Sidebar

Digital kommunikasjon med innbyggerne: Utfordringer knyttet til dokumentasjon av kommunikasjon.

Karin Gjelsten, Bergen Byarkiv. 


Den digitale innbygger forventer til enhver tid å finne oppdatert informasjon på nett. Den digitale innbygger har i lang tid brukt internett til å hente informasjon, til kjøp av varer og tjenester, og ser det som naturlig at også kommunikasjon med offentlige kontorer skal kunne gå enkelt, kjapt og trygt via nettsider og portaler.

Det 6. norske arkivmøtet ble arrangert i Ålesund i april 2012, og en av parallellsesjonene hadde tittelen «Den digitale innbygger». I denne sesjonen holdt jeg innlegget «Arkivets rolle og erfaringer med Bergen kommunes løsning for digital kommunikasjon med innbyggerne». Dette er en lett bearbeidelse av innlegget.

Bergen kommune har, i likhet med offentlig sektor for øvrig, satset stort på digital kommunikasjon med innbyggerne. Bergen Byarkiv ønsker å være med på denne utviklingen, og deltar selv på ulike arenaer.  Til dels har byarkivet egne prosjekter, og til dels arbeider byarkivet i prosjekter sammen med kommunens fagavdelinger og IKT-personale.

Ulik virksomhet - ulik praksis
Som ellers når det gjelder arkivbevissthet og arkivkunnskap, vil en kunne se store forskjeller på hvordan de ulike kommunale virksomhetene organiserer og sikrer spor etter digital kommunikasjon med innbyggerne. Fra et arkiv- og bevaringsståsted handler dette blant annet om utfordringer knyttet til dokumentfangst, og videre også om utfordringer knyttet til journalføring og offentlighet. Spørsmålet som en i bevaringsøyemed kan stille seg er: «I hvilken grad er det mulig å fange opp de transaksjoner som blir resultatet av den kommunikasjonen som skjer, for eksempel via en virksomhetsnettportal?»

Det er et vesentlig skille mellom dokumenter som kommer fra portalen og inn i et godkjent sak-/arkivsystem, og elektroniske dokumenter som kommer inn i systemer som ikke er knyttet til en arkiv- eller bevaringsløsning. Ofte vil dette være avgjørende for hvorvidt en kan spore eller eventuelt vil gå glipp av den kommunikasjonen som har vært mellom det offentlige og innbyggerne. At det er mulig å kunne finne igjen de digitale transaksjonene, er en forutsetning for å ha komplette digitale arkiver.

I Bergen kommune har vi eksempler på alle varianter når det gjelder grad av dokumentasjon. Mens noen aktiviteter er fullstendig dokumentert, ned til den minste bevegelse, er det annen kommunikasjon som det ikke er mulig å finne igjen. I mellom disse ytterpunktene finnes det en rekke variasjoner, der transaksjoner vil kunne spores i e-poster og eventuelle vedtak – men der bakgrunn og grunnlagsdokumentasjon vil være mangelfull, og noen ganger helt fraværende.  

Tverrfaglige løsninger
Bergen kommune er en stor organisasjon, med mange samarbeidspartnere: byrådsavdelinger, fagetater, data-avdeling og arkiv. De ansatte står på for å løse de oppgavene de er satt til, og ønsker selvfølgelig å yte best mulig service til innbyggerne. Det skal handles raskt og effektivt – og noen ganger er det lett å glemme at det er noe som heter arkiv og dokumentasjon.  Dette er noe av det Bergen Byarkiv har merket seg når det gjelder Bergen kommunes løsninger for digital kommunikasjon med innbyggerne. De beste resultatene for gjenfinning av dokumentasjon er oppnådd der virksomheter og fagetater har samarbeidet med både IKT-avdeling og byarkiv.

Eksempler på digitale skjemaer som innbyggerne kan fylle ut via nettportal, og som fremstår som elektroniske dokumenter i sak-/arkivsystemet, er barnehagesøknader og søknader om støtte til kulturformål. Vi har lyktes med å få i stand en slik løsning ved at flere personer fra ulike etater har arbeidet tett sammen, både fra byrådsavdelingen sentralt, fra fagetater, fra IKT og fra Bergen Byarkiv.

Bergen kommune på Facebook
I 2011 gikk det ut et skriv til de ansatte i kommunen om at saksbehandling ikke skal skje på Facebook. Facebook er et medium som de fleste etter hvert er fortrolige med, og det er lett å ta del i den kommunikasjonen som skjer her. Til tross for henstillingen om at saksbehandling ikke skal skje på Facebook, har kommunen i det siste opprettet en side der innbyggerne kan gi innspill om hva som skal til for å få et levende sentrum, «Det gode liv i Bergen sentrum».  Byarkivet har minnet saksbehandlerne, som er ansvarlig for denne nettsiden, på at de også er ansvarlige for at digitale dokumenter med saksinnhold blir overført til arkivtjenesten for journalføring. Om samtlige kommentarer og eventuelle «liker» blir journalført etter arkivlov med forskrift gjenstår å se.

Digitalisering av kommunens byggesaksarkiver
Arbeidet med å digitalisere Bergen kommunes byggesaksarkiver er et av de største digitaliseringsprosjektene i Norge. Dette er et samarbeid mellom byggesaksavdelingen og byarkivet, der det også har vært et nært samarbeid med IKT-avdelingen i kommunen. Oppdraget gikk ut på å digitalisere Bergen kommunes byggesaker fra perioden 1899- 2005. Totalt skulle det digitaliseres ca. 190 000 saker fordelt på 1200 hyllemeter. Totalt har det gått med over 65 årsverk. Prosjektet startet våren 2009, og blir fullført i løpet av 2013. Nå skal alle hjemmelshavere til eiendommer i Bergen kommune kunne finne tegninger og annen byggesaksdokumentasjon via kommunens nettportal. Dette er et av de gode eksemplene på hvordan det er mulig å lykkes på tvers av fagområder. Uten samspill mellom byggesaksavdeling, arkiv og IKT, hadde det ikke vært mulig å oppnå dette resultatet, - både med tanke på digitalisering, nettformidling og elektronisk langtidsbevaring. 

Unik innsynsløsning:
Bergen Byarkiv har siden 2004 tatt i mot avsluttede elektroniske systemer for langtidsbevaring. For at data fortsatt skal være søkbare og tilgjengelige for kommunens ansatte, har byarkivet fått utviklet en digital innsynsløsning. Denne løsningen er unik i nasjonal sammenheng. Foreløpig kan innsynsløsningen kun brukes internt i kommunen, og tilgangsstyringen skjer gjennom pålogging til kommunens nett. På sikt skal deler av data fra innsynsløsningen også kunne legges åpent ut på nettet.

Via innsynsløsningen kan man finne informasjon som ligger i lønns- og personalsystemer i perioden 1986 – 2010. Innsynsløsningen gir videre tilgang til inkassosystem, byggesaksbehandling og elevsystem, samt saksindeks for formannskapssaker og andre kommunale saker i perioden 1978 – 1997.

Av materiale på «sikker sone», gir innsynsløsningen tilgang til helsesystemer (medisinsk dokumentasjon fra legevakt, bedriftshelsetjeneste, smittevern, pleie og omsorg), barnevern og
sosialtjeneste.

Innsynsløsningen – litt statistikk:
I april 2013 hadde innsynsløsningen totalt 85 moduler, derav 20 helsemoduler. I 2012 foretok 165 brukere 135 183 oppslag for å hente informasjon. Av alle modulene som var i bruk, var det flest søk i byggesaker. I tillegg var lønns- og personalsystemene svært mye brukt. Det er ikke utenkelig at de fleste ekspedisjonene ved byarkivet snart vil foregå via denne digitale løsningen.

SvarUt – post fra kommunen til din digitale postboks
SvarUt er en løsning for elektronisk utsending av dokumenter fra kommunen. Det er et KS- prosjekt, og det er flere kommuner og fylkeskommuner som samarbeider om denne løsningen. Dette skal bli en nasjonal standard for utsending av dokumenter. Fra et arkivsynspunkt er det en vesentlig faktor, og et absolutt pluss, at SvarUt-løsningen er koblet til sak-/arkivsystemet. Det vil si at kommunens elektroniske brev tilinnbyggerne er koblet til en godkjent elektronisk arkivløsning. For fremtiden skal det bli hovedregelen at innbyggerne har en digital postkasse, men den enkelte vil ha mulighet for reservasjon. Fremdeles kan man velge å motta papirdokumenter på «gamlemåten», i sin fysiske postkasse. Dersom man i dag mottar et elektronisk brev fra Bergen kommune og ikke har åpnet den digitale forsendelsen innen tre dager, vil brevet i papirform bli sendt som en tradisjonell postforsendelse. Før dette skjer, har mottaker av det elektroniske brevet blitt varslet både på e-post og via sms om at det er kommet et digitalt brev fra kommunen i den digitale postkassen.

Fra byarkivets side er det utfordrende at det er IKT som er kommunens representanter i prosjektet. Fokus er dermed sterkt knyttet til de tekniske mulighetene, mens det ikke er tilsvarende fokus på arkivrutiner. Først etter at systemet er tatt i bruk, har arkivtjenesten blitt involvert. Arkivtjenesten må følge opp og kvalitetssikre de elektroniske forsendelsene som går ut fra kommunen i sak-/arkivsystemet. Det er avgjørende at arkivledelsen er orientert og kjenner disse rutinene, som går utover ordinære daglige arkivrutiner. En god dialog mellom IKT og arkiv vil kunne sikre best mulig praksis også i denne enden av digital kommunikasjon med innbyggerne.

Samarbeid mellom byarkiv og IKT
Samarbeidet mellom IKT-avdelingen i Bergen kommune og byarkivet er en «vinn - vinn situasjon» på flere måter. IKT-avdelingen som er ansvarlig for SvarUt, må forholde seg til at denne tjenesten forutsetter fullelektroniske arkiv. Muligheten for å ta i bruk SvarUt har satt fortgang i prosjektet «fullelektroniske arkiv i Bergen kommune». Dette har medført samarbeid mellom byarkivet, IKT og kommunens mange fagenheter. Løsningen er integrert i sak-/arkivsystemet, og har ført til prosesser med integrasjon mellom fagsystemer og kommunens elektronisk godkjente sak-/arkivsystem.

Oppsummert er det riktig å slå fast at samarbeid mellom byarkivet og IKT er til både nytte, glede, utvikling og effektivitet. Behovet for grenseoppganger mellom arkiv og IKT blir tydelig, noe som fortløpende tas tak i og avklares. Dette gir utsikt og innsikt, og er en påminnelse om betydningen av kommunikasjon, både innad i organisasjonen og ut mot innbyggerne. Bredt samarbeid om felles mål gir også best resultat. Bevisstheten om behovet for bevaring og dokumentasjon vil følge som et naturlig resultat av disse prosessene. Dette er de gode erfaringene som byarkivet sitter igjen med i arbeidet med digital kommunikasjon.
Se eldre artikler...