Sidebar

Arkivmeldingen - en ny giv i arkivpolitikken

Ivar Fonnes, Riksarkivaren.

Kritikere av arkivmeldingen vil kanskje spørre seg om tittelen på denne artikkelen er ment som en spøk eller en provokasjon. Svaret er: ingen av delene. Den er faktisk alvorlig ment. Min vurdering er basert på tre hovedelementer i meldingen. Regjeringen presenterer en arkivpolitikk og en strategi som omfatter hele arkivområdet i Norge – alle samfunnssektorer og alle stadier i arkivenes livssyklus. Det er første gang staten på en slik måte påtar seg et overordnet ansvar for mål og strategier innenfor hele arkivområdet. For det andre plasserer meldingen et tydelig operativt ansvar for den statlige oppfølging og gjennomføring av denne politikken. Og for det tredje definerer den et bredt samarbeid over hele arkivområdet som en grunnpilar både i utformingen og iverksettingen av en helhetlig strategi. Disse tre elementene legger grunnlaget for en ny giv i arkivarbeidet i Norge. Men forutsetningen er at alle vi som er tildelt viktige roller i den nye strategien, både har vilje og evne til å følge opp intensjonene i meldingen. Det er det denne artikkelen dreier seg om.
 
Perspektiv, politikk og strategi

Hovedperspektivet i arkivmeldingen er i og for seg ikke nytt, men det er tydeligere formulert og står mer sentralt enn i tidligere dokumenter. Det overordnede mål for regjeringens arkivpolitikk, slik det framgår av meldingen, er å bevare og tilgjengeliggjøre arkiver fra alle samfunnssektorer – arkiver som har kulturell, forsknings- eller dokumentasjonsverdi. Målet er en helhetlig samfunnsdokumentasjon, hvor arkiver fra statlig, kommunal og privat sektor utfyller hverandre og dokumenterer samfunnet fra ulike vinkler.

Det er første gang en slik arkivpolitikk er formulert i et norsk politisk dokument, og det er første gang staten formulerer en arkivstrategi som sidestiller alle samfunnssektorer. Dette innebærer at det blir en statlig strategi å medvirke til bevaring og tilgjengeliggjøring av kommunale og private arkiver, ved siden av å ta vare på sine egne arkiver. Strategien gjelder for alle stadier i arkivmaterialets livssyklus – fra materialet blir til som ledd i en offentlig eller privat virksomhet og så lenge det er bevaringsverdig.

Jeg vil anta at de fleste vil kunne slutte seg til det politiske målet som er lansert her, og jeg tror også mange vil hilse velkommen at det blir en statlig strategi å medvirke til bevaring og tilgjengeliggjøring av arkiver fra alle samfunnssektorer. Spørsmålet er imidlertid hva man vil gjøre for å få dette til, og på hvilke premisser det skal skje.

Arkivmeldingens svar er todelt. Det overordnede ansvaret for å utforme og iverksette den statlige strategien plasseres hos Riksarkivaren. Riksarkivaren skal være nasjonal koordinator og pådriver i et målrettet arbeid mot en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Det andre elementet er at strategien skal utvikles og gjennomføres i et nært og bredt samarbeid med relevante aktører innenfor de ulike samfunnssektorer og arkivmiljøer. Begge disse elementene er grunnpilarer i den strategien arkivmeldingen beskriver, og de gjentas en rekke steder og i en rekke sammenhenger i meldingen. Å bygge en felles strategi på disse grunnpilarene vil være det springende punkt når vi skal prøve å realisere regjeringens arkivpolitikk og gjøre den til en ny giv for arkivarbeidet i Norge.

Koordinering og samarbeid

Det er en klar styrke ved arkivmeldingen at den ikke bare formulerer en politikk og en strategi, men at den også plasserer et tydelig ansvar for å drive fram og koordinere arbeidet, og at den legger inn klare forutsetninger knyttet til samspill og samarbeid. Det er naturlig og nokså selvsagt at koordinerings- og pådriveransvaret blir plassert hos statens egen arkivetat. Like selvsagt er det at strategien knyttet til kommunale og private arkiver skal utformes på premisser som kommer til uttrykk gjennom bred medvirkning fra sektorenes eget arkivmiljø. Det er viktig og retningsgivende at dette er klart uttrykt i meldingen.

Hvordan ligger så forholdene til rette for at et målrettet samarbeid på disse premissene kan etableres og gjennomføres? Har Arkivverket den nødvendige evne og vilje til å lede an i en slik prosess, og hvorfor har man i så fall ikke gjort det tidligere? Hvorfor skal andre tro at Arkivverket vil kunne ha et så bredt perspektiv på en nasjonal arkivstrategi, når etaten etter manges mening har hatt en tendens til å være seg selv nok?

Min vurdering er at dette er høyst aktuelt og realistisk, og jeg skal forklare hvorfor jeg ser det slik. Noen forutsetninger har vært til stede i lang tid, noen er endret de siste årene, og et av elementene i disse endringene er arkivmeldingen. Men vi skal ikke legge skjul på at en rolle som beskrevet i arkivmeldingen, vil kreve endringer i utøvelsen av Arkivverkets samfunnsoppdrag. Jeg vil framheve tre elementer i min begrunnelse for at en slik rolle er realistisk.

Det første elementet er at det gjennom mer enn 20 år har vært et til dels tett samarbeid mellom Arkivverket og andre arkivinstitusjoner og -organisasjoner på en rekke områder, dels i prosjekter, dels mer driftsorientert. Her kan nevnes Asta (utviklingsprosjekter i flere omganger og løpende vedlikehold/videreutvikling), Arkivportalen, Noark-standarden, Arkivakademiet, og i de senere år DIAS med avleggere, Betty osv. Jeg har selv hatt et forholdsvis nært forhold til de fleste av disse prosjektene, enten som initiativtaker, prosjektdeltaker/-leder eller i styringsgrupper eller lignende, og jeg har derfor et godt grunnlag for å vurdere hvordan samarbeidet har fungert. Generelt er min vurdering at samarbeidet har fungert svært godt, at det har gitt tilfredsstillende resultater, og at det har vært fruktbart og til gjensidig nytte for alle parter. Det er også mitt meget bestemte inntrykk at denne oppfatningen deles av våre samarbeidspartnere. Selv om mange nok kunne ha ønsket seg et tettere samarbeid på flere områder, og selv om det samspillet arkivmeldingen legger opp til er langt mer omfattende og strategisk, er det et godt grunnlag å bygge på de gode erfaringene som ligger i tidligere og pågående samarbeidstiltak.

For det andre har Arkivverket fått et klart og tydelig mandat for å lede an i en nasjonal strategi for en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Dette bygger på de utadrettede oppgavene Riksarkivaren er pålagt i arkivloven – tilsyn og veiledning i offentlig sektor, koordinering, registrering og retningslinjer knyttet til privatarkiver. Men den sterke betoningen og det strategiske elementet i mandatet er nytt. Dette innebærer at vi kan gå inn i rollen som nasjonal pådriver og koordinator med den tyngde som ligger i et mandat fra overordnet myndighet, og at vi har fått oss pålagt et overordnet oppdrag som vi må rapportere på. Grunnlaget for å gå inn i nasjonale oppgaver med større tyngde er derfor ikke bare noe det legges til rette for, men også noe som kreves av oss. Det blir dermed en del av vårt samfunnsoppdrag å ivareta den rollen som arkivmeldingen tillegger oss.

Det tredje elementet er at Arkivverket har et budsjettmessig grunnlag for å påta seg dette oppdraget. Selv om det fortsatt er et betydelig gap mellom behov og ressurser på en del viktige arbeidsområder, har de siste tre års tildelinger gitt oss et visst budsjettmessig spillerom. Vi har bl.a. fått til en styrking av innsatsen overfor kommunal sektor, som ledd i oppfølgingen av Riksrevisjonens rapport. Og fra 2013 har vi funnet plass til å sette inn 3 årsverk for å ivareta de nasjonale oppgavene som arkivmeldingen tillegger etaten. Men det er grunn til å understreke at dette dreier seg om utredning, planlegging og koordinering mv. Når vi i neste omgang skal iverksette tiltak for å bygge opp en helhetlig samfunnsdokumentasjon på et tilfredsstillende nivå, vil det utvilsomt kreves ressurser i en annen størrelsesorden.

Ressurser

Det sies lite eller ingenting om ressurser i arkivmeldingen. Etter min mening kan dette være like greit. Erfaringen fra tidligere stortingsmeldinger er at tilsagn om økte ressurser til arkiv aldri følges opp av bevilgende myndigheter, og da er det bedre at vi ikke fores med falske forhåpninger. Dette gjelder både abm-meldingen (1998), kulturmeldingen (2003) og digitaliseringsmeldingen (2009). Vi har lært at uansett hva som står i en stortingsmelding, er det budsjettprosessen som er avgjørende, og intensjoner uttrykt i slike meldinger gir liten drahjelp i budsjettbehandlingen – merkelig nok.

Noen uttrykker skuffelse over at arkivmeldingen ikke fokuserer på ressursbehov og strategier for arkivarbeidet i kommunal sektor. Dette skjer hver gang det kommer en stortingsmelding som omhandler arkiv. Vi må nok konstatere at staten verken ønsker å gå inn med øremerkede midler til arkivarbeid i kommunene eller på annen måte gi føringer for kommunenes strategier på området, ut over det som følger av lovgivningen. Som fagfolk ville nok mange av oss applaudere en solid innsprøyting av øremerkede midler for å løse store og viktige oppgaver knyttet til kommunale arkiver. Men løfter vi blikket litt, er det lett å se at det blir lite igjen av det kommunale selvstyret om fagfolk på flere områder skulle få slike ønsker oppfylt. På samme måte skal vi etter min mening være fornøyd med at meldingen ikke trekker opp noen konkrete strategier for det kommunale arkivarbeidet. I stedet skal slike strategier utformes i et bredt nasjonalt samarbeid, hvor kommunale instanser vil ha avgjørende innflytelse på hvilke valg som gjøres, og hvor staten har som oppgave å være pådriver og en konstruktiv medspiller og tilrettelegger.

Utviklingsmidler som kan settes inn etter behov for å iverksette tiltak og gjennomføre prosjekter, er et viktig element i det strategiske samarbeidet som meldingen legger opp til. Det er behov for å avklare nærmere hvordan slike midler skal forvaltes fra 2014 og ut over. Riksarkivaren legger stor vekt på at det skal være slike midler til rådighet for å styrke de prosessene som er planlagt satt i gang, og vi fremmer dette behovet i budsjettprosessen og i styringsdialogen med Kulturdepartementet.

Konkret oppfølging av arkivmeldingen

Det konkrete oppfølgingsarbeidet er allerede i gang. Vi har pekt ut tre områder hvor vi inviterer til et bredt samarbeid for å utforme mål og strategier:

• privatarkiver, hvor arkivmeldingen gir konkrete føringer for utredning og strategiarbeid på det generelle plan, og hvor også museenes privatarkiver vil høre hjemme innenfor rammen av et nært samarbeid med Norsk kulturråd;

• arkiver i kommunal sektor, hvor det foreskrives at vi skal bruke et bredt spekter av virkemidler for å oppfylle kravene i arkivloven med forskrifter;

• e-forvaltning og arkivdanning, hvor meldingen sier mindre enn ønskelig om samarbeid i statlig sektor, men hvor det uttrykkes en mer offensiv holdning i kommunal sektor.

De tre nye stillingene skal være dedikerte ressurser til oppfølgingsarbeidet på hvert av disse områdene, og deres arbeid vil ha en solid forankring i Arkivverkets toppledergruppe. Oppstartmøter hvor vi inviterer samarbeidspartnere til en bred drøfting av opplegg og organisering er dels berammet, dels under planlegging. Disse vil bli holdt i løpet av 1. halvår i år. Når de nye stillingene er besatt (over sommeren), vil vi kunne komme i gang med et organisert samarbeid.

Jeg vil med dette invitere hele arkiv-Norge til et bredt samarbeid for å legge grunnlaget for en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Det er mange krevende oppgaver som skal løses. Men i et godt og konstruktivt samarbeid står vi sterkere enn hver for oss, både når vi skal definere mål og virkemidler, løse vanskelige oppgaver og i kampen for å skaffe ressurser til å nå målene. Vi bør utnytte disse mulighetene til å styrke arkivenes rolle som samfunnsressurs.

Se eldre artikler...