Sidebar

Den digitale arkivutfordringen i tall




Det er store etterslep på bevaringen av digitalt skapte arkiver i kommunal sektor. Kun seks prosent av elektroniske arkiver i landets kommuner og fylkeskommuner er sikret for ettertiden. Det viser tall innhentet av Arkivverket.

Offentlig forvaltning blir i stadig økende grad fullelektronisk. Dokumentasjon knyttet til oss som innbyggere, pasienter og rettighetshavere vil fra et gitt tidspunkt utelukkende eksistere i elektronisk form, og forvaltningen står overfor enorme utfordringer knyttet til bevaringen av elektroniske arkiv. Tilstanden er beskrevet på overordnet nivå i Stortingsmelding om arkiv og i Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor.
Kommuner og fylkeskommuner har benyttet elektroniske sak/arkiv-systemer og fagsystemer siden begynnelsen av 1980-tallet. I SAMDOK-prosjektet (Riksarkivarens program for arbeidet med helhetlig samfunnsdokumentasjon) ble det i 2014 gjennomført en kartlegging av digitalt skapt materiale i kommunal sektor fra perioden 1985 – 2010. Oppdraget var å estimere mengden materiale, og anslå kostnader og ressursbehov for å sikre dette materialet.
Prosjektet dokumenterte at det er store etterslep på bevaringen av digitalt skapte arkiver i kommunal sektor. Basert på eksisterende kartlegginger gjort av de kommunale arkivinstitusjonene, kunne prosjektet konkludere med at det i kommuner og fylkeskommuner finnes ca. 12 000 systemforekomster fra perioden 1985 – 2010 som er bevaringsaktuelle for ettertiden. Dette anslaget er et absolutt minimum, og det reelle tallet er trolig langt høyere. Hver kommune har i snitt 28,5 systemforekomster (de største kommunene har langt flere), mens fylkeskommunene i snitt har 25 systemforekomster.


Kun seks prosent er sikret
Bevaring av elektroniske arkivsystemer innebærer at det må tas uttrekk, som betyr at alle bevaringsverdige data og/eller elektroniske dokumenter må hentes ut i et format og med en struktur som er egnet for langtidsbevaring (depot). I Statistikk for arkivinstitusjoner 2014 kommer det fram at det pr. 31.12.2014 kun er bevart 722 uttrekk fra fagsystemer og Noark-systemer i de kommunale arkivinstitusjonene (byarkiv, fylkesarkiv og interkommunale arkiv).
Når det kun er tatt 722 uttrekk, og den totale mengden er estimert til minimum 12 000 systemforekomster, betyr det at kun seks prosent av elektroniske arkivsystemer i landets kommuner og fylkeskommuner er sikret for ettertiden.


Rettighetsdokumentasjon kan gå tapt
Kommunal virksomhet er i stor grad preget av tjenesteytelser til innbyggerne innen skole, helse og sosiale tjenester. De kommunale arkivene, og spesielt fagsystemene, inneholder dermed mye rettighetsdokumentasjon og personsensitive opplysninger. Dette er arkiv som er særdeles viktig både for å kunne dokumentere den enkelte innbyggers rettigheter og plikter, og for kommunen selv som dokumentasjon av sin saksbehandling og oppgaveløsning.
I Statistikk for arkivinstitusjoner 2014 kommer det også fram andre tall som utdyper bildet:
• 76 % av kommuner og fylkeskommuner har ikke foretatt noen uttrekk fra fagsystemer for langtidsbevaring.
• 28 % av kommunene og fylkeskommunene svarer at de heller ikke vet hvordan utfasede og avsluttede systemer skal håndteres.
• Kun 27 % av kommunene og fylkeskommunene har rutiner for regelmessige uttrekk fra Noark-systemer for langtidsbevaring.
Kostnadene for å sikre dette materialet vil ligge i størrelsesorden 1-2 milliarder kroner.


Arkiv i kommunereformen – er vi forberedt?
Når kommuner slår seg sammen, skal arkivene avsluttes og overføres til arkivdepot. Dette gjelder også som hovedregel for elektroniske systemer. I Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 ble det også innhentet informasjon om arbeidet med kommunereformen: Få kommuner, kun 9 prosent, har startet opp å planlegge håndteringen av sine arkiver ved eventuelle kommunesammenslåinger. Arkivpersonalet er foreløpig i liten grad med i planleggingsprosessene (kun 15 prosent).
Arkivverket har sammen med samarbeidspartnere laget en veileder i håndtering av arkiv og dokumentasjonsforvaltning for arkivledere i kommuner som planlegger en kommunesammenslåing. Den finner du på kommunereformarkiv.no.
For en utdypning av situasjonen i kommunal sektor, se SAMDOK-rapport 2014 og Arkivstatistikk 2014 på arkivverket.no/arkivutvikling. Arkivstatistikk for 2015 kommer på arkivverket.no før sommeren 2016.


Av Helen F. Nicholson, Riksarkivet
Se eldre artikler...