Kommunale arkiv var lenge å regne som utilgjengelige. Arkivene stod sjeldent samlet, og kunnskapen om dem var generelt lav. I dag er de eldre kommunearkivene åpnet opp for publikum og har blitt en viktig kilde for forskere og studenter. En systematisk oversikt og standardiserte beskrivelser av nyere arkivskapere mangler derimot fremdeles.
Tekst: Thea Henriette Skjåk Nielsen, IKA Hordaland
Framfinning i kommunale arkiv
I 1987 ble boken Administrasjonshistorie og arkivkunnskap av Liv Mykland og Kjell-Olav Masdalen gitt ut. Boken gir en grundig presentasjon av kommunale arkivskapere fra perioden fram til 1965 og er et viktig verktøy ved framfinning i kommunale arkiv. Kommunale arkiv var lenge utilgjengelige – både som et resultat av at arkivene stort sett var uordnet og lå spredt, og fordi kunnskapen om dem var lav. Med Administrasjonshistorie og arkivkunnskap ønsket forfatterne å åpne kommunearkivene for publikum og selve kommuneadministrasjonene.
Utilgjengeligheten til kommunale arkiv var også en viktig bakgrunnsfaktor for prosjektet Standardisering av aktørbeskrivelser for kommunal sektor. Prosjektet bygger videre på arbeidet til Mykland og Masdalen og tar for seg 20 kommunale arkivskapere fra perioden etter 1965. I desember 2019 fikk IKA Hordaland innvilget 85 000 kr av Arkivverket til prosjektet, som startet opp måneden etter. Ved siden av midlene vi fikk tildelt, gikk IKA Hordaland også inn med egne midler.
I forkant av prosjektet hadde vi hentet inn og begynt på arbeidet med å ordne og publisere arkiv etter nyere arkivskapere, på Arkivportalen. Her oppdaget vi at det i kontrast til eldre arkiv både var vanskeligere å finne informasjon om og å orientere seg i arkivene etter de ulike arkivskaperne.
Rammer for aktørbeskrivelsene
Vi valgte å bygge beskrivelsene våre på KAISAs syv anbefalinger til aktørbeskrivelse. KAISA er en veletablert standard blant kommunale arkivinstitusjoner og deler også vårt mål om å utarbeide resultat som vil lette framfinning og bruk av Arkivportalen. I arbeidet med beskrivelsene kartla vi også hvilke arkivserier vi kan forvente å finne hos de ulike arkivskaperene.
Beskrivelsene våre er korte og faktaorienterte tekster som er utarbeidet med tanke på bruk og publisering på Arkivportalen. Utvalget av aktører ble gjort blant de større aktørene fra sentraladministrasjonen, helse- og sosialsektoren, kultursektoren, skolesektoren og teknisk sektor.
Forvaltningsdatabasen
Da Arkivverket bevilget midler til prosjektet, trakk de fram et ønske om at Forvaltningsdatabasen skulle tas inn i prosjektet. Forvaltningsdatabasen driftes av Norsk senter for forskningsdata (NSD) og inneholder data om den norske statsforvaltningen. Arkivverket ville at prosjektet skulle konsentrere seg om hvordan et eventuelt resultat fra et samarbeid med NSD kunne bidra til å gjøre kommunale kilder kjent for NSD sine brukergrupper.
I januar 2020 ble vi invitert til NSD for å utforske mulighetene for å ta Forvaltningsdatabasen inn i prosjektet. NSD har vært positive til å utvikle et tettere samarbeid, og vi er i dialog om hvordan dette kan se ut. Vi håper å få på plass et godt samarbeid og vil ved søknad om nye midler til et tilsvarende prosjekt legge vekt på dette.
Resultatet
Sommeren 2020 var prosjektet ferdig, og vi kunne presentere standardiserte beskrivelser av 20 ulike arkivskapere fra kommunal sektor. Beskrivelsene bygger på etablerte standarder som tidligere er utviklet av Arkivverket og kommunale arkivinstitusjoner.
Prosjektet bygger opp under Arkivverkets målsetning om digital tilgjengeliggjøring. Aktørbeskrivelsene er nå å finne på Arkivportalen og vil tilrettelegge for en mer effektiv formidling og forskning. Tilgjengeliggjøringen av beskrivelsene bidrar til å lette framfinning i arkiv for både ansatte og brukere av kommunale arkiv. Beskrivelsene presenterer de ulike aktørene og viser samtidig hvordan etatsstrukturen i kommunal sektor er bygget opp og har endret seg over tid. Å etablere brukervennlige informasjons- og publiseringskanaler for arkiv er nødvendig hvis man ønsker å tilrettelegge for mer bruk av digitalt tilgjengelig arkivmateriale. Vårt prosjekt legger til rette for dette og er slik med på å bygge opp økosystemet rundt Digitalarkivet.
Det ferdige resultatet ble trykt opp og distribuert til KAI-institusjonene. Tilbakemeldingene på prosjektet har vært svært positive, og mange har uttrykt at de selv ønsker ta i bruk beskrivelsene på Arkivportalen. Dette viser både et ønske og et behov for en standardisering av aktørbeskrivelser for kommunal sektor.
