Sidebar

Endelig arkivdepot i Østfold

Lene-Kari Bjerketvedt, IKA Østfold. 

Da IKA Østfold ble forsøkt opprettet første gang, falt hele ideen fordi man ikke kunne bli enige om hvor et arkivdepot eventuelt skulle ligge. Da man senere i 2001 forsøkte en ny runde for å få opprettet et interkommunalt arkivselskap i Østfold tok man bort delen om arkivdepot, og bestemte at man opprettet selve selskapet og så fikk man se på en løsning om arkivdepot på et senere tidspunkt. Først den 19.oktober 2012 på et ekstraordinært representantskap, ga representantskapet sin endelige tilslutning til at det skulle bygges et arkivdepot i Østfold, nærmere bestemt Skjeberg i Sarpsborg.

Det har vært en lang prosess å komme dit, og det konkrete arbeidet ble startet i 2008 da man satte ned en arbeidsgruppe som skulle se på mulighetene man hadde i Østfold for å få opprettet et arkivdepot. Siden fristen for å ha dette på plass var 1.januar 2012, mente man at man hadde god tid på dette arbeidet. Eierkommunene ble forespurt om de hadde lokaler som kunne benyttes, og man henvendte seg også til det private næringslivet om det fantes lokaliteter som kunne brukes til formålet.

Ingen av eierkommunene hadde noe som kunne brukes, bortsett fra Østfold fylkeskommune som hadde et lokale på den gamle Trollullfabrikken i Mysen. Her skulle fylkeskommunen oppgradere bygningen og tilrettelegge for et lager for museumsgjenstander. Det var ikke plass til et arkivdepot i utgangspunktet i dette bygget, men man tenkte at det kanskje kunne la seg gjøre. En samlokalisering med Østfoldmuseene kunne jo også være en god løsning. Dette ble forkastet som et alternativ da det ikke skulle være noen arbeidsplasser i dette bygget. Det ville ikke bli et fagmiljø for de ansatte, men kun et lager og stedet i Mysen ble også ansett som relativt usentralt og dårlig tilgjengelig for publikum.

Man ønsket å se nærmere på om man kunne få til en samlokalisering med Østfoldmuseene da de også har et stort behov for arkivlokaler. Man vurderte en tomt på Borgarsyssel museum i Sarpsborg hvor man skulle kunne bygge et depot, og ha felles kontorlokaler, publikums arealer m.m. Det gamle administrasjonsbygget på Borgarsyssel museum trengte oppussing og kunne tilrettelegges for dette. Det som var avgjørende var selvfølgelig om Østfoldmuseene ville få midler til å ruste opp dette bygget. Det fikk de dessverre ikke. Dermed falt hele løsningen om at man skulle kunne få til en samlokalisering av IKA Østfold og Østfoldmuseene. Flere tomteforslag ble sett på, men viste seg uegnet for formålet.

Man hadde hele tiden lagt til grunn at IKA Østfold ikke kunne ta opp lån og føre opp et slikt bygg selv. Det var det verken penger eller ressurser til dette, da selskapet kun består av to ansatte. En slik oppgave ville være for stor for selskapet, og styret ba Sarpsborg kommune se på om de eventuelt kunne påta seg en slik oppgave. Det viste seg at de hadde en tomt som var egnet for formålet. Hvis kommunen tok på seg deler av byggeprosessen og eierforholdet til bygget, kunne de få til en langtids leieavtale med IKA Østfold. Lånet som skulle tas opp av Sarpsborg kommune kunne da finansieres ved hjelp av husleie fra IKA. Bystyret i Sarpsborg vedtok i 2012 å bygge et nytt depot for de kommunale arkivene i Østfold.

Den 6.desember 2013 ble endelig første spadestikk tatt (se bilde), men det tok to måneder til før man endelig kom i gang med selve byggingen. Det har dukket opp flere uforutsette ting i forbindelse med denne byggeprosessen som har gjort at det har blitt noen utsettelser, fra geotekniske undersøkelser som var for gamle, til vann og avløp som man stilte flere krav til.

Bygget blir på drøyt 700 kvadratmeter og vil også bestå av kontorlokaler og publikumslokaler, og er anslått til å koste i underkant av 20 millioner kroner. Det er også satt av plass til ordningsrom hvor man kan foreta noe ordningsarbeid i eldre arkiver. Arkivdepotet blir et nøkternt bygg, men vil dekke de umiddelbare behovene til arkivlokaler som eierne av IKA Østfold har. Det blir lagt til rette for at publikum skal kunne benytte seg av arkivene i disse nye lokalene hvor man kan fordype seg i lokal historie fra kommunene i Østfold.  For å ivareta både publikum og eiernes behov håper vi også at vi vil bli styrket på bemanningssiden, slik at vi i fremtiden skal kunne framstå som en god arkivdepotinstitusjon som kan oppfylle de krav og ønsker som omverdenen stiller.


Den opprinnelige planen var at vi skulle flytte inn i mai 2014, men nå er den endelige datoen blitt 6.oktober 2014. Ting tar tid, men den som venter på noe godt venter ikke forgjeves. Vi gleder oss veldig til å flytte inn i dette nybygget og begynne å fylle det opp med arkivmateriale fra alle våre eierkommuner.
Se eldre artikler...