebar

Digitalisering i Oslo kommune 2014 - 2018

Oslo kommune satser betydelig på innføring av elektroniske tjenester til erstatning for manuelle prosesser og papirbaserte rutiner. Ny teknologi og endrede arbeidsprosesser skal gi brukeren (innbygger og næringsliv) tilgang til kommunens tjenester når som helst på døgnet, hele uken gjennom. Det hele må hvile på en grunnmur av holdbar og stabil IKT-infrastruktur, reflektert IKT-arkitektur, klargjørende IKT-reglement og en gjennomgående bevissthet om informasjonssikkerhet og personvern.
Gode løsninger for datafangst og elektronisk arkiv er en selvfølge.


Kommunens arbeid med utvikling av elektroniske tjenester har pågått lenge. Byrådet vil modernisere, fornye og forenkle, og i byrådserklæringen av 2011 kan man lese at Byrådet vil:

Begrense skjemaveldet, begrense byråkratiske prosesser og offentlige avgifter
Utvikle flere og bedre elektroniske tjenester
Etablere en egen selvbetjeningsportal der alle digitale tjenester for innbyggerne er samlet
Innføre elektronisk saksbehandling og kommunikasjon mellom borger og kommune som hovedprinsipp, men samtidig ivareta og legge til rette for dem som ikke bruker digitale løsninger
Frigi offentlig grunndata, som kartdata, slik at hvem som helst kan bruke dem
Legge til rette for at kommunen i størst mulig grad bruker åpne IT-standarder og filformater. Og at kommunen gjenbruker IT-løsninger fremfor å utvikle dem selv


Det siste punkt er ikke minst viktig. Gjenbruk av egne og andres løsninger skal gjøres der dette er mulig. Bergen kommune har i så måte vært en foregangskommune ved sin utvikling av SvarUt løsning, som andre, også Oslo kommune nå har tatt i bruk.
Det har vært viktig å kunne tilby flere elektroniske tjenester til innbyggere og næringsliv på en samlet og brukervennlig måte gjennom digitale kanaler. Ambisjonsnivå og visjoner for kommunen er avgjørende for å stake ut retningen både administrativt og investeringsmessig for kommunen. Byrådet har lagt følgende ambisjonsnivå til grunn:

Brukerfokus – evne til å effektivisere og fornye seg
Flere innbyggere og dermed flere henvendelser – digitale tjenester skal håndtere økningen
Samhandling med innbyggere og næringsliv – enklere og raskere

Ambisjonsnivået innebærer at kommunen skal prioritere økt tjenesteytelse til lavere kost gjennom fokus på brukernes behov for enklere og raskere samhandling med kommunen.
I kommunens satsning på elektroniske tjenester ble det først prioritert tjenester fra noen utvalgte virksomheter i kommunen. I disse «pilotvirksomhetene» ble den tradisjonelle saksbehandlingen i utvalgte tjenesteområder kartlagt og gjennomgått fra nåsituasjon til ønsket situasjon. Behovet for utvikling av nødvendig fellesfunksjonalitet kom dermed tydeligere frem.
Det er i dag planlagt og utformet elektroniske tjenester innenfor områdene

• Barnehagesøknader
• Plan- og byggesaker
• Serverings-, salgs-, og skjenkebevillinger
• Tjenester fra Kemneren
• Tjenester fra ulike funksjonelle- og tekniske fellesløsninger

Kommunens samhandling med og tjenesteytelse for innbyggerne og næringsliv innebærer økt selvbetjening for kommunens brukere og gjør det nødvendig å etablere funksjonelle og stabile helelektroniske prosesser i saksbehandling. Oslo kommune har ca. 54 arkivskapende virksomheter, hvorav kun 18 pr. i dag har godkjent elektronisk arkiv. I tillegg kommer underliggende virksomheter som f.eks. kommunenes ca. 150 skoler og et stort antall tjenestesteder hvor nærmest all arkivering pr. i dag foregår på papir. Som et ledd i den helhetlige strategien om elektroniske tjenester er det et mål at også saksbehandling og arkivering skal foregå elektronisk. Det ble i 2014 derfor opprettet et prosjekt – eArkiv-prosjektet  – som skal utrede ulike alternativer for helhetlig løsninger innen arkivområdet for hele kommunen. Av de utredningene eArkiv-prosjektet har gjort foreløpig, er anskaffelse av ett sak- og arkivsystem med separate installasjoner i flere av kommunens virksomheter den løsningen som virker mest hensiktsmessig med tanke på gjennomførbarhet og kostnader. Dersom dette blir vedtatt skal eArkiv-prosjektet gjennomføre en anskaffelsesprosess for å etablere felles innkjøpsavtale.

Å innføre ett sak- og arkivsystem i alle Oslo kommunes virksomheter er i seg selv et stort prosjekt. Som nevnt har de fleste virksomheter i Oslo kommune papirarkiv, selv om de fleste har elektronisk journal. Det er et krav i arkivlov med forskrifter at man ved overgang fra papirarkiv til elektronisk arkiv gjør et periodeskille i det aktive arkivet. I utgangspunktet er det mulig for de 18 virksomhetene med elektronisk arkiv å konvertere sine data rett inn i det nye systemet uten å periodisere. Dette forutsetter at det ikke gjøres noen strukturelle endringer i arkivet. I og med at en av tingene som vurderes i eArkiv-prosjektet er hvorvidt enkelte virksomheter bør ha felles system, så er det mye mulig at flere vil få en endring i arkivstrukturen. Dersom det er et mål å bli kvitt papiret, så er det også mange virksomheter som er nødt til å skaffe integrasjoner mellom fagsystemene de bruker og det nye sak- og arkivsystemet. Dette kan også medføre et behov for endring i arkivstrukturen. Det er i tillegg lite hensiktsmessig å gjøre en slik konvertering dersom det uansett er lenge siden forrige periodisering. Alt i alt er det sannsynligvis ytterst få virksomheter som ikke må periodisere ved innføring av det nye systemet fra eArkiv-prosjektet. Som alle vet, er periodisering og overgang til elektronisk arkiv en tid- og resurskrevende oppgave. Det er nødvendig med god planlegging og det må settes av budsjettmidler til gjennomføringen i virksomheten. Det er også påkrevd at det deponeres et uttrekk av de systemene man periodiserer i. De fleste virksomheter må beregne kostnader til konsulent i forbindelse med dette.  I tillegg til periodiseringen må man kartlegge eksisterende rutiner og lage nye rutiner for virksomhetens nye elektroniske hverdag. Det er altså en stor utfordring å få hele Oslo kommune over på elektronisk arkiv, men absolutt ikke uoverkommelig dersom alle virksomhetene prioriterer og planlegger en slik overgang.

Gjennomføringen av eArkiv-prosjektet vil være viktig dersom Oslo kommune skal nå sine mål vedrørende elektroniske tjenester og elektronisk saksbehandling. For øvrig vil en overgang til elektronisk arkiv og opprettelse av elektroniske tjenester alene ikke gi en mer effektiv dokumentfangst og fjerne manuelle prosesser. Dersom man skal høste gevinst i form av effektivisering er det helt avgjørende at man tenker helhetlig rundt elektronisk dokumentbehandling. Det forutsetter at man ikke bare tenker på hvordan man gjør en tjeneste tilgjengelig på nett for brukere, men også hvordan informasjonen fra tjenesten mottas, registreres, saksbehandles, arkiveres og bevares i virksomheten.

Det finnes flere eksempler i offentlig forvaltning på fagsystemer og webskjema som er opprettet, hvor mangelen på en slik helhetlig tankegang har gjort at arbeidsmengden har økt hos arkivet heller enn å forenkle prosessen. Oslo kommunes relativt nye HR-system er et eksempel her. HR-systemet er et fagsystem som håndterer personal og lønn i Oslo kommune. Systemet har dog vært en utfordring for dem som skal sørge for at informasjonen i HR-systemet blir behandlet og arkivert etter gjeldende lover og regler. Utfordringen har kanskje vært størst for de virksomhetene som har elektronisk journal, men ikke har elektronisk arkiv da disse, i tillegg til å måtte importere og korrekt registrere informasjonen inn i sitt sak- og arkivsystem, også må skrive ut og arkivere alle dokumentene på papir. I for eksempel en ansettelsessak kan dette fort dreie seg om over 200 dokumenter.

Det er viktig å presisere at HR-systemet ikke er trukket frem for å kritisere systemet i seg selv. Det er et faktum at det å ta i bruk både dette og andre fagsystemer, og eventuelle web-skjema for øvrig, gjøres som et ledd i et ønske om effektivisering av arbeidsprosesser. Til dels gjør de også ofte det, men ofte vil gevinsten som tas ut ett sted fører til større arbeidspress i arkivet. En løsning er å lage integrasjoner mellom fagsystemer eller web-skjema og sak- og arkivsystemet slik at informasjonen som produseres importeres rett inn i sak- og arkivsystemet. Det som for øvrig er en hindring for at en slik integrasjon skal bidra til effektiv elektronisk arkivering i Oslo kommune pr. i dag, er en utdatert arkivnøkkel og mangelen på en bevarings- og kassasjonsplan. Det er helt avgjørende for et arkiv å ha en fungerende arkivnøkkel og en oppdatert bevarings- og kassasjonsplan for å effektivisere arkivdanningen. Uten disse verktøyene er det nærmest umulig å strukturere og forvalte informasjonen i arkivet på en god måte. Et problem er for eksempel at arkivet vil være nødt til å gå igjennom alt av dokumentasjon i arkivet i etterkant for å gjøre en bevarings- og kassasjonsvurdering, istedenfor at dette blir gjort allerede ved opprettelsen av et dokument. I et Noarksystem er det mulig å legge inn automatisk kassasjon på valgt nivå i arkivnøkkelen. Dersom man hadde en oppdatert arkivnøkkel og bevarings- og kassasjonsplan, ville det da være fullt mulig å automatisere både journalføringen, arkiveringen og kassasjonen av informasjon som importeres inn i sak- og arkivsystemet. En slik automatikk er ikke mulig i dag blant annet fordi det ikke er gjort en bevarings- og kassasjons vurdering av informasjonen som skapes i virksomheten og fordi dagens arkivnøkkel ikke gjenspeiler de faktiske arbeidsprosessene i kommunen. I noen tilfeller finnes det ikke koder i nøkkelen for oppgaven som utføres, og i andre tilfeller tilhører dokumenter fra en og samme arbeidsprosess forskjellige koder.

Dette betyr at dersom Oslo kommune skal oppnå full gevinst av sine planer om elektroniske tjenester, effektiv datafangst og elektronisk arkivering, så er det avgjørende at man får på plass en ny arkivnøkkel og bevarings- og kassasjonsplan. Som fagenhet for arkiv i Oslo kommune, vil det være Byarkivet i Oslo som må planlegge og koordinere et slikt arbeid, men selve kartleggingen må gjøres av virksomhetene. Byarkivet har allerede begynt planleggingen og målet er foreløpig å ha dette klart før virksomhetene starter sin overgang til elektronisk arkiv i forbindelse med eArkiv-prosjektet.

Det er altså mye spennende som skjer i Oslo kommune på arkivområdet de neste årene! Følg med!


Av Cecilie Kornsæther, spesialkonsulent, Byarkivet, Kulturetaten i Oslo kommune
Se eldre artikler...