Sidebar

Nye bevarings- og kassasjonsreglar for kommunane og fylkeskommunane

Arnt Ola Fidjestøl, IKA Møre og Romsdal.

Lite, om noko, har vore så lite lystbetont å arbeide med for kommunane som bevarings- og kassasjonsvurderingar. Dette skuldast ikkje uvilje mot arbeidet, men heller frustrasjon over kor vanskeleg det er å gjere vurderingane. Medan arkivavgrensing har ein fasit der det handlar om å fjerne/halde unna frå arkivet dokumentasjon som ikkje skal vere der, handlar bevarings- og kassasjonsarbeidet om å vurdere materiale som har ein rettmessig plass i arkivet. Spørsmålet ein må ta stilling til er kor lenge dei har ein rettmessig plass i arkivet. Har dei ein ”evig rett” til å vere ein del av arkivet, eller har dei ”ein midlertidig rett”. Dersom retten er midlertidig, kor lenge strekker denne seg? Her er det mange omsyn som skal takast: administrative, juridiske, historiske, forskingsmessige osv. Når ein i tillegg har ein paragraf om personleg straffeansvar hengande over seg ved uheimla kassasjon, er det ikkje rart arkivskaparar vegrar seg for dette arbeidet.

Stort sett kan ein seie at utfordringa er todelt.

1. Ingen sit med kompetanse til i tilstrekkeleg grad å gjere vurderingar som tilfredstiller alle bevaringsomsyna. Ein treng difor eit tydeleg regelverk.

2. Endringane i offentleg sektor og i samfunnet elles, skjer så fort at nye omsyn stadig må takast medan gamle fell vekk. Eit regelverk vert difor raskt utdatert. Dagens regelverk er frå 1986/1987.

Eit klart utdatert regelverk og farane for uheimla kassasjon, er peika på i Riksrevisjonen sin rapport i 2010. Riksarkivet sette alt same året i gang arbeidet med eit nytt bevaringsregelverk på dette grunnlaget.


Organisering av arbeidet med nytt regelverk

Prosjektet har blitt organisert med to delprosjekt: eit for stat og eit for kommune, med ei felles styringsgruppe og referansegruppe for begge prosjekta. Underteikna satt i delprosjektgruppa for kommunane. Denne prosjektgruppa besto av representantar frå statsarkive i Trondheim og Tromsø, Oslo Byarkiv, Bærum kommune, Rogaland fylkeskommune, IKA Møre og Romsdal og IKA Kongsberg. Dei to siste representerte KS og LLP (Landslaget for lokale- og private arkiv). Prosjektet vart sett i gang seinhaustes 2010, og derdigstilling ser ut til å bli rett over nyttår 2013. Målsetjinga for prosjektet er å utarbeide reglar som skal gjere det lettare å utføre kassasjon og samstundes identifisere det bevaringsverdige materiale i offentleg sektor.

Resultatet vil bli eitt sett reglar for staten og eitt felles sett reglar for fylkeskommunen og kommunane. Det var lagt nokre føringar for prosjektet. Den eine var at dei skulle vere funksjonsbaserte, dvs. at ein skulle ta utgangspunkt i dei offentlege verksemdene sine oppgåver og ansvarsområde. Bevaringsvurderinga skal gjelde dei arkivdokumenta som vert eit resultat av dette. Dagens regelverk tek utgangspunkt i arkivdokumenta og er såleis ikkje funksjonsbasert. Ein av føremonane med ei funksjonsbasert tilnærming, er at regelverket ikkje er så utsett for å bli utdatert.

Andre føringar som vart lagt for prosjektet var at regelverket skulle vere medieuavhengig og uavhengig av arkivnøklar.

Vidare var det viktig at regelverket tok utgangspunkt i Riksarkivarens sine fire formål for bevaring av offentleg arkivmateriale, nedfelt i ”Rapport fra Bevaringsutvalget” frå 2002. Dei er som følgjer:

F1: Dokumentere offentlege organ sine funksjonar i samfunnet, deira utøving av mynde, deira rolle i høve til samfunnet elles og deira rolle i samfunnsutviklinga.

F2: Materiale som gir informasjon om høve i samfunnet på eit gjeve tidspunkt, og som kastar lys over samfunnsutviklinga skal haldast tilgjengeleg.

F3: Dokumentere personar og verksemder sine rettar og plikter i høve til det offentlege, og i høve til kvarandre.

F4: Dokumentere dei arkivskapande organa sine rettar og plikter i høve til andre instansar.

Det er viktig å legge merke til at regelverket i utgangspunkt berre tek omsyn til formål F1 og F2. Det er gjort eitt unntak frå dette og det er for såkalla ”evige rettar”. Her har regelverket lagt hovudprinsippet F3 til grunn. ”Evige rettar” er t.d. rettar knytte til person i klientmapper og rettar knytte til eigedom.

Det er elles viktig å legge merke til at reglane ikkje femner om pasientjournalar i kommunehelsetenesta,. Dei reglane skal utarbeidast i tråd med regelverket for pasientjournalar i spesialisthelsetenesta når desse føreligg.


Kommunen og fylkeskommunen sitt ansvar

Det nye regelverket vurderer stort sett bevaring opp mot F1 og F2 som er meir overordna kriterium. Regelverket overlet til kommunane sjølve å vurdere bevaring opp mot kriteria F3 og F4 som er av meir juridisk og administrativ art. I forslaget til regelverk sendt ut på høyring står følgjande:

Ӥ 4-5. Kommunens og fylkeskommunens dokumentasjonsansvar

Kommunen og fylkeskommunen skal sørge for at materiale det er knyttet rettigheter og plikter til i annet lovverk, bevares så lenge rettighetene og pliktene løper eller så lenge kommunen eller fylkeskommunen har erstatningsansvar.

Kommunen og fylkeskommunen må selv vurdere hvor lenge materiale kommunen eller fylkeskommunen har til hensikt å kassere må bevares av hensyn til egne administrative og juridiske dokumentasjonsbehov”

Dette er fornuftig då det enkelte offentlege organ vil vere mykje meir kvalifisert enn arkivmyndigheitene på dette område. Dei er forplikta til å ha kunnskap om dei juridiske- og administrative pliktene som ligg til dokumentasjonen i form av ulik særlovgjeving.

Konsekvensen av dette er at kommunane må utarbeide lokale bevaringsreglement der både Riksarkivaren sitt bevaringsreglement og kommunen sine eigne vurderingar er lagt til grunn. Når dette lokale bevaringsreglementet ligg føre vil det vere mykje lettare for kommunane og fylkeskommunane å gjere bevaringsvurderingar av dokumentasjonen sin. Det er viktig å presisere at Riksarkivet ønskjer at bevaringsvurderinga, i størst mogleg grad skal gjerast fortløpande i arkivdanningsfasen.


Bevaringsreglement i samarbeid med andre kommunar

Sidan kommunane stort sett utfører dei same oppgåvene, vil det vere mykje å tene på samarbeid mellom dei når reglementa skal utarbeidast. I første omgang bør kommunane, samarbeide med dei kommunale arkivinstitusjonane om å utarbeide ein mal som dekkjer arbeidsområda til ein kommune. Denne malen bør danne utgangspunktet for lokalt tilpassa reglement. Det vil etter mitt syn vere føremålstenleg å nytte arkivplanen i denne samanhengen. I ein arkivplan finn ein frå før av eit oversyn over dei arkiva kommunen sit med. Mellom 350 og 400 kommunar nyttar pr. i dag verktøyet Arkivplan.no og det burde etter mitt syn vere ei enkel sak å tilpasse oversynsdelen i dette verktøyet slik at det passar både til utforming og oppfølging av det lokale bevaringsreglementet. Det er viktig at kommunane kjem tidleg i gang med dette arbeidet, slik at ikkje endå meir materiale går tapt i mellomtida, som Riksrevisjonens peikar på i si arkivundersøking i kommunane frå 2010.





Se eldre artikler...